如何实现项目协同管理？试试这10款档案系统

本文深入对比了10款项目档案管理系统：1. PingCode； 2. Worktile； 3. 亿方云； 4. Aconex； 5. PlanGrid； 6. 会； 7. 博通档案管理系统； 8. 文书定； 9. Newforma； 10. Confluence。

在企业数字化转型的浪潮下，如何高效管理项目档案已成为众多企业亟待解决的问题。本文围绕项目档案管理系统，为您解读市场上10款优质产品的特点与优势。无论您是初创企业还是大型企业管理者，都能在这篇文章中找到针对项目档案管理实际需求的解决方案。文章从产品功能、用户体验、安全性、价格与后续服务等多个维度进行详细对比评测，力图帮助您精准选型，避免在众多系统中迷失方向。同时，我们也会分享一些企业在实际应用过程中的最佳实践与案例，确保您在决策时拥有充分的信息支持。

一、什么是项目档案管理系统

项目档案管理系统是一种专门用于企业项目资料存储、归档、检索和共享的软件工具，其核心在于帮助企业实现项目文件的数字化管理和系统化存储。通过该系统，企业能够将各类项目文档、合同、报告以及历史数据进行统一管理，有效避免传统纸质档案或分散存储所带来的信息孤岛问题。项目档案管理系统通常具备文档版本控制、权限管理、数据备份及恢复等功能，并通过先进的加密技术保障企业核心数据的安全性。随着数字化转型的不断深入，越来越多的企业开始借助此类系统实现项目管理的标准化和流程化，从而提升工作效率和决策支持水平。此外，系统内置的检索功能和智能分类机制，使得用户能够在海量数据中迅速定位到所需信息，为项目评估、内部审计及外部监管提供有力依据。该系统不仅适用于大型企业，同样对中小型企业具有较高的应用价值，能够在快速变化的市场环境中，帮助企业保持信息流动的高效和透明。随着云计算、大数据以及人工智能等新兴技术的不断应用，项目档案管理系统正朝着智能化和自动化方向不断升级，为企业提供更为精准和高效的项目数据管理解决方案。

二、10款热门项目档案管理系统评测

1.PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2. Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.亿方云

亿方云是网盘类的知识管理软件，不仅支持文件的存储分享，还支持文档的在线编辑管理等。

亿方云一度登上国企业云盘第一梯队榜首，企业用户数量达65万+，如：吉利集团、浙江大学、碧桂园、长安汽车、金圆集团等数万人规模的超大型客户，具有极强大产品能力和稳定性。

亿方云主要功能包括：大容量的文件存储与同步、支持Office/WPS等各种形态的文档在线编辑、安全文件共享、企业数据保护、AI文档助手、多设备访问、精细化权限管控等。非常适合需要处理大量文件和高效协作的企业环境。

4.Aconex

Aconex 是一款全球广泛使用的建设项目管理平台，支持文档和项目管理，适合国际性和大型建筑项目团队。它通过强大的文件管理和通信管理功能，帮助团队高效协作。
Aconex 提供文件管理、通信管理、BIM 模块和成本管理等功能。它支持文档的集中存储和版本控制，确保项目资料的安全性和完整性。
Aconex 的优势在于其全球可用性和强大的文件管理功能，能够满足国际项目的管理需求。它还提供灵活的部署方式和高效的协作工具，适合大型团队。

5. PlanGrid

PlanGrid 是一款以蓝图和文件管理为核心的建设管理工具，适合需要实时蓝图管理和协作的建设团队。它通过强大的文档管理和现场报告功能，帮助团队高效管理项目。
PlanGrid 提供文档管理、现场报告、进度管理和蓝图及图纸标注等功能。它支持文档的实时同步和版本控制，确保项目资料的安全性和可追溯性。
PlanGrid 的优势在于其实时同步和易于现场使用的功能，能够满足复杂项目的管理需求。它还提供高效的协作工具，适合需要现场协作和文档管理的团队。

6.会博通

会博通项目档案管理系统是一款专为项目管理设计的智能化档案管理解决方案，旨在帮助企业和组织实现项目档案的数字化、标准化和高效化管理。系统覆盖项目档案的全生命周期，从档案的收集、整理、归档到利用、统计和销毁，提供一站式管理服务。通过会博通项目档案管理系统，企业能够有效提升档案管理效率，确保档案数据的安全性和可追溯性，同时满足不同行业和规模的项目管理需求。

7.博通档案管理系统

博通档案管理系统是一款实现档案归集式管理、全格式档案资料管理和全生命周期管理的全自动化软件，涵盖档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等全流程。它支持多种档案格式，能够解决档案管理难题，提高档案管理的效率和质量。该软件的优势在于功能全面且自动化程度高，适用于各类企事业单位，尤其在大型项目中表现出色，能够确保档案管理的规范性和可靠性。档案全生命周期管理、多格式支持、自动化整理与检索。功能强大，操作界面友好，能够满足复杂档案管理场景的需求。

8.文书定

文书定是泛微旗下专注于数字化档案管理的专项平台。跟传统档案馆管理不一样的是：强调“电子会计档案、人事档案、电子合同档案、电子公文档案”的管理与存储。档案可在业务操作中将档案进行自动收集与保存。业档融合、可查可验是主要特征。

文书定满足组织从纸质档案到电子档案的全生命周期管理的需求，实现了电子档案生成、收集、归档、借阅、统计、利用、鉴定、销毁的全过程管理。具有符合国家政策、100%自动归档、3秒可查、防篡改、第三方存证、全生命周期管理、业务档案一体化等亮点。

9.Newforma

Newforma 是一款专注于建设项目的文件和信息管理工具，提供强大的搜索和跟踪功能，适合需要高效文档管理和信息检索的团队。它通过强大的文档管理和工作流自动化功能，帮助团队高效协作。
Newforma 提供项目信息管理、文档管理、邮件管理和工作流自动化等功能。它支持文档的集中存储和版本控制，确保项目资料的安全性和完整性。
Newforma 的优势在于其强大的信息检索和搜索功能，能够满足复杂项目的管理需求。它还提供高效的协作工具，适合需要高效文档管理的团队。

10.Confluence

Confluence 是一款由 Atlassian 开发的企业级知识管理与协作工具，适合需要高效文档管理和团队协作的团队。它通过强大的文档管理和集成功能，帮助团队高效协作。
Confluence 提供文档创建、版本控制、团队协作、知识库管理等功能。它支持与 Jira 等工具的深度集成，确保项目资料的安全性和可追溯性。
Confluence 的优势在于其强大的文档管理功能和丰富的插件生态，能够满足复杂项目的管理需求。它还提供高效的协作工具，适合需要高效文档管理的团队。

三、项目档案管理系统有哪些核心功能

项目档案管理系统的核心功能主要围绕文档管理、权限控制、数据备份与恢复、版本管理以及信息检索等方面展开。首先，文档管理功能支持多格式文件的上传、分类和存储，确保所有项目资料能够集中管理并实现统一归档。系统的权限控制功能允许管理员设定不同用户或用户组的访问权限，确保敏感信息仅在授权范围内共享，防止数据泄露。版本管理功能则能够记录文档的每一次修改，保证在文件更新过程中历史版本的可追溯性，同时为文档的变更管理提供依据。此外，数据备份与恢复功能能够在意外情况发生时，及时恢复关键数据，确保业务连续性。信息检索功能采用关键字搜索及智能标签分类，提升数据查找效率。系统还集成了协同办公工具，支持多用户在线协作，极大地提升了项目团队的沟通效率和协作能力。随着技术的不断进步，越来越多的项目档案管理系统开始引入人工智能和大数据分析功能，实现自动归档、智能分类和数据统计，为企业管理决策提供科学依据。通过这些功能，企业能够全面掌控项目档案的生命周期，提升信息管理的效率和安全性，同时降低企业运营风险。

四、企业怎样选择适合的系统

在选择项目档案管理系统时，企业需要从多个角度综合考虑，以确保所选系统能够满足业务需求并具备良好的扩展性。企业应明确自身的档案管理需求，包括文档种类、数据量、访问频率以及安全性要求。功能匹配度是选择系统的首要指标，应关注系统是否具备文档分类、版本管理、权限控制、备份与恢复、智能检索等关键功能。其次，企业需要评估系统的用户体验和操作界面，直观友好的操作流程能够大大缩短员工的学习曲线，提高工作效率。同时，系统的稳定性和响应速度也是考量重点，特别是在处理海量数据时，系统性能直接影响到日常工作的顺畅程度。此外，企业应关注系统的兼容性和集成能力，确保新系统能与现有的ERP、CRM等其他管理软件无缝对接，实现信息的互通共享。价格与售后服务同样不可忽视，不同厂商的收费模式、技术支持及后续维护方案存在差异，企业应结合预算和未来发展规划做出综合评估。最后，通过试用、用户评价及成功案例的对比，企业可以更直观地了解各系统在实际应用中的表现，最终选择最契合自身需求、具备良好扩展性和长期服务保障的项目档案管理系统。

五、如何保障企业的数据安全

保障企业数据安全是项目档案管理系统设计中的重中之重，也是企业在选择和应用该系统时最为关注的核心问题之一。系统需要采用高强度的数据加密技术，包括传输层加密（如SSL/TLS）和存储层加密，确保数据在传输和存储过程中不被非法窃取或篡改。其次，严格的权限管理机制是保护数据安全的重要手段，通过设定不同用户角色的访问权限，企业可以有效控制敏感数据的查看和操作权限，降低内部泄密风险。此外，定期的数据备份与灾难恢复方案也是必不可少的，能够在系统遭受攻击或出现故障时，迅速恢复业务数据，减少运营中断的损失。系统日志记录功能则有助于企业追踪每次数据操作，及时发现异常行为并采取措施。与此同时，企业还应选择具备完善安全认证体系的供应商，确保系统在设计、开发和运维过程中严格遵循国际和行业安全标准，如ISO/IEC 27001等。定期的安全漏洞扫描和渗透测试可以帮助企业及时发现系统安全隐患，并通过更新补丁和加强防护措施来消除风险。综合多重安全策略，企业可以构建一个稳固的数据安全防线，确保项目档案管理系统在保障数据隐私、维护业务连续性和防范网络攻击方面发挥应有的作用。

六、总结

通过对10款项目档案管理系统产品的深入分析与对比评测，我们可以看到，每款系统在功能侧重点、用户体验、数据安全及技术支持方面均有独到之处。选择适合企业自身需求的管理系统，不仅可以提升档案管理的效率，还能在信息化建设中为企业带来长远的竞争优势。文章不仅为企业管理者提供了一份详细的产品选型参考，更通过实际案例和用户反馈，展示了各系统在实际应用中的表现。希望本文的分享能够帮助您在项目档案管理的道路上少走弯路，实现从数据管理到决策支持的全方位提升。未来，随着技术的不断进步，项目档案管理系统也将不断更新迭代，带给企业更多可能性。无论您的企业规模大小，选择一款合适的管理系统，都将为企业的长远发展奠定坚实的基础。

常见问答

1. 部署模式和系统兼容性如何选择？
部署模式是企业在选型时的另一大关注点。当前市场上大多数项目档案管理系统支持云端部署和本地部署两种方式。云端部署具有安装简便、维护成本低、数据备份自动化等优点，适合追求快速上线和灵活扩展的企业；而本地部署则能为企业提供更高的数据掌控权和安全性，适合对数据保密性要求极高的行业。在实际操作中，企业应根据现有的IT环境、数据规模以及未来扩展需求，选择最符合自身情况的部署模式，同时考虑系统与现有ERP、CRM等其他应用系统的兼容性，确保实现无缝对接。

2. 系统易用性与用户体验如何评估？
易用性和用户体验直接影响到系统的推广和日常使用效果。企业在选择项目档案管理系统时，应重点考察系统的操作界面是否直观、功能布局是否合理以及响应速度是否符合预期。用户可以通过试用版、在线演示或参考其他企业的实际使用案例来评估系统是否具备良好的易用性。良好的用户体验不仅能降低培训成本，还能提升员工的工作效率，确保系统在高强度使用环境下依然稳定运行。

3. 如何保证系统的长期维护和升级？
在选型过程中，企业还应关注厂商的售后服务及技术支持能力。一个优秀的项目档案管理系统不仅在初期部署阶段表现出色，更需要在后续的维护和升级过程中不断适应业务发展变化。厂商应提供定期的系统更新、安全补丁以及全天候技术支持，以确保系统始终处于最佳运行状态。企业在签订服务合同时，可以重点考察供应商在行业内的口碑和用户反馈，选择具备长期服务能力和技术实力的合作伙伴，从而实现系统的持续优化和安全保障。