企业如何提升办公效率？10款文档管理系统推荐

比较好用的 10 款文档管理系统推荐：1.PingCode；2.Worktile； 3. DocuWare； 4. MasterControl； 5. 石墨文档； 6. 金山文档； 7. 轻雀文档；8. Templafy；9. 讯飞文档；10. M-Files。

文档管理看似简单，但在日益复杂的工作环境中，如何高效地处理和存储大量文件却是许多企业面临的一大挑战。从不断堆积的文件中找到所需资料，不仅耗费时间，更有可能因文件处理不当而错失商业机会。

一、比较好用的10款文档管理系统

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、轻雀文档

轻雀文档是快手科技推出的一款企业级智能在线协作文档工具，旨在通过高效的文档管理和团队协作支持企业的快速发展。该工具提供了一系列企业办公解决方案，从基本的文档创建和编辑到高级的协作和数据管理功能。

主要功能包括文档、表格和演示的在线创建和编辑，云端存储，实时多人协作编辑，历史版本跟踪，以及文件共享和权限管理。轻雀文档支持多种文件类型的预览和编辑，适应多场景的企业需求。

轻雀文档的优势在于其强大的协作功能和云服务，能够支持团队成员间的实时通信和协作，同时确保数据的安全性和可访问性。界面友好，上手容易，适合各种规模的团队使用，特别是需要远程协作的团队。

适用的用户场景非常广泛，包括但不限于项目管理、文档共享、团队沟通等，特别适合那些需要高效率和灵活性的现代企业环境。

更多详细信息可以访问轻雀文档的官方网站：www.qingque.cn.

4、金山文档

金山文档，由金山办公提供，是一款集成了多种办公功能的云端文档处理软件。金山办公作为中国基础办公软件领域的领导者，其产品金山文档已经在市场上取得了显著的位置，特别是在移动办公和云服务方面展现出强大的竞争力。

金山文档的主要功能包括文档、表格、演示等基本办公软件功能，并支持文件的云存储和在线协作。此外，金山文档还提供了实时同步、权限管理和版本控制等高级功能，有效支持了跨地点、跨平台的团队协作需求。

该平台的优势在于其出色的兼容性和定制化服务。金山文档能够与多种操作系统和办公软件兼容，满足不同用户的需求。同时，通过轻量化的设计，它能够在各种硬件上高效运行，尤其适合移动办公场景。

金山文档适用于需要高效率、高协作性的各种工作环境，尤其是教育、政府和企业等领域的用户，它们需要安全、稳定且功能全面的文档管理解决方案。

更多信息可以访问金山文档的官方网站：www.wps.com.

5、石墨文档

石墨文档是由武汉初心科技有限公司开发的在线协作文档软件，主要面向企业和个人用户提供文档、表格、演示文稿等办公软件功能。该平台已成为中国云端Office市场的领军品牌，以其出色的产品体验和强大的市场表现赢得了广泛认可。

石墨文档的主要功能包括实时协作编辑、文档评论、历史版本控制和权限管理等。这些功能支持用户在不同设备上无缝协作，极大提高了办公效率和文档管理的便捷性。

该平台的优势在于其简洁的用户界面和高效的实时协作能力，使其在教育、金融和互联网等多个行业中得到了广泛应用。此外，石墨文档还特别注重数据安全和隐私保护，提供了严格的数据加密和访问权限设置。

石墨文档适用于需要高效协作和灵活文档管理的企业及个人用户。无论是远程团队协作，还是跨部门项目管理，石墨文档都能提供出色的支持和服务。

想了解更多信息，可以访问石墨文档的官网：www.shimo.im.

6、MasterControl

MasterControl 是一家专注于提供质量管理系统（QMS）软件的公司，旨在帮助各种受规管行业，如生命科学、制药和医疗器械等，确保遵守相关法规。其软件系统以强大的文档控制、培训管理和质量事件管理功能著称，特别适合需要严格遵守质量标准的企业使用。

MasterControl 的主要功能包括电子文档管理、审计追踪、改变控制和CAPA（纠正和预防措施）管理。这些功能共同支持企业在保持法规合规的同时，提高运营效率和产品质量。

该平台的优势在于其能够自动化和简化质量管理过程，加速市场上市时间，减少成本，同时提高企业运营的透明度和安全性。MasterControl 还支持与其他业务应用程序的无缝集成，提高了其系统的灵活性和扩展性。

MasterControl 特别适用于那些在高度规管的环境中运营的中到大型企业。这些企业通常需要强大的工具来管理和控制质量过程，确保满足严格的监管要求。

更多信息可以访问 MasterControl 的官方网站：www.mastercontrol.com.

7、讯飞文档

讯飞文档是科大讯飞推出的一款多端协同编辑工具，专注于为用户提供高效、便捷的文档管理和协作体验。科大讯飞作为中国领先的人工智能公司，在语音识别和自然语言处理领域拥有强大的技术优势，讯飞文档因此具备了语音转文字等功能，增强了用户的办公效率和体验。

讯飞文档的主要功能包括多人在线实时编辑、文档共享与权限管理、历史版本回溯、云端同步以及语音转文字支持。它还支持多种文档格式（如Word、PDF等）的在线预览和编辑，满足企业和个人在不同场景下的文档处理需求。

该工具的优势在于其强大的AI技术支持，尤其是语音转文字功能，大幅减少了文字输入的时间。此外，讯飞文档还支持跨平台操作（PC、手机、平板等），确保了随时随地办公的便利性。它的权限设置功能也确保了文档的安全性和隐私性。

讯飞文档适合各种需要团队协作和高效文档处理的场景，尤其是那些需要实时沟通和快速处理信息的企业和远程团队。

官网地址：iflydocs.com.

8、DocuWare

DocuWare 是一家提供基于云的文档管理服务的领先企业，通过其平台为企业提供全面的文档管理、存储库和工作流程自动化功能。DocuWare 以其在企业内容管理（ECM）领域的高度自动化和创新技术著称，总部设在德国和美国。

DocuWare 的主要功能包括电子文档捕获、全文搜索、工作流自动化、元数据管理、访问控制和权限管理、电子签名集成，以及移动访问支持。这些功能使得DocuWare 特别适合需要高度规范化文件处理的企业使用。

该平台的优势在于其强大的集成能力，能够与多种商业工具如Microsoft Office、SharePoint和SAP无缝整合，从而提高了文件处理的效率和安全性。DocuWare 通过简化的操作界面和强大的后台支持，提升了用户体验和企业的文档管理效率。

DocuWare 适用于那些需要高效文档管理和严格合规性的企业环境，如法律、医疗和财务等行业。无论是在办公室、在家还是在路上，DocuWare 都能提供灵活的文档访问和协作方式。

想了解更多信息，可以访问 DocuWare 的官网：www.docuware.com。

9、M-Files

M-Files 是一个先进的智能信息管理平台，通过其独特的元数据驱动方法，改善了企业的业务性能。这个平台不仅仅关注文档的存储位置，而是依据文档的内容和相关性进行组织，使用户能够快速、直观地找到所需信息。

M-Files 的主要功能包括元数据索引、版本控制、权限管理以及与其他业务应用的集成，如Microsoft 365和Salesforce。这些功能支持企业自动化文档的生命周期管理，从创建、存储到归档和删除，同时确保高效和符合合规性的文件处理。

该平台的优势在于其能够极大地提高信息检索效率，简化工作流程，并且通过自动化工具减少数据孤岛和重复内容。M-Files 支持云端、本地或混合部署，提供灵活的工作环境以适应不同的业务需求。

M-Files 非常适合需要高度自动化文档管理和强大合规性支持的企业用户。无论是需要处理大量客户数据的金融服务机构，还是追求效率和数据保护的制造公司，M-Files 都能提供有效的解决方案。

官网：www.m-files.com 提供了更详尽的产品信息和用户支持。

10、Templafy

Templafy 是一家成立于丹麦的企业，专注于提供文档管理解决方案，帮助企业通过自动化增加业务增长。它在全球企业中享有较高的市场地位，尤其是在提供与Microsoft生态系统无缝整合的AI解决方案方面表现突出，深受大型企业的青睐。

Templafy 的主要功能包括自动化的文档和模板管理，能够实时更新和分发企业的文档和品牌资产。此外，该平台支持强大的用户管理和实时内容更新，提供严格的安全标准和企业级的AI生成内容能力。

该软件的优势在于其能够提高文档创建的效率，并保证企业文档的一致性和合规性。Templafy 的使用可以显著减少IT部门在内容管理上的时间投入，通过自动化功能，加快文档的生成和分发过程。

Templafy 特别适合需要大规模文档管理和有高度定制化需求的企业用户。它通过提供个性化的模板和内容管理，帮助企业确保所有文档符合品牌和法律要求。

想了解更多信息，请访问官网：www.templafy.com。

二、选择合适的文档管理软件

选择适合自己企业的文档管理软件是一项挑战。市场上的软件功能五花八门，不同的软件适用于不同规模和需求的公司。首先，你需要确定自己企业的需求：是需要简单的文件存储和检索功能，还是需要包括自动分类、版本控制、权限管理等复杂功能的全面解决方案。

例如，如果你的团队经常在外工作，那么一款支持移动访问、有良好的安全性和稳定的云存储功能的文档管理软件会更适合你。在选择软件之前，最好进行充分的市场调研，并尝试使用免费试用版本来测试软件的功能是否符合自己的需求。

三、 实施文档管理策略

实施文档管理系统是一个系统工程，需要公司内不同部门的协同合作。一个好的开始是制定清晰的文档管理策略，包括文件的命名规则、存储结构和访问权限设置。这些规则应该根据公司的实际工作流程定制，确保每位员工都能快速上手。

此外，定期培训员工如何有效使用文档管理系统也是很重要的。据《Forbes》报道，企业中约70%的变革失败是因为员工抗拒变化。因此，确保员工理解并接受这一系统，对于文档管理策略的成功实施至关重要。

四、 优化并维护文档管理系统

文档管理系统的维护不应被忽视。随着企业的发展，原有的文档管理策略可能需要调整。定期回顾和更新文档管理系统，确保它能够满足当前的业务需求是非常必要的。

优化过程可能包括升级软件系统、重新配置工作流程、甚至是对员工进行再培训。每次系统更新后，都应该有详细的记录，包括更改了什么、为什么要更改以及更改的效果如何。

这样的维护不仅保证了系统的高效运作，还有助于防止数据丢失和安全问题。这是一个持续的过程，需要企业不断投入时间和资源。

总结

在现代企业中，文档管理已成为提高工作效率和确保信息安全的重要组成部分。通过选择适合的文档管理工具，制定有效的策略，并不断优化和维护系统，企业可以大幅减少文件查找和处理的时间，提升团队协作能力，并确保合规性。文档管理不仅仅是技术的应用，它更是一种推动企业发展的管理手段。无论企业规模大小，采取合适的文档管理方法都能助力其在信息化时代中保持竞争力。

常见问答（FAQS）：

问：文档管理系统（DMS）是什么？ 答：文档管理系统是一种用于存储、管理和跟踪电子文档和电子图像的纸质文档的软件。这种系统通常提供存储、版本控制、权限管理、搜索和检索等功能。

问：为什么要使用文档管理系统？ 答：使用文档管理系统可以帮助企业减少纸质记录，提高文件查找和访问效率，保护重要文件不丢失或遭破坏，同时支持符合行业合规性要求。

问：如何选择合适的文档管理工具？ 答：选择文档管理工具时，应考虑以下因素：易用性、安全性、支持的文件类型、集成能力、用户反馈和成本效益。根据企业的具体需求和预算，选择最合适的解决方案。