创业公司如何选对文档管理系统？10款精选软件大对比

比较好用的 10 款适合创业公司的文档管理系统推荐：1.PingCode；2.Worktile；3. PandaDoc；4. DocuWare；5. M-Files；6. 飞书文档；7. 联想Filez；8. 360亿方云；9.Google Drive；10. Dropbox Business。

创业公司在发展初期，文档管理往往是一大挑战。随着业务的扩展，传统的文件夹和在线共享工具可能无法满足日益增长的需求，这可能导致信息混乱、效率降低，甚至数据安全风险。为了解决这些问题，一个合适的文档管理系统（DMS）显得尤为重要。

一、比较好用的10款适合创业公司的文档管理系统

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、M-Files

M-Files 是一家创新的文档管理软件提供商，其平台专注于通过元数据驱动的架构来简化企业文档的管理流程。凭借其强大的自动化和人工智能（AI）功能，M-Files 使企业能够轻松处理文档、简化工作流程，并提高工作效率。该公司在全球范围内受到广泛使用，尤其适用于中型和大型企业，旨在消除信息混乱并优化业务流程。

M-Files 的主要功能包括智能文档分类、自动工作流、版本控制、文档安全性和跨平台集成。通过元数据标记，用户可以快速找到所需的文件，而无需记住文件的存储位置。M-Files 还提供与 Microsoft Teams、Salesforce 等常见业务应用程序的无缝集成，让用户能够在多个系统中管理文档。

M-Files 的优势在于其强大的自动化工作流和安全管理功能。企业可以通过 M-Files 自动分配文档任务、确保只有授权用户可以访问文件，并保持所有操作的完整审计记录。此外，系统中的单一版本控制功能确保每个文档始终只有一个最新版本，从而避免了重复和版本混乱。

M-Files 适用于需要严格文档控制和高效信息管理的行业，如金融、制造、法律和工程等。无论是远程团队还是需要复杂流程自动化的企业，M-Files 都能通过其灵活的部署选项（云端、本地或混合）满足企业的特定需求。

【官网：https://www.m-files.com】

4、DocuWare

DocuWare 是一家成立于 1988 年的全球领先文档管理和流程自动化解决方案提供商，专注于帮助中大型企业简化文件处理和数字化工作流。它的服务覆盖超过 100 个国家，拥有超过 19,000 家客户，主要在文档管理、安全存储和工作流优化领域提供专业解决方案。

DocuWare 的主要功能包括文档的数字化捕获和组织、工作流管理、自动化任务分配以及文件的版本控制和归档。其智能索引技术可以自动扫描和分类文档，大大减少了手动数据录入的需求。同时，它还支持与 Microsoft Teams、Outlook 和其他 ERP、CRM 系统的无缝集成，让用户可以轻松地跨平台存取文件。

DocuWare 的优势在于其高度的安全性和灵活性。它支持基于云端和本地部署的混合架构，并提供加密和访问控制来保护数据安全。该平台的自动化工作流功能和任务管理工具可以帮助企业减少繁琐的人工操作，提升运营效率。此外，DocuWare 的直观界面使得其易于上手，适合各类团队使用。

DocuWare 特别适用于需要处理大量文档的中大型企业，尤其是财务、法律、医疗和制造业等需要确保数据安全和合规性的行业。无论是远程工作还是办公室内使用，DocuWare 都能为企业提供灵活的文档管理和工作流自动化解决方案。

【官网：https://www.docuware.com】

5、PandaDoc

PandaDoc 是一款基于云端的文档管理和自动化工具，专为企业简化文档创建、分发和管理流程而设计。它在全球市场上占有重要地位，特别适用于需要处理合同、报价单和提案的企业。通过丰富的模板库和强大的集成功能，PandaDoc 帮助企业显著提高文档工作效率，并加快业务流程。

PandaDoc 的主要功能包括文档的创建、定制、电子签名、协作编辑和分析报告。它支持与 CRM 系统（如 Salesforce、HubSpot）以及其他商业工具的集成，使数据流动更加顺畅，并减少手动输入的工作量。此外，PandaDoc 还提供实时文档状态跟踪和电子签名功能，帮助企业高效完成合同的签署和管理。

PandaDoc 的优势在于其用户友好的界面、强大的自动化功能和广泛的集成功能。通过电子签名和实时协作功能，它简化了文档处理流程，并确保所有文档的合法性和安全性。此外，PandaDoc 的文档分析工具提供了详细的报告，帮助企业追踪文档的使用情况，从而优化业务决策。

PandaDoc 适用于各种类型的企业，尤其是需要频繁生成合同和提案的销售、法律和人力资源团队。对于需要高效管理文档和缩短审批时间的中小型企业，PandaDoc 是理想的选择。

【官网：https://www.pandadoc.com】

6、Dropbox Business

Dropbox Business 是 Dropbox 公司为企业用户推出的云存储和文档管理工具。作为全球知名的文件共享平台之一，Dropbox 通过其卓越的用户体验和全球普及率，已经在市场上占据了重要地位。Dropbox Business 提供的云存储和协作功能，特别适合需要高效处理大量文件和跨团队协作的公司。

Dropbox Business 的主要功能包括大容量的文件存储（最低9 TB起）、版本历史管理、文件恢复（最长可达1年）、以及安全的文件共享和协作。用户可以通过共享链接发送文件，进行在线协作，甚至支持 PDF 文件的直接编辑和电子签名。此外，Dropbox 还提供跨平台的同步功能，确保用户可以在任意设备上随时访问和编辑文件。

Dropbox Business 的优势在于其强大的安全性和简单的用户界面。它使用 256 位 AES 和 SSL/TLS 加密来保护文件安全，管理员还可以远程擦除设备数据，防止数据泄露。Dropbox 的实时同步、多人协作编辑和文件跟踪功能使其特别适合团队项目。除此之外，它还与 Google、Microsoft 等主流办公套件无缝集成，进一步提高了团队的工作效率。

Dropbox Business 特别适合中小型企业和需要处理大量文件的跨国团队。它在文件管理和协作方面的稳定性使其非常适合企业需要安全存储和高效协作的场景。

【官网：https://www.dropbox.com】

7、Google Drive

Google Drive 是 Google 推出的云存储与文档管理平台，作为 Google Workspace 套件的一部分，Google Drive 在全球范围内广泛应用，特别是在团队协作和数据存储方面。凭借 Google 强大的技术实力和广泛的市场覆盖，Google Drive 以其稳定性和高效性成为全球最受欢迎的云存储服务之一。

Google Drive 的主要功能包括文件的存储、共享、协作编辑、版本控制和强大的搜索功能。用户可以在线创建、编辑文档、电子表格和幻灯片，支持多人实时协作。此外，Google Drive 与 Gmail、Google Docs 等 Google 生态系统应用无缝集成，帮助用户实现高效办公。

Google Drive 的优势在于其便捷的跨平台使用和实时同步功能。用户可以从任何设备访问自己的文件，支持文件的自动备份和版本管理，确保数据不丢失。凭借内置的强大搜索引擎，用户可以快速找到所需的文档。并且，Google Drive 提供了高度的安全性，包括数据加密和访问控制，适合需要安全存储和共享的用户。

Google Drive 特别适合中小型企业和初创公司使用，尤其是那些需要进行远程协作、文件共享和云端存储的团队。它的免费存储选项和灵活的定价模式也使其成为小型团队理想的选择。

【官网：https://drive.google.com】

8、360亿方云

360亿方云是360集团旗下的一款企业级文件管理与协作平台，凭借360公司在安全技术领域的深厚背景，已成为国内领先的文档管理工具之一。亿方云广泛应用于各类行业，特别是在数据安全和企业文件管理方面表现突出，在市场上占有重要地位。

亿方云的主要功能涵盖了文件的集中存储、多端同步、实时协作编辑、智能搜索以及精细化权限管理。用户可以通过云端实时协作，进行跨部门、跨组织的文件共享与编辑。平台还支持多种文件格式的在线预览与编辑，并提供大文件传输功能，保证全球化团队的高效协作。

该平台的主要优势在于其强大的数据安全管控能力，包括全链路加密、文档不落地、防止文件泄露等安全措施，确保企业核心数据的安全。同时，亿方云提供了AI智能搜索和知识图谱功能，帮助企业高效整理和检索海量文件，极大提高了信息处理和复用的效率。

360亿方云特别适用于需要安全存储与高效协作的中大型企业，尤其是跨国企业和分支机构广泛的公司。此外，它在教育、制造、医疗等行业中也有广泛应用，满足企业在文件共享、跨网络协作和文档安全方面的需求。

【官网：https://www.fangcloud.com】

9、联想Filez

联想Filez 是联想集团旗下的一款企业级文件管理和协同办公平台，依托联想强大的技术实力和全球市场布局，Filez在企业网盘和文档管理领域占据了领先地位。它为企业提供全方位的文件管理解决方案，帮助企业实现数字化转型，支持高效协作和安全管理，广泛应用于多个行业。

Filez 的主要功能包括企业级文件存储、文件共享、权限管理、跨国传输和多人在线编辑。它还提供文件生命周期管理、自动化文件分类以及全文检索功能，方便用户快速查找和管理文档。此外，Filez 支持多平台访问，无论是电脑、平板还是手机，都能实现文件的无缝协作和同步。

联想Filez 的优势在于其强大的安全性和灵活的权限管理功能，支持数据加密传输和多级权限控制，确保企业重要文件的安全。此外，Filez 还具备高效的协作能力，支持团队成员在同一文档中实时编辑、评论和审阅，提升工作效率。

Filez 适用于需要处理大量文档并确保数据安全的企业，尤其是中大型企业和需要跨国团队协作的公司。它为IT、金融、制造等行业提供了灵活的解决方案，支持企业实现高效协作和数字化运营。

【官网：https://filez.com】

10、飞书文档

飞书文档是字节跳动旗下的一款综合型协作工具，专为团队高效管理文档、表格和幻灯片等内容而设计。作为字节跳动生态中的一部分，飞书文档凭借其强大的技术背景和丰富的资源，迅速在国内外市场上获得了一定的地位。它的主要特点是集成办公应用和多终端跨平台支持，使其成为市场上领先的团队协作工具之一。

飞书文档的主要功能包括多人实时编辑、智能搜索、版本管理、权限控制、日历同步和任务分配。用户可以在同一文档中同时进行编辑，文档内容会实时更新，极大提高了团队的协作效率。此外，它还支持丰富的API集成，便于将外部数据导入到文档中使用。

飞书文档的优势在于其高度的集成性和智能化功能，能够自动整理内容、提供智能推荐，并通过云端存储确保数据安全。它还支持与飞书的其他应用无缝对接，如视频会议、即时通讯和日程管理，极大地提升了工作效率。界面设计简洁直观，适合用户快速上手。

飞书文档适用于需要远程协作、频繁项目管理和数据分析的团队，尤其是中小型企业和初创公司。它特别适合那些需要在多个团队成员之间频繁共享和更新文档的场景，如市场营销、产品开发和项目管理团队。

【官网：https://feishu.cn】

二、创业公司如何判断哪种文档管理系统最符合其当前和未来需求

创业公司在选择文档管理系统时，首先要考虑的就是灵活性。企业的业务往往会迅速扩展，因此需要一个能够随着公司成长而调整的系统。一些系统可能在公司规模较小时效果不错，但随着员工和文件数量增加，效率可能大幅下降。因此，在考察文档管理系统时，系统的扩展性非常重要。

另一个要注意的因素是用户体验。如果系统复杂，员工不愿使用，反而会降低效率。创业公司一般没有太多时间进行复杂的系统培训。因此，易于上手、操作直观的系统能够为公司节省大量时间和精力。好的文档管理系统不仅让文档的组织和存储变得简单，还能提升团队之间的协作效率。

最后，考虑预算也很重要。很多创业公司初期的资金有限，不可能投入过多的预算在软件工具上。建议寻找那些提供灵活定价方案的系统，比如按需付费或免费增值模式（freemium）。这样可以在满足公司初期需求的同时，不至于产生过大的开支。

三、 哪些文档管理系统特性对创业公司来说不可或缺

创业公司在选择文档管理系统时，有几个关键功能是不能忽视的。首先，搜索功能必须强大。随着文件数量的增加，找到所需文档可能会变得困难。一款优秀的系统应该提供智能搜索功能，能快速定位文件，甚至支持文件内容的全文搜索。这对于提高工作效率至关重要。

权限控制也是创业公司非常需要的功能。公司内部的文档通常涉及商业机密或敏感数据。选择一款具备灵活权限设置的系统，可以确保不同部门和员工只能访问与自己相关的文档。这既能保护公司的核心信息，又能提高工作流中的安全性。

版本控制是另一个关键特性，尤其是在多人协作时。文档的多版本保存可以避免重复工作，并能在需要时回溯到较早版本。这样即使在协作过程中出现失误，团队也能快速恢复之前的状态，而不需要担心数据丢失。

四、如何通过文档管理系统优化创业公司的日常运营

使用合适的文档管理系统，可以显著提升创业公司的日常运营效率。首先，数字化的文档管理减少了纸质文件的使用，节省了办公空间和物理存储成本。而且，通过数字化管理，文件的获取和共享都能在几秒钟内完成。这在需要快速响应客户或内部需求时，优势非常明显。

其次，文档管理系统能够自动化许多繁琐的日常任务。比如，自动归档文件、设置定期备份，以及通过工作流自动处理常见的审批流程。通过这些自动化功能，员工可以把更多精力放在更重要的业务上，而不是浪费在整理文档上。

此外，文档管理系统的协作功能能显著改善团队的沟通和合作效率。团队成员可以实时查看、编辑同一份文件，减少了不必要的邮件往来和文件传输问题。尤其是对于分布式团队，这些功能可以有效提高项目的推进速度。

五、 选择文档管理系统时，创业公司应注意哪些潜在风险和常见错误

在选择文档管理系统时，很多创业公司容易犯一些常见错误。第一个是忽视系统的安全性。有些创业者认为安全问题并不是最紧迫的事情，直到他们遇到数据泄露才意识到这一点。对于任何公司来说，数据安全是重中之重，尤其是在涉及客户信息或商业机密时。一定要选择那些有着强大加密功能和安全认证的系统。

另一个常见的错误是没有充分考虑未来的需求。有些系统在最初可能看起来性价比高，但随着业务扩展，它们可能无法满足更复杂的需求。比如，系统可能无法支持更多用户，或者其存储空间有限。创业公司在选择时要预留出一定的扩展空间，确保系统在未来几年内依然能支持公司发展。

最后，不要盲目选择功能最全的系统。太复杂的系统反而可能拖慢工作流程。创业公司需要的是适合自己业务需求的系统，而不是最贵、最全的系统。选择一个能够平衡功能和使用难度的工具，才是最明智的选择。

总结

总结来说，创业公司在选择文档管理系统时，需要综合考虑系统的扩展性、易用性和安全性。无论是提供实时协作的 Google Drive，还是以元数据驱动文档管理的 M-Files，或者专注电子签名和自动化的 PandaDoc，每个工具都有其独特的优势，可以帮助不同阶段的创业公司提升效率、保护数据和简化工作流程。选择最适合自身需求的文档管理系统不仅能减少管理文档的复杂性，还可以为公司提供更灵活的增长空间。如果创业公司能结合预算和业务需求，选定合适的工具，必将大大助力业务的快速发展。

常见问答（FAQS）：

1. 文档管理系统的主要功能有哪些？

文档管理系统的主要功能包括文档存储、版本控制、权限管理、搜索功能以及工作流程自动化。许多系统还提供实时协作、电子签名、加密安全等功能，帮助公司高效管理文件并确保数据安全。

2. 如何选择适合创业公司的文档管理系统？

选择文档管理系统时，创业公司应关注系统的扩展性、易用性和安全性。确保系统可以随着公司成长而扩展，并且用户界面友好，能让团队快速上手。数据安全性也是关键，特别是在处理敏感文件时。

3. 云端与本地部署的文档管理系统有什么区别？

云端系统方便远程访问，通常支持自动更新和更低的初始成本，而本地部署则提供更高的控制性和安全性，适合有特定合规要求的企业。混合部署结合了二者的优势，提供了灵活性和控制。