如何告别文档混乱？10款文档管理工具功能、性价比全解析

市面上常见的 10 款文档管理工具对比：PingCode；Worktile；飞书文档；腾讯文档；石墨文档；语雀；M-Files；DocuWare；MasterControl；Contentverse；DocuSign 。

在今天的数字化时代，文档管理变得越来越重要，无论是对于初创企业还是大型企业。一个常见的挑战是如何找到一个既能满足日常运营需求，又能提供高效率和数据安全的文档管理系统。这不仅关系到信息的组织和存取效率，也直接影响到团队的协作和生产力。

一、市面上常见的 10 款文档管理工具

1、PingCode

PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单 TOP 36。长城汽车、小红书、华夏基金都是其客户。

PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括：

• 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
• 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
• 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
• 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
• 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
• 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
• AI助手等

在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为：PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

尽管如此，这款软件也存在一些缺点：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、飞书文档

飞书文档是由字节跳动公司推出的一款现代化协作工具，旨在提高团队的工作效率和文档管理能力。作为市场上较为领先的在线协作平台之一，飞书文档集成了文档、表格、演示等多种办公工具，支持实时多人协作，使内容共享和团队协同工作更加流畅。其主要功能包括实时编辑、评论系统、任务分配、日历集成以及丰富的模板库，能够满足多样化的创作和管理需求。飞书文档的优势在于其强大的集成能力和高度的安全性，特别适合需要远程协作和灵活办公解决方案的企业。此外，飞书文档还强调数据安全和用户隐私保护，确保企业数据的安全存储和传输。适用于各种规模的企业，尤其是那些追求效率和灵活性的现代企业。【官网：docs.feishu.cn】

4、石墨文档

石墨文档是由武汉初心科技有限公司开发的一款在线协作平台，自2014年推出以来，已成为中国市场上主要的文档管理工具之一。该平台支持文档、表格、幻灯片等多种格式，主打特色是其实时多人协作功能，允许团队成员在同一文档上进行即时编辑和讨论。石墨文档提供强大的文档编辑、评论、版本控制及权限管理功能，特别强调安全性，支持敏感内容的保密和团队文档的权限设置。

石墨文档的优势在于其简洁高效的界面设计和对协作性的强化，使其在教育、媒体、金融等多个行业中得到广泛应用。适合需要灵活协作和高度信息安全的企业和团队，无论是小型团队还是大型企业，都可以根据自身需求调整使用策略。

石墨文档已为数百万的企业用户提供服务，覆盖了互联网、教育、媒体等多个领域，被认为是提升团队效率的有效工具。【官网：shimo.im】

5、语雀

语雀是由蚂蚁集团开发的一款文档和知识管理工具，自2018年面向互联网用户推出后迅速获得市场认可。它集成了文档编辑、知识库和数据表等功能，特别强调协作和知识分享，使得文档内容的表达更丰富，促进了文档内容的深入理解和团队内知识的流动。语雀的主要功能包括实时协作编辑、文档和知识库管理、以及强大的搜索和结构化知识整理工具。该平台的优势在于简化的界面设计和深度的协作特性，支持多种数据格式和视图自定义，使其成为企业和团队知识管理的优选工具。语雀适合需要进行复杂文档管理和团队协作的用户，尤其适用于追求效率和组织知识的企业。【官网：yuque.com】

6、M-Files

M-Files是一款高度智能的信息管理解决方案，旨在通过其元数据驱动的平台改进文档管理和自动化工作流程。这一平台提供了内容的统一视图，无论文档存储在何处——本地、云或其他系统，都能快速检索和管理。M-Files 不仅简化了文档的搜索和检索过程，还通过自动化和智能元数据标签提高了工作效率和准确性。

M-Files 的主要功能包括强大的版本控制、访问权限设置、审计跟踪以及与现有应用程序的集成，如Microsoft Office和Salesforce等。这使得M-Files 不仅可以优化文件存取流程，还能确保信息安全和符合合规要求。此外，M-Files 支持灵活的部署选项，包括云部署、本地部署或两者的混合形式，以满足不同行业和地区的具体需求。

M-Files 特别适合需要高度文档控制和业务流程自动化的企业，如法律、会计和制造业等。通过提供统一的内容视图和智能的工作流自动化，M-Files 帮助企业提升工作效率，保护敏感信息，并促进团队间的协作。【官网：m-files.com】

7、DocuWare

DocuWare是一款高效的文档管理和工作流自动化软件，广泛应用于全球不同行业中。该平台专注于数字化和保护信息，以便信息在决策者间无缝流动，无论使用何种设备，均可随时访问。DocuWare 提供即时文档访问、自动化流程和确保数据安全存储的功能。

DocuWare 的主要优势在于其能够提高处理效率、确保合规性并加强团队和客户之间的协作。此外，通过自动化手动数据录入和重复任务，如文件归档、版本控制、审批和提醒，该软件大幅度节省了时间和精力。DocuWare 特别适合需要进行远程工作和分布式团队协作的企业，支持云基础架构使得团队无论身在何处都能高效操作。

DocuWare 支持与众多业务应用程序如 Microsoft Teams 和 Outlook 等无缝集成，进一步提高了工作效率和数据同步能力，让文档管理和日常工作更加便捷。【官网：docuware.com】

8、MasterControl

MasterControl 是一款专为高度受管制的环境如生命科学和制造业设计的质量管理和文件控制软件。该平台通过其全面的质量管理系统 (QMS) 提供自动化文档管理，旨在优化质量流程并确保符合严格的法规要求，从而加速产品上市时间。MasterControl 的主要功能包括文档修订控制、安全的审计追踪、以及高级的跟踪和报告能力，确保操作的透明度和合规性。

该软件的优势在于其能够提供一个中央化的平台来集成所有质量流程，实现无缝的合规管理。此外，MasterControl 提供电子签名功能，符合21 CFR Part 11的要求，确保文件控制的法规遵从性和数据安全。适用于需要严格遵守FDA和ISO等法规标准的制药和医疗设备公司。

MasterControl 强调在全球多个地点的便捷访问性，其Web-based的特性允许用户随时随地访问系统。【官网：mastercontrol.com】

9、Contentverse

Contentverse是由 Computhink 公司开发的一款文档管理系统，设计用于帮助各种行业的企业简化文件管理流程。该系统特别适合需要高度组织文件和加强文档安全性的企业使用。Contentverse 提供的主要功能包括电子签名、自动文档分类和索引、以及高级的搜索和归档功能，确保用户能快速访问和管理文件。

Contentverse 的优势在于其强大的业务流程自动化能力，通过自动化处理和工作流程管理，极大提高了办公效率。此外，该系统还支持移动访问，确保用户可以在任何设备上随时获取文档，同时保持数据的安全性和合规性。Contentverse 非常适合那些需要远程访问和高度安全文件管理的企业，尤其是在制造、政府和医疗等重视文件安全和合规性的行业。

对于需要在云端或本地环境中高效管理大量文档的企业，Contentverse 提供了一个可靠的解决方案。【官网：contentverse.com】。

10、DocuSign

DocuSign是一家在电子签名和智能协议管理领域处于领导地位的公司，提供广泛的解决方案帮助企业简化文档处理流程。其主要功能包括电子签名、合同生命周期管理（CLM）、以及智能协议管理（IAM），这些功能通过人工智能（AI）增强，可与现有的商业平台集成，从而转变企业创建、承诺及管理协议的方式。DocuSign 的优势在于其能够加速审查流程、增强合规性并通过其高级的AI能力提高业务智能，使合同审查和批准更加迅速。

DocuSign 特别适合需要处理大量合同和协议的企业，无论是销售团队、法律部门还是人力资源部门，都能通过DocuSign的解决方案实现流程自动化和效率优化。【官网：docusign.com】。

二、如何判断一个文档管理系统的功能是否符合你的企业需求

对于任何正在寻找理想文档管理系统的人来说，首要任务是理解系统的功能是否满足具体的业务需求。一个好的文档管理系统应能提供高效的文件存储、搜索和共享功能。

• 查找和比较功能列表是一个很好的起点。需要确认的关键功能包括自动分类、版本控制和权限设置等。例如，如果你的企业需要频繁地与外部合作伙伴共享文件，那么优秀的外部共享功能就变得至关重要。
• 用户评论和案例研究可以提供实际使用中的见解。这些信息常常揭示出某些功能在实际应用中的表现如何。据一项调查显示，超过70%的用户认为，易用性是他们选择文档管理系统时考虑的最重要因素。
• 不要忘了考虑未来的需求。一个可扩展的文档管理系统可以随着你的企业增长而增长，这一点非常重要。对系统的长期投资意味着它应能支持未来技术的集成和新用户的增加。

三、成本与效益分析：哪种文档管理系统最值得投资

成本效益分析是选择文档管理系统时不可或缺的一环。了解总体成本与系统带来的潜在收益是关键。

• 首先要考虑的是系统的直接成本，包括购买价格、实施费用和维护开销。但这只是冰山一角。据统计，未能考虑全面成本是企业在选型时常见的错误。
• 另外，考虑系统能带来的间接收益，如提高工作效率、降低文件丢失率和增强数据安全等。这些改进可以显著降低长期运营成本。
• 对比分析可以发现，尽管一些系统的初期投资较高，但由于其卓越的性能和降低了长期其他费用，实际上提供了更高的投资回报率。

四、选择易于操作的文档管理工具能提升团队效率吗

操作简便的文档管理系统能显著提高团队效率。系统的用户友好性直接影响到员工的接受程度和使用频率。

• 一个直观的用户界面和简单的操作流程可以减少员工的学习时间，使他们能更快地开始使用新系统。这对于节省时间和提高生产效率至关重要。
• 用户培训和支持也是重要的考量点。优秀的供应商会提供全面的培训材料和客户支持。这种支持有助于解决实施过程中的疑难问题，确保系统的平稳运行。
• 实践证明，员工对易用的系统的满意度更高。满意的员工更有可能充分利用系统功能，从而最大化其潜力。

总结

在选择最适合您需求的文档管理工具时，关键在于明确您的业务需求、团队协作方式以及预期的安全性标准。无论是飞书文档的协作优势、腾讯文档的广泛兼容性，还是石墨文档和语雀的用户友好设计，每种工具都有其独特的强项。有效的文档管理系统不仅能提高工作效率，还能确保信息安全和流程透明。因此，选择文档管理工具时，请考虑这些关键因素，并尝试利用免费试用期来确保所选工具符合您的长期业务需求。在数字化快速发展的今天，选择一个能与您的业务成长同步的文档管理系统，将是推动企业持续进步的重要步骤。

常见问答（FAQS）：

文档管理系统（DMS）有什么用处？

文档管理系统帮助企业组织、存储、管理和追踪电子文档。这些系统通常包括功能如自动归档、版本控制和访问权限管理，能够提高工作效率并保护敏感信息。

我应该选择哪种类型的文档管理系统？

选择文档管理系统时应考虑系统的易用性、功能、安全性、以及是否支持您的业务需求。云基础的解决方案提供远程访问和较低的前期投资，而本地部署可能提供更高级的安全措施。

电子签名在文档管理中有何作用？

电子签名允许文档在不打印的情况下被合法签署，这减少了纸张使用并加速了审批流程。它在合同管理、财务批准和人事文件等领域尤为重要。

如何确保文档管理系统中的数据安全？

确保数据安全应选择支持强加密的文档管理系统，并配置合理的访问控制和权限管理。定期备份和使用多因素认证也是推荐的安全措施。