中小企业都在用哪些不错的知识库系统

本文介绍了以下10款知识库系统：PingCode、Worktile、石墨文档、简道云、道一云、Happeo、Coda、Mem.ai、Logseq、Starmind。

在信息爆炸的时代，中小企业常常会遇到一个问题：如何有效地管理和共享内部知识？没有一个合适的知识库系统，员工可能会因为找不到信息而浪费大量时间，导致效率低下，甚至错过重要机会。本文整理了中小企业都在用的几款优质知识库统，每一款都经过了严格筛选，不仅易用，还能真正提升企业内部沟通和效率。

一、适合中小企业的10款知识库系统

1.PingCode

这是国内非常推荐的一款知识管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2.Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3.石墨文档

概述：石墨文档是一款主打在线文档编辑和协作的工具，专为团队协作设计。它通过简洁的界面和强大的功能，帮助用户实现多人实时编辑和共享文档，大幅提升团队的协作效率。这款工具以云端服务为基础，用户可以随时随地访问和编辑文档，无需担心数据丢失。

主要功能：石墨文档提供了实时多人在线编辑、文档共享、评论与讨论、版本历史追溯、权限管理等核心功能。它还支持多种格式的文档导入和导出，方便用户在不同平台之间切换使用。同时，石墨文档具备智能搜索功能，帮助用户快速找到所需的信息。

优势：石墨文档的优势在于其简洁易用的界面和强大的协作功能。它支持实时同步编辑，确保团队成员可以即时看到彼此的修改，大幅提高了协作效率。此外，石墨文档的权限管理功能非常灵活，可以根据需求设置不同的访问权限，保障文档的安全性和私密性。

适用场景：石墨文档适用于需要频繁文档协作和编辑的团队，特别是在项目管理、知识管理和远程办公等场景下效果尤为显著。它的实时协作功能非常适合跨部门协作、教育培训以及需要团队集体创作的场景。

官网：shimo.im

4.简道云

概述：简道云是一款面向团队和企业的低代码应用构建平台，专注于帮助企业快速搭建个性化的业务应用和知识库系统。它通过简洁的界面和强大的配置能力，使用户无需编程即可轻松创建符合企业需求的应用系统。简道云致力于打破技术壁垒，让每个用户都能成为应用开发者，从而提升企业的数字化管理水平。

主要功能：简道云的主要功能包括表单设计、流程管理、数据报表、知识库管理和团队协作等。用户可以通过拖拽组件来设计业务流程和表单，并实现数据的实时采集与分析。此外，简道云还支持多样化的数据展示和权限管理，确保企业内外部的协作和信息共享更加高效和安全。其知识库功能尤其强大，能够帮助团队沉淀和管理各种类型的知识文档。

优势：简道云的优势在于其极高的灵活性和可定制性。它采用低代码开发模式，用户无需编程背景即可根据需求快速搭建业务应用。简道云还提供丰富的模板库，满足不同行业的应用场景需求。该平台的云端架构保证了数据的安全性和系统的高可用性，此外，简道云支持多平台访问，方便用户随时随地进行管理操作。

适用场景：简道云适用于需要快速构建个性化应用和知识管理系统的企业和团队。特别是在项目管理、客户关系管理（CRM）、企业资源规划（ERP）等场景中，简道云能够提供高度定制化的解决方案，帮助企业实现高效的数字化转型。此外，对于成长中的中小企业，简道云的低成本和易用性使其成为一种理想的选择。

官网：jiandaoyun.com

5.道一云

概述：道一云是一款专注于企业数字化转型和协作的云平台，旨在为用户提供一体化的企业管理和协作解决方案。该平台通过整合多种业务功能，帮助企业实现高效的内部沟通、协作和管理，推动企业的数字化进程。

主要功能：道一云的主要功能包括企业即时通讯、知识管理、项目管理、文档协作、工作流审批、以及数据分析与报表。它支持跨部门的协作与沟通，提供灵活的权限管理和数据安全保障，帮助企业实现知识的系统化管理和业务流程的智能化运作。

优势：道一云的优势在于其强大的集成能力和高度定制化的解决方案。它能够根据企业的实际需求，灵活配置不同的功能模块，并与企业现有的业务系统无缝集成。此外，平台的界面简洁友好，用户体验良好，可以显著提升企业内部的协作效率和知识管理水平。

适用场景：道一云适用于各类需要加强内部协作与管理的企业，尤其适合那些正在进行数字化转型或有多部门协作需求的中大型企业。无论是在日常工作流管理，还是在跨部门项目协作中，道一云都能为企业提供高效的解决方案。

官网：daoyiyun.com

6.Happeo

概述：Happeo是一款集知识管理、内部沟通和文档管理于一体的社交型内部网络工具，旨在提高团队协作效率。它无缝集成了Microsoft 365和Google Workspace等第三方工具，使得企业能够在统一平台上管理和共享知识，同时促进员工之间的互动和沟通。

主要功能：Happeo的主要功能包括通用搜索功能，可以搜索整个平台以及用户的电子邮件或文件，联邦搜索功能，可以跨公司工具和数据库进行搜索。它还提供了内部网络页面、生命周期管理、内容发布模板以及与Google Workspace和Microsoft 365的集成，帮助企业轻松管理和发布知识内容。

优势：Happeo的优势在于其强大的搜索功能和灵活的集成能力，能够有效地提高员工之间的沟通效率。此外，它还支持自定义品牌设置，确保员工在使用时体验一致，同时通过分析工具帮助企业追踪重要的使用指标。

适用场景：Happeo适用于需要高效管理和共享知识的各类企业，尤其适合拥有庞大团队并依赖于Microsoft 365或Google Workspace进行日常工作的组织。它在提升员工生产力、简化内部沟通以及统一企业品牌体验方面表现突出。

官网：happeo.com

7.Coda

概述：Coda是一款创新的知识管理和协作平台，它打破了传统文档与电子表格的界限，将二者融合为一个互动性强的文档工具。Coda不仅可以用作文档编辑器，还能够通过其内置的应用和数据库功能，帮助用户创建复杂的知识库、项目跟踪器和轻量级的CRM系统，使团队在一个平台上高效协作。

主要功能：Coda的主要功能包括灵活的页面布局、强大的数据库功能、实时协作工具以及无代码自动化。这些功能使用户能够创建和管理结构化的知识文章，轻松实现跨团队的协作。此外，Coda还提供了多种模板，帮助用户快速搭建知识库、项目管理工具和其他工作流管理工具。

优势：Coda的优势在于其高度灵活性和适应性，用户可以根据自己的需求定制文档结构和工作流程。它的实时协作功能和丰富的集成功能，使团队成员能够无缝合作，提升工作效率。Coda还支持将文档与数据库、自动化流程和外部应用集成，进一步增强了工具的多功能性。

适用场景：Coda适用于需要灵活定制工作流程和知识管理系统的团队，特别是在项目管理、产品开发和跨部门协作等场景下表现出色。它的无代码自动化和实时协作功能非常适合快速变化的工作环境，使团队能够迅速调整和优化工作流程。

官网：coda.io​

8.Mem.ai

概述：Mem.ai是一款个人知识管理工具，旨在帮助用户更好地管理散落的笔记、想法和在线剪辑内容。该平台利用人工智能技术，为用户提供智能化的笔记整理和信息连接服务，确保用户能够轻松找到并关联相关的笔记内容，提升信息管理的效率。

主要功能：Mem.ai的主要功能包括AI驱动的笔记组织、上下文提醒、实时协作和无缝集成等。它可以自动分类和连接相关数据，并且提供简洁直观的界面，便于用户快速上手。同时，Mem.ai支持与其他生产力工具的集成，确保工作流程的顺畅进行。

优势：Mem.ai的优势在于其强大的AI能力，能够自动识别并连接用户的笔记和信息，提升组织效率。此外，Mem.ai提供个性化的使用体验，随着用户的交互而不断优化，从而提高工作效率和信息的相关性。其用户界面简洁友好，且支持实时协作，适合需要团队合作的环境。

适用场景：Mem.ai适用于个人知识管理、团队协作和任务管理，尤其适合需要处理大量笔记和信息的用户群体，如研究人员、作家以及项目管理人员。它能够帮助用户在复杂的信息环境中保持条理和效率。

官网：mem.ai​

9.Logseq

概述：Logseq是一款开源的知识管理和笔记工具，专为需要深度研究和信息管理的用户设计。它采用了独特的网络式笔记链接方法，将笔记以纯文本格式存储，并通过双向链接形成一个易于导航和扩展的信息网。这款工具非常注重用户的隐私，所有数据都保存在本地，确保用户信息的安全性。

主要功能：Logseq的主要功能包括双向链接笔记、实时协作、多维度的标签系统以及强大的搜索功能。它支持Markdown格式，用户可以轻松地编写和格式化笔记。同时，Logseq提供了丰富的插件系统，用户可以根据自己的需求进行功能扩展，打造个性化的知识管理环境。

优势：Logseq的优势在于其强大的隐私保护和灵活的知识组织方式。作为一款开源软件，用户可以完全控制自己的数据，并且通过插件系统定制自己的工作流程。此外，Logseq的网络式笔记链接方法，使得信息的关联性和可视化大大增强，帮助用户更好地理解和管理复杂的知识体系。

适用场景：Logseq适用于需要处理大量信息的研究人员、知识工作者以及希望提升个人知识管理能力的用户。它尤其适合那些需要在笔记之间建立复杂关联，进行深度学习和研究的场景。Logseq还非常适合那些对数据隐私有高要求的用户。

官网：logseq.com​

10.Starmind

概述：Starmind是一款基于增强智能的知识共享平台，旨在帮助企业利用集体智慧进行实时知识管理。该平台通过连接团队成员和不同部门的员工，使他们能够即时获取所需的知识和信息，提升企业整体的决策效率和问题解决能力。

主要功能：Starmind的主要功能包括增强智能驱动的知识共享、实时团队协作、知识搜索与匹配，以及跨部门的知识问答系统。平台的智能算法能够识别和推荐相关的知识资源，使员工可以快速找到所需的答案。此外，Starmind还提供数据分析工具，用于跟踪知识使用情况和员工互动。

优势：Starmind的优势在于其强大的实时知识共享和增强智能技术。通过利用企业内部的集体智慧，Starmind能够快速匹配最佳的知识和资源，提高问题解决的速度和准确性。该平台还支持跨部门协作，确保知识在整个组织内高效流转，避免信息孤岛的产生。

适用场景：Starmind适用于需要快速获取内部知识和经验的企业，尤其是在科技、金融、医疗等知识密集型行业。它帮助员工在面对复杂问题时，通过实时的知识共享和匹配功能，快速找到解决方案，提升企业的整体运营效率。

官网：starmind.com​

二、如何判断哪个知识库系统最适合中小企业

• 易用性：中小企业的资源往往有限，员工可能没有足够的时间或技术背景去学习复杂的系统。所以，一个直观、操作简单的系统会更受欢迎。
• 扩展性：中小企业往往在快速发展，业务需求也在不断变化。一个好的知识库系统必须能随着企业的成长而扩展。选择一个具备良好扩展性的系统，可以避免未来因为系统不支持新的需求而被迫更换的麻烦。
• 成本效益：对于中小企业而言，预算往往有限。你需要一个既能满足需求又不过度消耗资金的解决方案。免费的开源系统有时是一个好选择，但要注意隐藏的维护和技术支持成本。所以，评估时不仅要看初始费用，还要考虑长期成本和价值。

三、各类知识库系统之间的区别在哪里

知识库系统的种类多种多样，从云端系统到本地部署，从开源到商业软件，每种都有自己的优缺点。云端系统最大的优势是便捷性。你可以随时随地访问，无需担心数据备份和维护问题。对于没有专门IT团队的小企业来说，这是个大优势。不过，云端系统也存在数据安全和隐私方面的隐患，所以需要仔细评估供应商的安全措施。

相比之下，本地部署的系统在数据控制方面表现更好。你可以完全掌控自己的数据，不用担心第三方的干预。对于对数据安全有高要求的企业，这种系统可能更适合。不过，本地部署的系统需要更多的硬件支持和技术维护，这可能会增加企业的运维成本。

此外，开源系统的灵活性非常高。你可以根据自己的需求对系统进行定制，甚至开发新的功能模块。而商业软件则通常提供更好的技术支持和服务。

四、中小企业在选择知识库系统时常见的陷阱和误区

过分关注价格而忽视了系统的长远价值。虽然低成本的系统看起来很有吸引力，但如果功能不全或需要大量的定制和维护，最后可能会付出更高的隐形成本。

忽视了用户体验。一些企业在选择系统时，过分关注技术指标和功能列表，而忽略了系统的易用性。如果系统难以操作，员工可能会拒绝使用，导致知识库成为“信息孤岛”。因此，在选型时，一定要进行实际测试，确保系统的界面和操作流程符合员工的习惯。

容易忽略数据迁移问题。系统的更换或升级往往伴随着数据的迁移，如果这一过程处理不当，可能会导致数据丢失或损坏。在选择系统时，一定要了解清楚供应商是否提供数据迁移服务，以及这一过程的安全性和可靠性。这能为未来的系统切换或扩展做好充分准备。

总结

总的来说，选择适合中小企业的知识库系统不仅能提升内部沟通效率，还能帮助企业更好地管理和分享知识资产。在众多选择中，理解各系统的功能、优势以及适用场景至关重要。无论是寻找易用性强、功能全面的系统，还是注重成本效益和扩展性，都可以根据企业的实际需求做出最佳选择，助力企业的长远发展。

常见问答（FAQS）

1. 什么是知识库系统，为什么中小企业需要它？
答案：知识库系统是一种用于存储、组织和分享公司内部知识和信息的软件工具。对于中小企业而言，知识库系统可以帮助员工快速找到所需的信息，减少重复工作，提高效率，并促进知识的传递和积累。

2. 如何选择适合中小企业的知识库系统？
答案：选择知识库系统时，需要考虑易用性、扩展性、成本效益和数据安全等因素。中小企业通常资源有限，因此一个直观且易于维护的系统更为适合。此外，还要考虑系统是否能随着企业发展进行扩展。

3. 知识库系统有哪几种类型？它们有什么区别？
答案：知识库系统主要有云端系统、本地部署系统和开源系统三种类型。云端系统方便访问和维护，但需要考虑数据安全性；本地部署系统提供更好的数据控制，但成本较高；开源系统灵活性强，但可能需要更多技术支持。

4. 如何确保选择的知识库系统能够满足未来的企业发展需求？
答案：选择具有良好扩展性的系统是关键。确保系统提供模块化的功能和可扩展的架构，以便在企业规模扩大或需求变化时，能够轻松添加新功能或用户。

5. 知识库系统的维护和更新会很复杂吗？
答案：这取决于所选择的系统类型。云端系统通常由供应商负责维护和更新，用户只需定期使用即可；本地部署和开源系统则可能需要专门的IT团队进行维护。因此，选择适合自身资源和需求的系统尤为重要。