实用的免费企业文档管理软件有哪些？10款助你轻松管理文件

本文将介绍10款免费文档管理软件：PingCode、Worktile、OpenDocMan、OpenKM、OnlyOffice、Confluence、M-Files、Google Workspace、Dropbox Business、Zoho Docs。

在现代企业管理中，文档管理系统是必不可少的一部分。它不仅帮助企业高效地存储和检索文件，还确保了信息的安全性和合规性。许多中小企业因为预算限制而对昂贵的文档管理系统望而却步。幸运的是，市场上有很多免费的企业文档管理系统可以选择，它们同样提供强大的功能和便利性。

1、PingCode

PingCode 国内非常推荐的一款企业级知识管理系统，简单易用，功能成熟，服务口碑好，曾入选36氪发布的年度口碑企服产品榜单 TOP 36。长城汽车、小红书、华夏基金都是其客户。

PingCode 被市场、销售、项目经理、研发部门广泛用于团队知识库创建、项目文档的管理、文档的在线编辑协作、跨团队信息共享、集体讨论、帮助中心、产品介绍、开发文档、在线手册等制作。

PingCode 知识库工具核心功能包括：

• 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
• 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
• 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
• 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
• 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
• 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
• AI助手等





在软件开发团队的使用体验远超其他团队，因为：PingCode 除了有知识管理子产品外，产品矩阵覆盖了研发全生命周期，具备目标管理、产品管理、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量等不同的子产品，客户可以按需购买。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飞书等主流工具。

这款软件具有多方面的优点：产品开箱即用，操作简单易上手，且服务口碑良好；为25人以下的团队免费提供基础版本；支持国产化，兼容信创、麒麟等系统；同时提供私有部署、定制化及SaaS等多种购买方式。此外，它还通过国际信息安全体系认证，并具备精细的权限管控功能，确保了高安全性。

尽管如此，这款软件也存在一些缺点：它不支持多语言环境，无法满足构建像百度百科这类复杂的知识库需求。【官网：https://sc.pingcode.com/gn3cl】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、OpenDocMan

OpenDocMan 是一款开源文档管理系统，提供无限用户支持和自定义标签功能，适合需要灵活定制解决方案的小型企业和个人用户。它具备文件版本控制、自动化邮件通知和文件到期自动删除等功能，虽然界面设计较为过时，但功能全面且易用，免费提供所有基础功能。更多信息请访问 opendocman.com。

4、OpenKM

OpenKM 是一个功能齐全的开源文档管理系统，擅长自动化任务，适合中小型企业。它提供文档捕获、分类、版本控制和强大的搜索功能，虽然配置和维护较复杂，但功能全面，支持多平台和多语言。免费版本可以满足基本的文档管理需求。更多信息请访问 openkm.com。

5、OnlyOffice

OnlyOffice 是一款集成了文档管理和在线协作的开源软件，适合小型团队和个人用户。它提供文档编辑、共享、版本控制和集成第三方服务等功能，免费提供核心文档管理和协作功能，虽然高级功能需付费，但整体功能强大且易用。更多信息请访问 onlyoffice.com。

6、Confluence

Confluence 是由 Atlassian 提供的团队协作和文档管理平台，适合需要协作的团队和企业。它提供知识库、团队协作、版本控制和广泛的集成支持，免费版本适合小团队使用，虽然功能有限，但协作功能强大。更多信息请访问 atlassian.com。

7、M-Files

M-Files 使用元数据驱动的架构，提高文档管理的效率和安全性，适合中小型企业。它提供工作流自动化、集成、移动访问和高级安全功能，免费版本涵盖基本的文档管理需求，虽然高级功能需付费，但整体功能强大且易于使用。更多信息请访问 m-files.com。

8、Google Workspace

Google Workspace 提供无缝集成的办公套件，适合各类规模的团队和企业。它包含 Gmail、Google Drive、Docs 等工具，提供在线文档编辑、共享、协作和强大的搜索功能，免费版本适合个人和小团队。更多信息请访问 workspace.google.com。

9、Dropbox Business

Dropbox Business 提供简单易用的文件存储和共享功能，适合小型企业和个人用户。它支持文件同步、共享、版本控制和强大的协作功能，免费提供基础的存储和共享功能，虽然存储空间有限，但使用简单。更多信息请访问 dropbox.com。

10、Zoho Docs

Zoho Docs 提供全面的文档管理和协作功能，适合中小型企业和团队。它提供文档存储、共享、在线编辑和版本控制，免费版本支持基本的文档管理需求，虽然高级功能需付费，但整体功能全面。更多信息请访问 zoho.com。

结论

免费企业文档管理系统提供了一个经济实惠的解决方案，帮助企业有效管理文档，提高工作效率。虽然它们可能在某些功能和支持上有所限制，但对于许多中小企业来说，已经足够满足日常需求。希望本文的介绍能够帮助您选择合适的文档管理系统，提升企业的管理水平。

常见问答（FAQ）

免费企业文档管理系统安全吗？

大多数免费企业文档管理系统提供了基本的安全功能，如数据加密和权限管理，但企业仍需谨慎选择，并定期备份数据。

免费系统与付费系统有什么主要区别？

主要区别在于功能的全面性、用户支持和扩展性。付费系统通常提供更多高级功能和专业支持，而免费系统则可能有一些限制。

免费系统的使用限制有哪些？

免费系统通常在存储空间、用户数量和高级功能上有所限制。

免费系统能否满足大中型企业的需求？

对于某些大中型企业，免费系统可能无法完全满足需求，但对于小型企业和初创公司来说，免费系统已经足够实用。