如何提高项目成功率?分享20 种项目管理工具、技术和软件

本文将分享20种项目管理常用的工具、技术和软件,比如项目管理软件 PingCode、Worktile、Redmine、Jira、SAP、PrimaveraSystems等;项目计划阶段工具和技术WBS、甘特图、PERT图、风险评估矩阵等等。

项目管理是确保项目成功交付的关键,它涉及到适当的技术、工具和方法的应用,以应对现代工作环境中项目复杂性的增加和团队分布的广泛。随着项目管理实践的不断演化,从敏捷到瀑布,从精益到最新的软件工具,掌握多样化的管理策略对于项目经理和团队成员变得至关重要。本文将探索项目管理领域中最常用的技术、工具和方法。

本文回答的问题将包括:

  • 主流的项目管理系统分类,及每类中的典型代表
  • 项目各阶段使用的管理工具和技术

一、项目管理系统

项目管理软件旨在帮助团队计划、执行、监控和完成项目。通过提供一个集中的平台来跟踪任务、分配工作、设置截止日期以及管理资源和预算,这些软件使项目团队能够更有效地协作和沟通。它们通常包括任务分配、进度跟踪、文件共享、通信工具和报告功能,从而促进项目的透明度和可追踪性。

利用项目管理软件,团队可以即时查看项目状态,识别潜在的瓶颈和风险,同时优化资源分配和时间管理。这类软件不仅适用于各种规模的团队和项目,还能够根据特定需求定制,提高项目成功率并确保按时按预算完成项目。

下面是一些主流的项目管理软件类别,以及该类别中尤其知名的几款:

1.软件研发项目管理系统:PingCode

这是一款针对软件IT项目全生命周期管理的系统,在2021年入选中国软件项目管理软件榜单排名TOP2,小红书、长城汽车、华夏基金等都是其客户。它满足客户反馈、规划、开发、编码、构建、测试、发布上线的研发全流程管理,支持敏捷开发、看板、瀑布等不同项目管理方法。支持私有部署、定制开发、SAAS等版本;针对25人以下团队提供免费版本,付费版本价格仅是Jira的30%-40%。【官网

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2.通用型项目协作系统:Worktile

这是一个通用型的项目管理软件,是连续多年的项目管理排行榜总榜前三,它是一个通用型的项目管理工具,支持不同类型的团队使用。项目管理方面具备项目管理、项目集管理、项目规划、项目追踪、项目文档管理等项目功能,除此以外还是一工具集合。【官网

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3.开源项目管理系统:Redmine

这是一款海外开源的、灵活的项目管理Web解决方案。使用Ruby on Rails框架编写的,支持跨平台和跨数据库。主要功能包括:灵活的项目控制、支持多个项目、灵活的问题追踪系统、Gantt图表;新闻、文件/文档管理。【官网:http://www.redmine.org.cn/】

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4.IT项目管理系统:Jira

这是全球知名IT软件项目管理工具,有非常多的用户认为它好,也有非常多的用户吐槽难用。它足够成熟,但学习成本也足够高。比较可惜的是在2020年开始停止在大陆出售本地版,强迫上云,导致国内大量用户无法继续使用。【官网:Atlassian.com】

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5.PLM管理系统:SAP

SAP PLM 软件旨在跨整个扩展企业提供全面的可视性,帮助企业简化产品生命周期管理。采用这类软件,企业能够基于客户反馈、市场数据和绩效洞察,获取由 AI 驱动的功能和设计建议,高效地开发创新产品;访问全球法规,监控 EPR 承诺兑现情况,设计负责任且合规的产品;结合物联网数据和工程模型,交付智能化的经常性收入类产品。SAP PLM 软件的功能非常强大,支持项目管理,多渠道配置、定价和报价 (CPQ),以及售后市场营收管理等等。【官网: https://www.sap.cn/ 】

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6.工程项目管理系统:PrimaveraSystems

Primavera Systems是一家专业的项目管理软件公司,其旗下的产品包括Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) 和 Oracle Primavera Cloud。这两款软件都是为了帮助工程和建筑行业的业主和交付团队实现全面、高效和协同的项目管理而设计的。【官网: https://www.oracle.com/uk/construction-engineering/primavera-cloud-project-management/ 】

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二、项目各阶段工具和技术

项目计划阶段工具和技术

1.WBS(工作分解结构)

工作分解结构(简称 WBS)是把整个项目逐层分解到较小的、便于管理的要素:可交付成果。项目分解成任务,任务再分解成一项项工作。即:项目→任务→工作。工作分解结构以可交付成果为导向,对项目要素进行分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围,每向下分解一层代表对项目工作的更详细定义。WBS 处于规划过程的中心,也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。

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2.甘特图

甘特图又称为横道图、条状图。通过条状图来展示进度信息,纵向为活动,横向为日期,用横条表示活动自开始日期至结束日期的持续时间。甘特图能够清晰地反映各项任务之间的关系以及每项工作的完成进度,简单且便于编制,管理者可以通过甘特图快速、直观地弄清项目的剩余任务,评估工作进度,在项目管理中被广泛应用。

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3.PERT图/关键路径法(CPM)

关键路径法(CriticalPath Method, CPM)是项目管理中最重要的概念之一,是一种基于数学计算的项目计划管理方法,是网络图计划方法的一种。该方法主要目的是找出在执行过程中的“关键节点”,严格控制进度,同时通过计算float浮时以决定哪些活动具有最低的交付日程弹性(通俗点:延迟时间)。

举一个实际工作案例:在实际产品开发中,当拆分完需求、估算完需求工时后(如下图所示)PM就将面临着如何制定以下需求的交付计划:

  • 哪些需求可以有弹性的完成时间(允许合理时间内延迟)?
  • 延迟时间又是多少?
  • 完成整个平台最晚需要多长时间呢?
  • 最早完成的交付时间又是多少?
  • 需求的优先级如何排列等等

这些都是PM需要考虑的,一句话要用科学的分析给出结论,而目前依然有很多团队的PM在制定需求计划的时候是拍脑袋而定,或者后期团队就盲目的采用追加人力的方式解决问题。而关键路径工具可以解决以上问题。

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4.风险评估矩阵

风险评估矩阵是一种工具,用于评估和比较不同风险的重要性和影响。它可以帮助决策者确定哪些风险需要优先处理,以及如何最有效地管理这些风险。风险评估矩阵通常包括以下要素:

  • 风险名称:列出需要评估的风险的名称。
  • 风险等级:对每个风险进行评分,以表示其重要性或影响程度。
  • 影响:描述每个风险可能产生的影响或后果。
  • 概率:描述风险发生的可能性或概率。
  • 综合风险评分:基于风险等级和影响、概率等因素,计算出每个风险的综合评分;



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5.成本估算工具

常见的成本估算工具有专家判断法、类比估算法、参数估算法、三点估算法等。其中,专家判断法是通过请专家根据其经验和知识对项目成本进行估算;类比估算法是通过将项目与类似项目进行比较,从而得出成本估算;参数估算法是通过确定一些关键参数,然后根据这些参数进行成本估算;三点估算法是通过确定乐观、悲观和最可能的成本估算值,然后进行加权平均得出成本估算。

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项目执行阶段工具

1.敏捷管理工具(如Scrum、看板)

Scrum:这是一种敏捷项目管理框架,专为促进团队协作、项目的迭代开发以及快速灵活地响应变化而设计。通过将复杂项目分解成更小、可管理的部分,并在固定长度的迭代周期(称为“Sprint”)内完成这些部分,Scrum提高了工作流程和时间管理的效率。它通过定期的Scrum会议(包括每日站会、Sprint规划、回顾和复盘会议)来支持团队间的紧密沟通和协作,同时促进对项目目标和优先级的持续评估与调整。这种框架不仅确保了项目进展的透明度和团队成员之间的同步,还提供了评估成果和改进方法的机会,使得Scrum成为适应快速变化项目需求的理想选择。

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看板:这是一种可视化工具,它通过看板板来展示任务的当前状态(如待办、进行中、已完成),使项目团队能够即时看到工作流程中的所有任务及其进展状态。这种可视化管理工具帮助团队更好地理解工作负荷、优先级和依赖关系,从而促进更高效的工作流程和时间管理。

如何提高项目成功率?分享20 种项目管理工具、技术和软件



3.每日站会

每日站会是敏捷开发重要的基本流程之一,每日站会的目的是让团队成员交流信息,检视进展,规划工作,并及时发现和解决问题。一个好的每日站会可以提高团队的协作能力和执行力,也可以促进团队的学习和改进。

4.质量管理工具

质量管理工具支持质量规划、质量控制、质量保证和质量改进的过程,帮助项目团队识别、分析和解决质量相关的问题。通过实施质量管理工具,组织可以持续监控和评估项目成果的质量,从而预防缺陷、减少浪费、提高效率并增强顾客满意度。

  • 故障模式与效应分析(FMEA):FMEA是一种系统性的、结构化的预防方法,用于识别产品或过程中潜在的故障模式及其原因和影响。通过评估故障发生的概率、严重性和检测难度,团队可以优先解决具有最高风险优先级数(RPN)的问题。
  • 控制图:控制图是用来监控过程稳定性和控制质量的图表工具。它通过在图表中描绘过程数据,辅以控制限,帮助识别过程中的任何非随机变化或趋势,从而可以及时采取措施纠正。
  • 帕累托图:帕累托图基于帕累托原则,即80/20规则,用于识别和优先处理导致大多数问题的少数主要原因。通过将原因按照其影响程度排序,帕累托图帮助团队集中资源解决最关键的问题。
  • 流程图:流程图是表示过程中各步骤流程和决策点的图形化工具。它有助于团队理解过程的每个环节,识别潜在的质量问题和瓶颈,并促进流程的优化和改进。
  • 根本原因分析(RCA):根本原因分析是一种用于识别问题根本原因的方法,目的是不仅仅解决表面问题,而是通过解决根本原因来防止问题的再次发生。RCA通常涉及多个步骤,如收集和分析数据,识别原因,以及制定和实施解决方案
  • 六西格玛方法:六西格玛是一种旨在减少过程变异和提高质量的方法论。它使用一套质量管理方法,包括统计学方法,并由专门的项目团队来执行,其目标是将缺陷率降低至每百万件机会中不超过3.4件。

项目监控与控制阶段工具

1.变更请求表

变更请求表用于正式记录和提交项目范围、时间表、成本或合同条款等方面的变更请求。这种工具使项目团队能够系统地管理变更,确保每项变更都经过适当的评估、审批和实施。变更请求表通常包含变更的、变更原因、预期的影响(包括对时间、成本和资源的影响)、以及提交变更请求的人的信息。

通过使用变更请求表,项目经理和团队能够跟踪变更的状态,从提出到批准再到实施的每一个步骤,确保所有的变更都被适当管理,并且项目目标仍能够达成。

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2.进度跟踪报告

进度跟踪报告旨在定期更新项目的状态和进展。它使项目团队、管理层和其他利益相关者能够了解项目是否按照计划进行,识别任何可能的延迟或偏差,并采取适当的措施来纠正路径。进度跟踪报告通常包括项目的关键活动、已完成的工作、计划中的工作与实际完成的工作之间的对比、存在的任何问题或风险,以及对项目未来进展的预测。通过提供这些信息,进度跟踪报告帮助确保项目目标的实现,并使所有相关方都对项目的当前状态保持清晰和一致的理解。

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3.PDCA循环

PDCA 循环又称戴明环。PDCA 循环的含义是将质量管理分为四个阶段,即 Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查) 和 Action(处理),PDCA 循环就是按照这样的顺序进行管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。

4.Earned Value Management(EVM)

Earned Value Management (EVM) 是一种高度结构化的项目管理技术,用于评估和测量项目性能和进度。它结合了项目范围、时间表和资源成本的测量标准,提供了一个早期的预警系统,以帮助项目经理识别与管理项目中的性能偏差。通过比较计划的价值(PV,即计划成本)、实际成本(AC)和挣得的价值(EV,即完成工作的价值),EVM使项目管理者能够准确跟踪项目的成本和进度效率,预测项目结果,并确保项目按预算和时间表完成。EVM的核心指标包括成本偏差(CV = EV – AC)、进度偏差(SV = EV – PV)、成本绩效指数(CPI = EV / AC)和进度绩效指数(SPI = EV / PV),这些指标提供了关于项目健康状况的关键信息,有助于制定相应的纠偏策略。

以下是Earned Value Management (EVM) 的示意表格:

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5.风险监控表

它帮助项目团队持续监视风险的状态,评估风险处理措施的有效性,并确保所有潜在问题得到适时的关注和管理。风险监控表通常包括风险描述、影响评级、概率评级、优先级、缓解策略、负责人以及当前状态。通过定期更新风险监控表,项目管理者可以有效地控制和减轻风险对项目的影响,提高项目成功的可能性。此外,风险监控表还促进了团队间的沟通和协作,确保所有团队成员都对项目风险有清晰的认识,并共同努力降低风险发生的概率和影响。

结论

随着项目管理领域的不断发展和技术的日新月异,项目管理工具、技术和软件的选择也在不断扩大。项目经理和团队成员需要根据项目的具体需求、团队的工作方式以及预算限制来选择最合适的工具和方法。无论是在项目的计划、执行、监控还是收尾阶段,合适的工具和技术都能显著提高项目成功的概率,增强团队的协作效率,确保项目目标的顺利实现。最终,通过持续学习和适应新的项目管理实践,项目管理专业人员可以不断提升自己的能力,为组织带来更大的价值。

常见问答(FAQS):

敏捷和Scrum技术在项目管理中有什么作用?

:敏捷和Scrum技术在项目管理中用于提高项目的灵活性和适应性。敏捷管理是一种强调快速和灵活响应变化的方法,而Scrum是敏捷开发中的一种框架,专注于在固定周期(Sprint)内完成预定的工作量。这些技术促进了更紧密的团队协作和持续改进的过程。

3. 如何选择合适的项目管理软件?

选择合适的项目管理软件时,应考虑项目的具体需求、团队规模、预算和特定功能需求。重要的是评估软件是否提供必要的时间管理、任务跟踪、资源分配和协作功能。此外,软件的用户友好性和是否支持移动设备也是重要考虑因素。

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