简化工作流：9大主流企业文档管理软件测评

本文将对比盘点9大主流企业文档管理软件：PingCode、Worktile、语雀、飞书文档、Zoho Docs、石墨文档、金山文档、Confluence、Dropbox Business、DocuWare。

在寻找合适的企业文档管理软件时，你是否感到迷茫不已？市场上的众多选项似乎都声称能提供最佳的文档管理解决方案，但究竟哪一个才能真正满足你的业务需求？

通过对比市场上主流的9款企业文档管理软件，我将在本文中揭示它们的功能、优劣势，并分析各自的独特之处，帮助你做出明智的决策。

1、PingCode

这是国内非常推荐的一款文档管理工具，因为 PingCode 知识库能够用于各种类型和规模的团队。它能够用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队更受欢迎。能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大等。

PingCode 知识库工具的核心使用场景包括：产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

PingCode 知识库工具功能包括：多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

该工具优点在于，产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；为25人以下团队免费提供基础版本；国产化，支持信创、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等购买/部署方式；国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

【官网：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常适合项目文档管理的系统，提供灵活的项目文档管理和不限速的企业网盘功能，适合中小型企业和跨部门团队。它支持任务管理、时间跟踪、文件共享和企业网盘，通过统一的知识库平台，将分散的知识进行集中管理和分类，建立结构化的知识目录。这种分类管理不仅方便知识的检索和访问，还能帮助团队成员快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供强大的任务管理功能，支持任务的创建、分配、跟踪和完成，并提供时间跟踪功能，帮助团队成员记录工作时间和项目进展。跨部门团队可以通过共享文件夹和协作空间进行有效的文件共享和协作，确保信息的流畅传递和有效沟通。整体而言，Worktile在提升团队协作效率和项目管理方面表现出色，是企业管理和利用团队知识的理想工具。

【官网：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、语雀

概述： 语雀是由蚂蚁集团开发的一款文档与知识库工具，始创于2018年，目的是提供一种系统化的知识管理方式。它不仅服务于工程师编写技术文档的需求，而且旨在帮助每个人和团队高效地记录、分享和交流知识。

主要功能： 语雀的主要功能包括结构化知识库管理、多人实时协作编辑文档、版本控制、任务管理以及全文搜索。它还支持通过浏览器和移动应用进行访问，确保了跨平台的文档同步和操作的便捷性。

优势： 语雀的优势在于其深度整合了知识的创建、管理和协作功能，使知识的沉淀变得更加有序和高效。其数据安全措施符合金融级标准，为用户提供了可靠的文档保护。

适用场景： 语雀适合需要系统化知识管理和团队协作的各种环境，无论是企业、教育机构还是技术团队，都可以通过语雀来优化知识流通和团队合作。

官网：yuque.com

4、飞书文档

飞书文档是一款集成多功能的在线协同办公工具，旨在提高团队沟通和协作效率。该平台支持文档、表格、思维笔记等多种格式，用户可以在同一平台上实时编辑和共享文件，从而实现高效的团队协作。

主要功能包括实时多人编辑文档、版本控制、任务列表插入、以及@提醒功能，非常适合需要动态协作的工作环境。飞书文档还能插入表格、图片、视频等多种媒体内容，且支持文档中直接发起视频会议，极大地丰富了协作的可能性​。

飞书文档的优势在于其高度的集成性和灵活性，使其不仅限于文档编辑，而是成为一个全面的办公协作平台。它的实时协作功能可以显著提高团队的工作效率和沟通质量，特别适合远程团队和需要快速反应的项目管理​。

适用场景广泛，从初创企业到大型企业均可利用飞书文档提升项目管理、文档共享和团队协作的效率。特别是对于需要处理大量文档和数据的团队，飞书文档提供的工具和功能可以帮助他们更好地组织信息和优化工作流程​。

官网： docs.feishu.cn

5、Zoho Docs

Zoho Docs 是一款基于云的文档管理软件，适用于各种规模的企业。它允许用户在云端轻松管理、共享和存储文件，包括演示文稿、文档和电子表格。Zoho Docs 为团队和个人提供了一个安全的文件管理环境，支持多种设备和客户类型。

Zoho Docs 的主要功能包括在线协作、文件版本控制、安全文件共享以及与 Zoho Office Suite 和其他工具的集成。该软件还支持桌面同步，可以让用户在离线状态下工作于文件，并在联网后自动同步到 Zoho Docs 云存储。

Zoho Docs 的优势在于其云基础的存储解决方案，提供简便的访问方式和免费的存储计划。此外，它还提供强大的文件组织工具，如文件夹创建和子文件夹管理，以及强化的文件安全措施，如默认加密和备份恢复功能，确保数据安全。

Zoho Docs 适合需要高效文件管理和协作的小型至中型企业，以及自由职业者。它特别有助于那些需要安全、易于访问的平台进行文件共享和管理的团队。

官网：www.zoho.com

6、石墨文档

石墨文档是一款专注于提升企业协同办公效率的在线文档管理工具。它允许用户在云端实时进行文档、表格、幻灯片等多种格式的编辑和协作，非常适合需要远程协作的团队和组织。

主要功能方面，石墨文档包括但不限于文档共享、实时协作编辑、版本控制以及数据安全管理等。用户可以在一个平台上处理多种办公文档，支持跨设备访问，并提供历史版本回溯和文档权限管理，确保信息的安全性和完整性。

石墨文档的优势在于其强大的协作功能和灵活的权限设置，可以有效防止信息泄露，并支持对文档的实时编辑和评论，大大提升了团队的工作效率。此外，其界面友好，易于使用，适合各种规模的团队和企业。

适用场景包括远程办公、项目管理、教育和培训、研发团队等多个领域，尤其适合那些需要高效协作和信息共享的环境。

官网：shimo.im

7、Confluence

Confluence 是一款由 Atlassian 开发的企业级文档管理软件，主要设计用于帮助团队创建、协作和组织工作内容。作为一个团队协作空间，Confluence 允许用户在一个集中的平台上进行知识分享和项目协作。

Confluence 提供了多种功能来支持团队协作，包括创建动态页面、使用白板进行头脑风暴、以及通过数据库管理和同步团队工作。此外，Confluence 还支持内容的实时协作和知识的集中管理，帮助团队高效地分享信息和资源​。

Confluence 的一个主要优势在于其高度的可定制性和扩展性，可以支持多达 50,000 名用户，而不损害其可靠性和性能​ 。此外，它提供了严格的安全措施，包括在传输和静态时加密数据，以及满足多种合规要求，如 HIPAA 和 GDPR。

Confluence 特别适用于需要高度协作的团队和项目管理环境。无论是市场营销团队制定 GTM 策略，还是软件团队协作开发产品，Confluence 都能提供必要的工具和功能来支持这些活动​。

官网：www.atlassian.com/software/confluence

8、Dropbox Business

Dropbox Business 是一款多功能的企业文档管理软件，专为提高团队协作效率和文件管理安全性而设计。它不仅支持文件存储和分享，还提供了强大的协作工具，使企业可以在全球范围内高效操作。

Dropbox Business 提供多种功能，包括文件存储、实时协作、版本控制、安全分享等。用户可以在任何设备上访问文件，支持文件的在线编辑和评论功能，简化了团队之间的沟通流程。此外，它还具备高级的安全功能，如远程擦除、链接权限设置和多重验证等。

Dropbox Business 的主要优势在于其用户友好的界面和强大的集成能力。它可以与多种应用程序如Office 365和Slack无缝集成，大大提高了工作效率。其安全功能也是一大亮点，为敏感文件提供了坚固的保护措施，确保企业数据安全。

这款软件适合需要高效文档协作和严格数据安全管理的企业使用。无论是远程团队协作、项目管理还是敏感数据的安全存储，Dropbox Business 都能提供可靠的解决方案。特别适合快节奏和高度依赖文档管理的行业，如法律、咨询、建筑和设计等领域。

官网：www.dropbox.com

9、DocuWare

DocuWare 是一款云端文档管理解决方案，旨在帮助企业高效管理业务文档并优化核心业务流程。通过数字化、安全化处理业务文件，DocuWare 确保信息流在决策者之间无缝传递，无论使用何种设备或在何处。

主要功能包括自动化发票处理、合同管理、员工文件管理、安全文档归档以及移动劳动力支持。DocuWare 通过自动化手动数据输入和重复任务，例如归档、版本控制、审批和提醒，从而提高工作效率并推动业务发展。

DocuWare 的优势在于其强大的集成能力和灵活性，能够与关键业务应用程序如 Microsoft Teams、Outlook 以及 ERP 或 CRM 系统无缝集成。此外，DocuWare 提供了严格的安全措施和易于管理的权限设置，保护敏感信息不被泄露。

该软件适用于需要从纸质文档向数字化管理过渡的企业，特别是那些分布广泛且需要远程操作的团队。无论是小型企业还是大型企业，DocuWare 都能提供灵活的解决方案来满足各种需求。

官网：start.docuware.com

企业文档管理软件的关键功能有哪些

企业文档管理软件的核心功能包括文档存储、检索、版本控制、权限管理以及协作功能，高效的存储系统确保数据安全且易于管理。例如，版本控制功能允许团队成员追踪文件的编辑历史，确保信息的准确性与完整性。

根据调查，超过60%的企业表示，文档管理软件显著提升了他们的数据安全性。此外，权限管理功能允许企业设定谁可以查看或编辑特定文档，这对于保护敏感信息至关重要。

此类工具的协作功能，如共同编辑和评论，极大地促进了团队间的沟通与协作效率，尤其在远程工作日益普及的今天，这类功能变得更加重要。

不同类型的文档管理系统如何满足特定业务需求

不同类型的文档管理系统设计来满足不同规模和类型的企业需求。对于小型企业，可能更重视成本效益和易用性；而大企业则可能需要强大的集成功能和高级的安全措施。

云基础的解决方案提供了灵活性和可扩展性，使企业可以根据需求增减资源，同时减少了IT维护的复杂性。据统计，已有74%的企业选择将其文档管理迁移至云端。

另一方面，本地部署的系统提供了更严格的数据控制和自定义能力，适合那些对数据安全有极高要求的行业。每种类型的系统都有其特定的优势，企业需要根据自身的业务模式和需求来选择最合适的解决方案。

企业如何评估文档管理软件的性能和可靠性

评估文档管理软件时，性能和可靠性是关键考虑因素。性能不仅涉及文档处理的速度和效率，还包括软件的可用性和稳定性。

企业应该考虑软件的扩展性，即系统在用户数增加或数据量增长时，是否能够维持高效的运行。软件提供商通常会提供试用期或演示，以帮助企业评估这些方面。

此外，查看现有客户的评价和案例研究可以提供重要的第三方证据，证明软件的可靠性和企业的满意度。根据Forbes报导，超过85%的技术采购决策者会参考同行的评价来决定购买。

市场上领先的文档管理软件有什么优势和劣势

领先的文档管理软件通常提供全面的功能，包括先进的安全措施、强大的搜索引擎和广泛的第三方集成。这些功能使得顶尖软件在市场上占据优势，能够满足多样化和复杂的企业需求。

然而，这些系统可能也存在劣势，如较高的成本、复杂的配置需求和可能的过度功能。有时，功能众多可能导致使用复杂，特别是对于非技术用户来说。

评估这些软件时，了解它们的用户支持和服务质量同样重要。优质的客户服务可以大大提高用户体验和满意度，减少实施过程中的问题。

总结

在当今数字化快速发展的商业环境中，选择合适的企业文档管理软件不仅是提升工作效率的关键，也是确保信息安全和加强企业合规性的重要步骤。通过比较市场上主流的九款软件，我们可以看到，无论是云基础的解决方案还是本地部署，每种软件都有其独特的优势和局限性。企业在选择时应综合考虑自身的特定需求，如安全性、用户友好性、集成能力和成本效益等因素。

文档管理软件的选择，不仅关系到企业日常操作的便捷性，更直接影响到团队的协作效率和企业数据的安全。因此，企业在做出决策时，应进行全面评估，并考虑未来的扩展性和技术支持。

常见问答（FAQs）

企业文档管理软件的主要作用是什么？

答：企业文档管理软件主要用于帮助企业系统地存储、管理和跟踪电子文档和纸质文档的电子版本。它们通常包括功能如文档存储、版本控制、权限管理、审计追踪以及文件的安全保护。

选择企业文档管理软件时应考虑哪些因素？

答：选择时应考虑以下因素：软件的安全性、用户界面的易用性、文档检索和管理的效率、系统的集成能力、支持的文档类型、定价结构以及客户服务和技术支持的质量。

云基础的文档管理软件和本地部署有什么区别？

答：云基础的文档管理软件由供应商在远程服务器上托管，便于远程访问和维护，而本地部署则需要企业自己在内部服务器上安装和运维。云解决方案通常更灵活且初期投资较低，而本地部署则在数据控制和安全性方面可能提供更高的自主性。

如何确保文档管理软件中的数据安全？

答：确保数据安全应从多个方面入手：选择提供强大数据加密的软件、设置复杂的访问权限、使用多因素认证、定期备份数据以及选择符合行业安全标准和法规的软件产品。