采购管理中的项目文件和组织过程资产有哪些更新

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采购管理中的项目文件更新有:1、经验教训登记册;2、资源需求;3、需求跟踪矩阵;4、风险登记册;5、相关方登记册。组织过程资产更新有:1、支付计划和请求;2、卖方绩效评估文件;3、预审合格卖方清单更新;4、经验教训知识库;5、采购档案。

一、项目文件更新

可在本过程更新的项目文件包括(但不限于):

1、经验教训登记册

更新经验教训登记册,记录能有效维护采购工作的范围、进度和成本的技术。对于出现的偏差,经验教训登记册应该记录曾采取的纠正措施及其有效性。

如果已经发生索赔,则应记录相关信息以避免重蹈覆辙,其他关于如何改善采购过程的信息也应记录在内。

2、资源需求

随着承包商的工作进展,可能因工作执行不符合原定计划而需要变更资源需求。

3、需求跟踪矩阵

更新需求跟踪矩阵,记录已实现的需求。

4、风险登记册

取决于卖方的组织、合同的持续时间、外部环境、项目交付方法、所选合同类型,以及最终商定的价格,每个被选中的卖方都会带来特殊的风险。随着早期风险的过时以及新风险的出现,在项目执行期间对风险登记册进行变更。

5、相关方登记册

随着执行阶段的工作进展,承包商和供应商可能发生变更,应该把承包商和供应商的变更情况记录在相关方登记册中。

二、组织过程资产更新

作为控制采购过程的结果,需要更新的组织过程资产包括(但不限于):

1、支付计划和请求

所有支付都应按合同条款和条件进行。

2、卖方绩效评估文件

卖方绩效评估文件由买方准备,用于记录卖方继续执行当前合同工作的能力,说明是否允许卖方承接未来的项目,或对卖方现在的项目执行工作或过去的执行工作进行评级。

3、预审合格卖方清单更新

预审合格卖方清单是以前已经通过资格审查(获得批准)的潜在卖方的清单。因为卖方可能因绩效不佳而被取消资格并从清单中删除,所以应该根据控制采购过程的结果来更新这个清单。

4、经验教训知识库

经验教训应该归档到经验教训知识库中,以改善未来项目的采购工作。在合同执行终了时,应把采购的实际成果与原始采购管理计划中的预期成果进行比较。应该在经验教训中说明项目目标是否达成;若未达成,则说明原因。

5、采购档案

应该准备好带索引的全套合同文档,包括已关闭的合同,并将其纳入最终的项目档案。

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