项目管理软件的常见功能是什么

刘佳 135

项目管理软件的常见功能主要包括:1.定义;2.计划;3.时间表;4.可视化;5.工作流;6.任务;7.资源管理;8.文档;9.报告。其中项目管理的“定义”是任何项目管理软件的核心,因为它允许公司定义项目结构,这是任何业务活动的基础。

大多数项目管理解决方案中都包含以下标准功能:

1、定义

项目定义功能是任何项目管理软件的核心,因为它允许公司定义项目结构,这是任何业务活动的基础。项目结构需要仔细定义;由于存在中断项目的风险,因此在实施时很难对其进行重大更改。同时,项目管理软件应允许用户调整结构,使项目保持正常进行。

2、计划

项目管理软件应提供多种选项来规划项目,例如用于定义谁在何时执行的操作的模板和规则。项目计划模板是任何项目的良好起点,因为项目经理不需要从头开始规划。项目规则可用于定义资源分配、任务相关性和项目截止日期的工作流。项目计划还应考虑可能影响项目的风险。例如,项目经理可能希望分配超过标准时间和资源来完成任务。最好为最坏的情况做好计划。

3、时间表

项目计划包括里程碑和截止日期,它们确定项目的每个阶段预计何时完成。根据项目的复杂程度,还可以将截止日期分配给活动和任务。项目管理解决方案应包括根据任务之间的相互依赖关系定义里程碑的功能。例如,某些任务只能在前一个任务完成时启动,而其他活动可以并行完成。

4、可视化

项目可视化功能(如甘特图)提供项目的所有活动、任务、截止日期和里程碑的概览。理想的可视化效果允许用户向下钻取到项目结构的每个级别,以查找有关资源或活动的详细信息。具有适当授权的用户还应该能够调整视觉计划,并且对任何操作或里程碑的任何更改都应自动更新项目的任何其他相关部分。

5、工作流

工作流和流程定义在项目阶段如何执行活动。这些功能需要可定制,以适应每个团队的需求,并应提供合理的逻辑,以考虑项目的约束和限制。为了改进问责制,工作流应包括审批,以便主管、项目经理和主管对所提供服务的质量负责。

6、任务

任务管理用于定义、安排和监视员工及其工作。这对于管理在不同地点工作的多个团队以及现场人员或外部承包商和顾问至关重要。项目管理软件应提供根据意外更改或客户请求调整时间表的能力。待办事项列表也是任务管理的一部分,用于由员工或团队创建任务列表。使用待办事项列表,项目经理可以将工作分配给员工,而无需授予他们访问整个项目的权限。待办事项列表也可以用作员工用来跟踪进度的清单。

7、资源管理

资源管理特别重要,因为它可以对项目的成本产生重大影响。每种类型的活动都可能需要特定的资源,应以最佳方式使用这些资源来降低成本。团队还可以从跨多个活动和项目分配资源的能力中受益,这使他们能够批量获取材料并节省采购成本。此外,用兼容的替代方法替换不可用资源的能力可以降低成本并避免延迟。

8、文档

项目文档功能管理与项目相关的所有文档(如合同、工作说明、报价和建议书等)的流程。这些文档通常以电子格式存储,使用户更容易在内部和外部共享它们。项目管理解决方案还必须包括文档模板和用户重用内容的选项。

9、报告

报告、分析和仪表板由项目中涉及的所有各方使用,从员工到外部顾问,甚至客户。因此,分析功能必须足够灵活,以便轻松适应每种类型的用户。同时,私人数据或财务详细信息等敏感信息只能通过安全门户与授权用户共享。

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