任务管理方法和技巧

小编 26

任务管理方法和技巧包括:1.任务分配落实到个人;2.任务完成时间要具体;3.加强沟通以统一信息;4.定期检查任务进度;5.用四象限厘清任务事件;6.使用PDCA管理执行过程;7.借助任务管理软件。任务分配落实到个人,有助于任务执行过程中的问题追责。

1.任务分配落实到个人

在进行任务分配时应该落实到个人,这样做能避免工作出现错漏,员工间互相推卸责任。如果要分配给2~3人的小团队,则要确定谁来负责,并说明出现问题就由他来承担。

2.设置具体任务完成时间

要把任务完成时间具体到某天某时,而不是“尽快”、“越快越好”。模糊的时间概念会让员工分不清轻重缓急,如果恰逢手头上也有紧急重要的事,很可能把刚布置的任务往后推,而领导所说的“尽快”可能是2小时内必须交付,到时交付不出,轻则影响项目进度,重则影响项目结果。

3.加强沟通以统一信息

由于人与人之间存在一定的理解偏差,为了消除这种偏差造成的不良后果,作为管理者在分配或布置好任务以后,应该与员工多进行一次沟通,以确认对方是否已经理解或了解任务目标和内容,从而统一信息,保障目标任务的顺利执行和完成。

4.定期检查任务进度

虽然做好任务分配后,每一个子项目都有专人负责,但作为任务派发的管理者必须统揽全局,为整个项目负责,所以定期询问项目进度,掌握项目完成率很有必要。

5.用四象限厘清任务事件

使用四象限矩阵从重要性和紧急程度对任务进行分类,从而将任务分为重要且紧急、重要不紧急、不重要不紧急、不重要但是紧急四种类别。四象限矩阵方法对于任务管理的启示在于对各种任务事件按照重要和紧急程度进行筛选,厘清事件处理的先后顺序和具体流程。

6.使用PDCA管理执行过程

由哈特提出,后经戴明 (Edwards Deming) 推广使用,因而被称为戴明环。所谓 PDCA ,是指计划 Plan →执行 Do →检查 Check →调整 Adjust。PDCA 的意义在于提供了一套完整的目标管理流程,强调在一次又一次的目标设定和任务执行过程中,确保任务精确得到执行。

7.借助任务管理软件

一般来说,周期长的项目可分多个节点了解项目进度,周期短的项目可居中了解一次。这套团队任务管理方法需要管理者做好子项目管理人、进度、汇报、紧急事项等的记录,常规的excel或者纸质笔记本要么缺乏协作,要么效率较低,如果管理者想提高效率,更好的办法是借助团队任务管理软件进行管理,比传统的记录方法效率高很多。

延伸阅读

项目任务管理的三大技巧

1.对项目进行细分重组

先评估能力,再分配任务,每个人的能力要和任务的难度匹配。每个人任务完成所需时间要尽量平等,也就是要达到一种负载平衡。每个人得到的任务里,挑战有意思的工作和脏活累活的比例要大致相等。每个人任务里有足够的挑战,能够帮助其成长,又不至于太难而让其望而生畏并产生挫败感。

不同人的任务之间如果有依赖性,在分配任务时要安排合理的顺序,确保不会有人被别的人或事阻塞(Block)。每个人的任务里都应该有一个主题,就好像故事有一条主线。这样,成员会觉得自己参与了一个比较完整的任务,进而产生成就感,而不是感觉做了一堆杂活。

2.做好工期预算

一般情况下,技术管理者都会对每个任务的完成时间有自己的判断,但最终还是要和接受任务的员工沟通清楚,并尊重对方的意见,确保双方能就任务时间线达成一致。有了承诺,工作的目标性也会更强一些,毕竟截止日期才是最好的效率工具。

3.实时跟踪并预备B计划

在 “细分重组” 中把工作分成了小块,在完成过程中,还需要设立各种里程碑。其中,有一些长期的大里程碑,也有一些为期一周到两周的小里程碑。一旦出现延迟,管理者要和任务的负责人一起分析原因,询问对方能否追上进度,会不会对整个项目的进程有重大影响。如果存在不利影响,则需要启动B计划。

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