新工具、新思维、新理念 - Worktile如何解决团队协作问题

Terry
Terry 2014-04-29 13:03 1 2618

在Worktile Talk 第一期上我做了主题为《新工具、新思维、新理念》的分享,在该主题中给大家总结了一下过去那些年我们都是如何工作的,我们的时间花在了哪里,带领大家去思考我们工作本来应该是什么样子的,以及Worktile是如何考虑解决团队协作这个问题的。今天在这儿把整个分享的内容整理出来,供大家参考。

问题出在哪里

根据麦肯锡2012年的一份调查报告显示,在过去的几十年里,我们的工作时间中有30%都花在了邮件上,有35%的时间花在了参加各种无休止的会议上,有25%的时间花在了跟踪各种信息的进展上,而留给我们自己真正工作的时间只有20%的时间。


在我们工作中,另一个非常重要的问题是孤岛问题突出,包括信息孤岛,各种进度信息都极度不透明,团队成员之间无法知道互相之间到底在做什么;应用孤岛,各种应用之间的数据互相独立而无法共享;还有资源孤岛,各种资源分别放在不同的地方,当我们想要查找一个文件时,不知道应该是去邮箱中找,还是去文件共享服务器上去找。

基于上面的问题,那些年我们根本无法准确的回答下面这些问题:

  • 距离下个里程碑还有哪些事情要做?
  • 哪些事情的优先级最高?
  • 这些事情都由谁来负责?
  • 完成这件事情的文档在哪里?
  • 半年前我们为什么要做出这样的决定?
  • 今天我该做什么?
  • 我的团队成员在做什么?

工作应该是什么样子的

首先是有一些团队试图引入社交网络的理念到企业管理中,这种方式虽然在增加信息透明度方面有所助力,但我认为还不能真正解决工作中遇到的问题。首先人是社交网络的中心,在社交网络中大家更看到人与人之间的关系,事情是人与人之间关系的附属物,所以这种关系更适合我们的个人生活,而非工作。


不可否认,在工作中人与人之间的关系很重要,但工作更重要的应该是做事,完成工作,所以在工作中应该是围绕着事情进行,应该以事为中心,更应该强调人与事、事与事之间的关系,人是事情的参与者,即这件事由谁负责,谁负责给这些事提供必要的帮助。回归本源,工作原本应该是这样子的。

我们是如何解决的

在Worktile中,我们把团队协作中常见的一些问题,抽象成几个基础的元素:任务、文件、日程、话题、文档、聊天和邮件。任务和日程解决团队协作中的效率问题;话题、聊天和邮件重在解决团队中的沟通问题;文件解决团队资源共享问题,而文档解决团队的记录问题,形成团队知识库。在这些基础元素中,以任务为核心展开。


所有这些基础元素都不是互相独立的,他们之间会互相关联,形成了一个矩阵模型。以邮件为例,收到的邮件可以通过个人收件箱轻松进入Worktile,并作为一个话题与团队成员分享;同时也可以把Worktile中的任务、话题或者文件等通过邮件分享给团队外部人员。各个元素之间互相关联,避免了资源孤岛问题。

为了更好的解决的人与事之间的关系,在Worktile中,我们引入了关注机制。这种关注机制与社交网络中的关注不同,子社交网络中,我们关注的对象是人,当你关注的人有状态更新,你能够及时得到最新消息;而在Worktile中,我们让这种关注对象变为了事,你可以关注自己感兴趣的任务、文件、话题、文档、日程等,当这些事情有更新时(如完成了任务,评论了话题),作为关注者的你可以及时收到消息。关于关注更详细的请访问:Worktile协同特色之一:无处不在的关注

在Worktile的设计中,我们引入了协同管理的理念而非传统的管理理念,更强调去中心化。协同管理理念更加强调团队中每个人的作用,大家互相配合,充分协作,最终完成统一的目标;而传统管理理念中,更加抢到领导者的作用,领导者去协调各种资源,协调团队成员之间的配合,最终完成目标。对于中小团队来讲,协同管理理念的优越性不言而喻,后续我们专门写一篇文章来解释为什么协同理念更适合中小团队。

之前我就提到了信息孤岛问题以及团队信息之间的不透明带来的各种问题,在Worktile中我们非常强调团队信息透明度这一点,这种透明度不仅仅包括向上的透明度,还有向下的透明度;不仅要有计划和目标的透明度,也要有进度的透明度。要让团队中的成员随时知道其他成员在做什么,有什么进展。这种信息的透明度,对于提升团队的效率而言是非常显著的。

写在最后

最后,Worktile的使命在于使用新的工具,采用新的思维、新的理念去解决团队协作的问题,尽管有时候新的事物大家的接受需要一些时间,但是我们有信心去做好这件事情。

Worktle 免费了

评 论

郭兄 郭兄
07-09 20:32 #2

工作是什么的思维,总结的不错,赞一个