Worktile HR解决方案——提升运营效率,加强管理效能

田晶
田晶 2016-10-31 15:09 0 344

背景介绍

人才是企业的命脉,而人力资源(Human Resources ,简称HR)作为掌握这一命脉的第一人,其重要性自然是不言而喻了。只不过在国内多数企业中,普遍面临着招聘杂乱无章、员工关系管理困难、培训考核结果容易不了了之的现象。

就拿招聘这一每个HR 都需要面对的工作来说,从简历筛选到笔试、面试,以及最终的录取,整个过程看似简单,实则是一个繁琐的过程,HR 需要参与到整个招聘流程中,对每个环节进行严格把控和统筹安排,因此当企业有大量的招聘需求时,HR 难免力不从心,加上招聘过程的繁琐、碎片化以及不透明使得公司普遍招聘结果不理想。

但在Worktile 中,可以通过创建日程安排每次面试,通过项目来管理员工信息,将培训资料放在企业网盘中供员工查看,通过审批记录考勤薪资……将杂乱的工作清晰化,并且每个流程都有迹可循,帮助HR 管理好招聘、员工关系、培训、日常事务等各项工作,相信能够帮助HR 团队提高工作质量和效率,最终让企业能够有效地招贤纳士。

招聘管理

在企业招聘时,HR 需要首先确认企业的招聘需求,进而筛选简历,跟应聘者和面试官确认面试时间,到最终告知应聘者面试结果,安排入职,参与到整个招聘流程中。

这一流程可以通过Worktile 企业版的【网盘】、【日历】两个模块协助完成。

网盘存放简历
一旦招聘开始,每一个岗位HR 都需要翻阅众多简历,并将合适的简历下载下来存放,供之后的面试官查看。

下载下来的简历可以存放在【网盘】中,Worktile 企业版的网盘分为企业网盘和个人网盘,企业网盘下的内容可以允许相关的人员查看,并且网盘支持创建文件夹、上传文件。

因此你可以创建一个名为【简历库】的文件夹在企业网盘中,在该文件夹下,按照岗位再分别创建若干个文件夹,将对应的简历上传即可。

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这样的方式不仅可以替代HR 一直在电脑文件夹上存储简历的方式,还可以在没有电脑的情况下,在移动端上随时随地查看、分享简历。并且还能够直接点击简历在线预览,改变了以往招聘时需要打印简历的方式,非常节约纸张。

日历安排面试
在筛选过合适的简历之后,HR 就需要跟应聘者和面试官确认面试时间,这一阶段可以通过在【日历】上创建日程的方式完成。

首先,HR 会先联系应聘者确认面试时间,之后HR 就可以直接在【日历】上对应的时间创建面试日程 ,该日程可以以面试者的【岗位-姓名】命名,可以设置好面试的开始时间、结束时间,并支持从【网盘】中直接上传应聘者的简历到该日程下,之后只需要邀请面试官参与该日程,面试官就可以了解到面试的所有细节,从而合理的安排时间。

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在创建日程安排面试的时候,为了避开面试官忙碌的时刻,HR 可以在新建日程页面打开【日程排期小助手】,查看面试官、要使用的会议资源的忙/闲排期,找到最合适的面试时间与地点,再也不用打电话或是发邮件反复确认开会时间。

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Tips:点击即可查看日程排期小助手详细教程>>

关于面试过程中有任何的疑问,面试官和HR 还可以通过【评论】进行线上交流,不用再通过传统方式对接,避免消息的不及时性从而影响到面试效率。每次的面试结果,面试官也可以直接在评论中告知HR,方便HR 进行后续的工作。

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最终确定录取的候选人,HR 就可以发放Offer 安排入职,而对于不合适的应聘者,可以重新编辑日程名称以做记录,作为公司的人才储备资源。

员工关系管理

员工入职管理
员工关系管理首先要进行的就是员工入职管理。HR 作为入职员工在公司接触的第一人,如果HR 能够在第一天为新员工提供一些帮助,让新员工对企业、对工作、对同事都有一个好的了解和熟悉,那么他会很快地在新的环境中投入工作。

因此在员工入职时,HR 需要给予一个清晰且没有压力的入职流程,帮助新员工有效地提交材料、签订合同,了解企业的架构、制度章程、岗位职责以及相关的培训事宜。

而使用Worktile ,HR 除了可以快速的拿到员工的资料,还可以让员工在第一时间掌握到入职有关的全部事宜,并合理的安排自己的时间,完成入职流程。

具体方法如下:

创建一个入职项目,并创建【入职准备】、【入职第一天】、【入职第一周】和【工作评估】四个任务列表,添加新员工、HR、培训负责人加入,这样新员工就可以根据项目内的任务指引完成入职流程:

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  • 入职准备:该列表列出了所有需要新员工提交的材料信息,新员工可以按照该表进行准备;
  • 入职第一天:正式入职时,除了需要登记各种信息,还需要了解公司的各项工作制度,新员工可以查看该列表上的任务详情了解;
  • 入职第一周:一周内新员工需要掌握的信息都存放在该列表上,包括工作内容、培训内容等;
  • 工作评估:用来记录员工在不同阶段的工作评估结果。

Tips:由于项目可以进行拷贝,可以直接创建名为【入职培训】项目模板,当有新员工入职时,只需要将拷贝项目模板,并将项目名称命名为【该员工姓名-职位】即可,且不同的入职流程,也可以直接在项目内添加任务列表、更改任务名称、拖动任务顺序来建立相应的模板。

员工信息收集
收集完新员工的信息,HR 就可以将该员工的信息与所有在职员工的信息进行汇总,这一点可以通过任务的跨项目拷贝完成。

由于新员工所在的入职项目中,已经有一个【登记基本信息】的任务,员工只要填写完之后,HR 就可以将该任务直接拷贝至员工信息收集的项目,并放在对应岗位的列表上,再将该任务以员工的名称重新命名即可。

项目内还支持【自定义字段设置】,HR 作为项目的管理员,可以在自定义字段的设置界面,添加员工编号、入职时间、学历、年龄等字段类型。添加好的自定义字段会显示在任务详情页上,HR 可以填写字段内容,之后再让其显示在看板视图的任务卡上,这样HR 就可以直接在项目页面清晰直观的看到员工的基本信息。

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Tips:欲知自定义字段具体操作方法,请戳>>

这种以任务卡片记录员工信息,可以让HR 直观清晰地看到每个员工的信息,还可以随时修改更新,并支持上传附件、分享给他人等多种便捷操作,可以有效地取代Excel 记录花名册的传统方式。

员工离职管理
除了对新员工、在职员工的关系管理,HR 还要管理好离职员工关系。这部分也可以通过员工离职的项目完成。

和入职管理的项目一样,员工离职的项目也可以实现创建好项目模板,在项目内搭建好离职流程,比方说创建帐号清理、协议及服务、资产归还的任务列表,员工只需要按照任务指引一步步办理离职手续即可:

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培训管理

新员工入职培训,是员工进入企业后工作的第一个环节。成功的新员工培训可以起到传递企业价值观和核心理念,并塑造员工行为的作用,它在新员工和企业之间架起了沟通和理解的桥梁,为新员工迅速适应企业环境打下了坚实的基础。

整个培训流程,从了解培训事宜介绍到安排培训时间再到最终的考核评估,HR 也可以通过上述新员工的【入职培训】项目完成。

该项目中的【入职第一周】列表上,已经为新员工创建好了有关【新手培训】和【公司产品培训】的任务,并在任务详情中添加好了培训的有关事宜和培训的资料。

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HR 可以通过设置截止时间的方式,确定培训的日期;也可以在日历上创建培训日程,邀请培训的负责人和员工参与,完成培训:

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培训结束后,关于培训的考核和评估结果也可以放在【入职培训】项目的【工作评估与个人述职】的任务中。

Tips :由于培训阶段多是发生在员工入职之处,因此可以直接在入职的项目中完成,不需要再创建项目。

考勤审批

所有的企业都会面临员工请假的情况,但员工通过邮件、聊天工具、短信等请假的方式,容易让HR 面临信息来源杂乱、不及时、难以汇总等尴尬局面。

使用Worktile 的【审批】功能,可以有效的解决以上问题。审批功能,目前支持加班、报销、请假、出差、外出等多种类型,员工可以按需选择,只需要在提交审批时,将审批人添加为自己的直属领导,并知会HR,领导便可以收到员工的请假申请,查看请假事由、时长等详细信息,及时批准他们的申请。而HR 也可以根据审批的结果记录该员工的考勤情况。

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除此之外,在每月进行考勤汇总时,HR 可以直接通过审批当中【知会我的】查看所有员工的全部审批记录,并通过时间、成员的筛选方式,记录每个成员在当月的考勤,从而换算到薪资:

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总结

HR 作为企业内协调各部门的重要角色,将所有信息在各部门间高效流转、防止人才内耗是工作的重中之重,尤其是在当下互联网时代越来越多企业开始追求精简流程、高效办公的时代。因此,HR借助Worktile 来管理工作,可以帮助HR 告别混乱冗长的招聘流程,协调好各部门之间的配合、降低沟通成本,不再为琐事而烦恼,将更多的精力放在助力企业发展的事情上。

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