用办公协作思维提升新媒体运营工作效率

刘婕青
刘婕青 2019-04-25 10:05 0 325

新媒体运营行业是随着互联网发展而来的职位,在每个公司都担任着推广营销的重要工作。它要求相关从业者 “懂营销” ,可以运用良好的推广营销方式,善于利用热点事件,实现有效的品牌或产品营销。除此之外,也要精于内容和策划,对数据分析也要在行。

简单来说就是:“会写文章,能P图,玩的了创意,追的上热点,能分析数据。”

对于实际生活中的新手运营者们,除了埋头苦干,一个人承包“跨公司/跨部门/部门内沟通、策划、内容输出、排版、设计、分发推广”等所有工作外,还要学会用合理的方法来提升自己的工作效率,避免陷入“投入时间和产出结果不成正比“的情况。

本人也是一个新媒体运营,之前的工作中确实陷入过这种效率低下的情况,比如:

  • 每天工作的安排没有很好规划,优先级不明确;
  • 内容排期不能够及时同步,文章撰写和排版反复修改;
  • 分发推广平台太多,数据难统一。

但是在加入了目前的SaaS企业后,才了解到办公协作这个概念对工作效率的提升是多么重要。下面详解介绍一下我是如何使用办公协作软件Worktile与项目管理思维来做新媒体运营:

个人:日常工作的规划

在之前的工作中,每天的安排一般都是根据团队提前订好的“总排期”来进行,自己手头的工作总是理不清,合作类的任务沟通也很耗费时间,经常临时被加上新的任务,经常出现“措手不及”的情况。

但是合理进行个人工作规划会很好规避这个风险。目前内容团队每个人上班后的第一件事都是先打开Worktile查看自己的“个人任务”版面,看看收件箱里是不是有新增的任务,并且排出优先级,规划好今天要做的事(重要且紧急)、本周要做的事(重要且较紧急)和更长远的工作(重要但不紧急),这样一来,每天的工作就有了明确的节奏感。

对于我们来说,“今日事今日毕”是最好的工作处理状态(我还在努力中~)。

我的任务.png

另外一个重要应用就是日历,每周的会议安排会提前提醒,并且写明会议日程可以方便大家提前做好准备,不至于突然被打乱工作,且节省大量会议时间:

会议.png

团队:内容生产和推广的协作

新媒体运营最基本的能力就是“内容输出”,文章的主题确定(怎么蹭热点、怎么增加打开率、怎么营销产品)、稿件审核(文章内容、错别字)、排期、与同事或合作客户沟通都是必要的工作步骤。

之前的工作中都是选用Excel表格来做文章内容的排期,规划出一个大体的营销热点安排。这种方式其实存在很多问题,因为表格内容需要随时更新,但却无法做到与组内其他同事同步共享;经常也会有忘记更新的情况,导致出现信息沟通不及时的差错。

还有稿件的审核,这应该算是很多同行们的工作痛点之一。对于我个人来说,之前推广一篇公众号文章我的工作步骤是:“内容撰写-排版-同步到公众号-预览到手机-发送给领导”。但是如果在这个流程的最后一步中,领导发现了几个小问题需要修改,我就必须重头再来去更改(因为很多排版特效不能直接在公众号后台修改),尤其是在推送时间前反复修改,不仅非常耗费时间还很容易因为着急而出错。但是如果在未排版前,直接让领导一个一个的去审稿也不大可能实现。

但自从加入现在的公司,了解到项目管理和工作流程后,才明白自己之前的工作效率有多低。

目前我们内容营销和新媒体团队在Worktile中专门建立了一个用来审核稿件的项目,以协助我们完成日常工作中最重要的环节:

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这里面其实涉及到了一个标准工作流程的设定:“初稿-稿件审核中-稿件审核通过(待排期发布)-稿件已发布”(看起来是不是很酷!),这样会使我们的工作变得更有条理,而且每篇文章的重要信息基本上都能在看板中清晰展现,比如创建人(作者或负责人)、文章类型、推广时间等等。我们会有负责内容的同事来进行统一审核,文章内容出现问题也能在任务中随时沟通。这样,我就可以在文章排版前确定内容,为后面的工作省去了很多麻烦。

其次就是分发问题,优秀的新媒体运营团队不仅仅是局限于微信公众号这一个渠道,我们会同时运营包括头条、知乎、简书、微博等等,这个分发的问题用Excel等方式很难做到同步,而且涉及平台过多,更新和汇总太过耗费时间。

于是,我们自定义了任务面板,把发稿时间、分发渠道、分发外链、转化数都添加在了其中,每个相应任务负责人直接填写即可。团队内的每篇文章都是一个独立的任务,审稿人、发稿人全部做到“责任到人”,查看起来也直观方便。而且,重要的是随时可以在评论中交流,参与人都会收到提醒,也省去了很多沟通的成本。

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最后,稿件数量和分发推广情况也会直接生成项目内报表,方便团队的工作复盘:

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无论是什么岗位,工作中都切忌混乱。想要提升工作效率都需要按照一个合理的流程方式去进行,协同和规划好所有任务,才能更好地完成高质量工作。

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