协作的升级,管理的延伸 ——Worktile企业版产品背后的逻辑

Terry
Terry 2016-08-30 18:12 2 533

Worktile 企业版上线至今已经有八个月的时间,客户认可、用户喜欢让我们倍感欣慰,同时以前使用基础版的老客户在面对企业版时,或多或少会有一些疑问,比如为什么基础版以协作为主,企业版中又要加入办公管理的功能?为什么基础版和企业版不能共同同一套帐户体系?在这篇文章中我们就来谈谈Worktile 企业版产品背后的那些逻辑。

协作还是管理

协作与管理是企业管理领域最为常见的两种不同风格,有些团队偏重于协作,有些团队偏重于管理,关于这两种方式孰优孰劣的讨论由来已久,我曾经在一次外部分享中是这样总结的:

a) 协作:为了实现共同的目标,充分利用团队资源,依靠团队共同的力量共同完成某一件任务或某个目标。

b) 管理:管理者为了实现预期的目标,以人为中心进行的协调活动,完成某一件任务或某个目标。

我们可以形象的用下面这样两幅图加以对比:

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可以看到,无论是协作还是管理,其最终的目标都是为了完成一个共同的目标,这点双方是一致的。区别在于协作更加强调团队成员的主观能动性,更加强调信息的开放与透明;而管理则更强调管理者的职责,对团队成员而言更多的是被动接受。

基础版定位协作

传统的OA 系统无一例外的都采取了偏重管理的方式,这跟OA 系统出现的历史背景有关,早期的OA 系统肩负的历史使命是实现办公信息自动化,取代纸质化办公,这个时期还完全谈不上在管理方式上有所创新。

Worktile 基础版在设计之处,我们团队的定位就是:团队协作工具,重协作而轻管理。一方面Worktile 基础版面对的客户群体是中小团队,对于中小团队来说采用信息透明、扁平化的协作方式,显然要优于重管理的方式,中小团队要提高工作效率更多的依赖于团队成员的主观能动性,而不是靠团队领导事无巨细的管理。

基本的思路确定了,那么回到协作工具本身,如何才能算是一个好的协作工具呢,我认为它至少需要具备以下几个方面的特质:

a) 效率:好的协作工具要能够很好的提升团队的效率,消除团队工作状态混乱的状态,团队领导知道每个成员每天在做什么,知道哪些事情优先级高,知道这些事情都由谁负责。

b) 沟通:沟通是团队管理中很重要的一环,如果一个团队沟通不畅,提高效率只能是一句空谈,好的协作工具应该解决团队成员之间的沟通问题,围绕团队协作和项目目标的沟通。

c) 记录:在团队工作过程中,会产生很多的文档性的资料,这些资料是一个团队重要的知识资产,好的协作工具要能够帮助团队记录沉淀这些知识资产。

d) 分享:一个高效的团队应该是一个开放的团队,团队成员之间能够随时分享工作中的一些信息,同时也可以给团队外部的协作者分享必要的与工作相关的资料。

我们可以用下面这幅图加以说明协作工具必备的四个特质:

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企业网盘类应用只很好的解决了记录与共享的特质,以Yammer 为代表的企业社交类应用只很好的解决了沟通的属性,Worktile 基础版从开始开发到现在上线三年多时间以来,一直秉持这个原则,这就是为什么现在众多团队协作工具中以Worktile 为代表的协作方式成为了主流。

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重新反思的企业版

在开始策划Worktile 企业版的时候,我们对基础版两年多时间里用户的反馈和需求重新进行了梳理与反思,在把Worktile 推广到更大一些的企业中时,仅仅依靠协作的方式并不能很好的解决企业的提高工作效率需求。在企业人数少的时候,团队成员每个人发挥主观能动性,依靠透明扁平化的协作方式,就能高效的完成工作,而当企业人数有了一定规模时,就会凸显管理的需求。

记得在李连杰主演的《精武英雄》电影中,陈真跟船越文夫在比武前有一段关于功夫柔和刚的经典对话,其中有一句:功能柔缺刚是攻而不克,刚缺柔是白费力气。如果我们把管理看作是刚,协作看作是柔的话,这个道理同样适用于我们,管理和协作需要找到一个恰当的平衡点,下面我将会以几个功能的设计来详细说明企业版中如何进行协作的升级和管理的延伸。

协作中融入管理

在Worktile 企业中,任务应用是一个核心,所有的协作方式都围绕任务应用展开,通过任务可以很多的实现团队成员之间的协作。

a) 每个成员可以轻松的安排自己的工作,在收件箱中对于分配给自己的任务按照处理优先级进行处理,比如标记为今日要做、下一步要做、以后再做等等。

b) 成员之间的工作透明,在同一个项目的成员之间可以看到当前项目的任务情况,以及项目中每个成员正在处理哪些任务。

c) 项目进度可控,作为项目负责人可以随时跟踪项目的整体进展情况,每个成员的任务完成以及延误情况等。

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正是在这样的开放透明的协作背后,其实也蕴含着管理的需求。我们的初衷是希望单个项目内的任务对所有成员都透明,任何成员都可以看到项目中的任务,实际团队使用时会有一些有隐私性质的任务,只想让与此任务相关的成员看到,而不是所有人都可以,为此在企业版中的任务提供了私密任务的功能,即任务一旦设置为私密,就只能是该任务的负责人和参与者可以看到,项目中其他成员无法看到该任务。

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同样在任务应用中,作为企业的管理者,有着更高层次的管理需求,比如从企业层面去看每个员工在所有项目中的任务完成情况和延误情况、查看企业所有项目的进度情况和延误情况等,为此我们设计了针对任务应用的统计分析功能,并且高度可定制化,以满足不同企业的管理需求。

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管理中融入协作

在Worktile 企业版首次亮相时,我们就推出了一个应用叫简报,企业员工可以通过简报填写自己每日、每周、每月的工作总结与计划,这不仅仅只是一个工作日志的应用,更重要的是通过简报模块,带给企业一种全新的工作理念:

a) 简报可以帮助员工梳理过去一段时间的工作内容以及明确下一阶段的工作,如每个员工可以每天花5-10分钟对自己一天的工作总结,看看哪些工作完成了,哪些工作还没有完成。

b) 打通上级高层领导和基层员工之间的沟通渠道,员工在填写完简报后可以提交给团队领导做评审,这样对于领导来说可以清楚的知道员工这一天的工作情况,遇到了哪些问题需要帮助。

c) 打通部门内部或部门之间员工的沟通渠道,员工在填写简报时还可以设置把自己的简报公开给部门内的成员或者其他部门的成员,每个员工的工作都不是孤立的,这样员工之间就可以互相沟通每天的工作情况,以及分享工作中遇到问题的解决办法。

d) 让员工反馈的问题得到关注并解决,在简报中针对员工提交的问题,作为简报评审人针对某个问题设置公司的领导或者其他员工关注,这样当员工有问题反馈时可以在最短的时间内找到能够解决该问题的人。

所以我们认为,简报是一个管理中融入协作的应用,它不仅仅只是一个工作日志,而是一种新的工作理念。

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总结

每个伟大的产品背后,都代表着一种价值观和审美。Worktile 企业版正是在基于协作的基础上,融入管理的思想,为企业打造最适合的协作办公工具,这背后是我们整个团队的努力付出,我非常喜欢和菜头的一句话:做产品没那么多捷径可以走,把智力上的努力理解为某种灵光一闪,把艰辛的创造过程理解为一瞬间的感悟,其实都是对人类智慧的侮辱,共勉之。

Worktle 免费了

评 论

Samye Samye
09-01 14:15 #1

产品背后的逻辑,协作与管理的尺度,赞~

anytao anytao
09-03 18:31 #2

把握尺度很关键。