如何让团队更高效?论在线工具的正确打开方式~

王嘉祎
王嘉祎 2015-08-20 12:18 11 3408

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想象一下这样的场景:星期一的上午,你刚刚喝完一杯咖啡,感觉这个世界无比美妙。虽然这周注定是忙碌的一周,但你周末刚刚充满电,正准备全力出击。然后~~
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卧槽,这是闹哪样,我是不是要完蛋了!他是发现了我上周报告还没写?还是我早上笑他的花裤衩被发现了?或者他真的只是想随便聊聊?卧槽好焦虑好焦虑~

然而,实际情况可能是你想多了。如果你和老板面对面聊天或者是通过视频聊天,你会感觉他很nice,平易近人。但是如果你看到他的电脑桌面后,你会发现他正在和50多个任务进行战斗,你才会意识到他是真的没时间用一个你没有疑问的语气来跟在一款聊天工具上沟通。

现在越来越多的团队开始使用线上工具进行工作协同与沟通,你必须明白,曾经一些“办公室语法规则”已经没有转移到线上的必要。我们需要的是一些简单的规则,让我们的团队工作起来更高效,更轻松。

###消息如何处理?由场景决定
如果你身在的团队是一支信息化程度很高的团队,那你一定会使用到很多在线工具。邮件、微信、QQ,纷云或者是Worktile,每天会有成百上千的消息侵入你的脑海,而如何高效且不错过任何信息来管理这些消息,成为团队协同沟通中很重要的课题,所以团队之间的默契与规则尤为重要,最重要是要弄清楚在什么时候用什么工具。

判断标准一
这个消息时效性强么?如果是的话,用及时性通讯工具,比如纷云;如果不是的话,用Worktile。因为Worktile更偏向于协同管理,更适合团队协作和项目管理, Worktile的消息更注重消息本身的内容;而纷云的本质是IM,聚集消息、联结服务;如果你用时效性不是很强的消息在纷云或微信上呼唤你的小伙伴,极可能终结他超神的状态~这简直是一场灾难!

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判断标准二
消息是否需要后续跟进?如果是的话,用Worktile;如果不是的话,用纷云。如果你想传递的消息需要后续跟进甚至直接可以作为一条任务,比如“做一份关于**的市场调研”,那你可以使用Worktile创建任务并分配给你的小伙伴;如果你想传达的是一条纯粹的消息,比如“你的调研做的很棒👍”,那你就可以直接用纷云给你的小伙伴发送消息啦!

重要的事情说三遍:Worktile用于信息沉淀,纷云用于沟通!Worktile用于信息沉淀,纷云用于沟通!Worktile用于信息沉淀,纷云用于沟通!

###我们需要积极乐观

工具只能传递冷冰冰的信息,而人其实是有情感需求的动物,我们需要他人对我们的行为给出回应。所以在日常团队的沟通与协作中,一下几点请一定要避免,为了团队的团结友爱请一定要坚持看完以下这几段话,哈哈哈哈

  • 切忌主观臆断

很多时候我们提出一些想法或者做一些事情时,都在试图接收别人的回应。然而并没有什么卵用,更没必要为别人一句话而否定自己。

当你问别人意见时,他可能并没有想的太多,更可怕的是他没想过他的态度会对你的情绪和感受造成怎样的影响。所以呢,在被问到意见时,多去鼓励别人的想法可能要更好一些。要知道当别人在问你的意见时,他可能是很脆弱的,很容易就会受伤,你应该考虑好再给他意见。这听起来可能很费神,但你一旦形成了这种“先给甜枣”的习惯,它很快就会转化成一种本能,然后可以带动整个团队的氛围。

  • 多去体谅对方

当你们在线交流时,你永远不能真正知道对方正在做什么。他们可能正坐在桌子前吹空调,也可能正拼命的赶去参加一个销售会议,然后只来得及给你回一句“嗯”,因为根本没时间多说。不知道对方状态,你可能以为他并不在乎你or你的提议,实际上他们可能正在赶一辆出租车或者手机只有1%的电量。

当你结合对方所处状态去看待消息时,你会有一种豁然开朗的感觉,所有唐突回答都有了解释:你的小伙伴并不是不上心,他们真的只是不太方便而已!

当事情比较重要的时候,先确认双方状态可以帮助你们避免盲目的交流。或者提前说一声,让对方了解你正在coding或开会,不方便立刻回复。无论如何,过度交流总好过让对方瞎猜吧!

  • 不要拒绝面对面

当通过工具沟通变得复杂或非常激烈的时候,不要忘记还有面对面的方式。线上交流工具相对于面对面聊天,缺乏语气和表情作为注释。这意味着当你把这场谈话视为争吵,你的小伙伴却觉得不过是一场热烈的讨论。

面对面沟通的魔力在于他可以让很多事看起来不像在线上沟通那样捉急,人毕竟是感情动物嘛,如果不在同一个地方,如今线上视频的方式简直太多了,你可以在纷云的聊天频道中开启一段视频聊天,直接开始视频讨论就可以避免这升级成一场事故。通常只需要几分钟,却可以帮你节约大量的时间。

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直面彼此的帅脸,绝对是解决问题的最佳方式!

###大家一起放轻松
文字有时候会有歧义。比如“你结束了某项目的工作?”这样一条简单的消息,如果你用不同的语气读,就可以解读成不同的意思~(不信你自己试一试)

我们现在倾向于默认人们聊天动机都很单纯。他们没有别有用心的心机,也并没有在嘲讽,他们只是单纯的在回答你的问题。相信他人动机单纯可以帮你避免很多误解和冲突,就像中国的一句老话:己所不欲勿施于人。如果你一直充满善意,那你的小伙伴为什么不会呢?

总之啦,无论你是在管理一支团队或者仅仅是帮你的团队建立项目规则,讨论一下你们的沟通计划并培养一个友好而且健康的沟通环境,这可以帮你们更好的享受办公工具带来的便捷,而不是被那些消极因素所制约~

Worktle 免费了

评 论

周维 周维
08-20 13:05 #2

发现了相关博客的功能

bravo~

Sue Xu Sue Xu
08-22 08:07 #9

给你们团队点个赞 smile

亮
08-22 15:31 #10

把做市场的精力用来educate用户,做的很好 +1

重要的事情说三遍:Worktile用于信息沉淀,纷云用于沟通!Worktile用于信息沉淀,纷云用于沟通!Worktile用于信息沉淀,纷云用于沟通!

#9楼 @思灵科技: 嗯嗯,这也是我们一直以来的策略~

图片完全是一个办公室的两面嘛

#12楼 @张鹏: 对呀,因为我们还木有大到要大家看不到彼此的状况

点个赞!

卧槽,这是闹哪样,我是不是要完蛋了!

其实很喜欢你这个产品的,也一直在用。

前出塞作文网 也是用这个协作起来的。谢谢你们!

亮
08-28 22:38 #17

#11楼 @赵祥翔: 还有什么新产品策划中么?有知识/流程管理类工具就更好了(https://en.wikipedia.org/wiki/Topic-based_authoring)