“开会”的正确打开方式:盘点那些没必要开和应该开的会

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Worktile 2019-01-16 11:32 0 260

先想象一个场景:每天在你忙的焦头烂额之时,你的钉钉/企业微信/Worktile等办公协作软件突然弹出一个开会通知......你的第一反应肯定是:“怎么又要开会啊?”因为一个会议,大半天的工作时间又没了。

不知道从何时起,频繁且冗长的会议占据了我们的大多数工作时间,严重降低了工作效率。但是会议作为一种沟通方式,却也是职场中必不可少的流程。

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所以,问题来了:

开会到底应该怎么开?

什么会可以开?

什么会又没必要开?

我们找到了一篇关于 “高效会议” 的文章(英文原文作者: Sarah Goff-Dupont ),并编译摘取了其中的重点内容。

希望读完后能解决你的疑惑,以下:

两种可以选择不开的会议

“会议”真的很昂贵,如果按照人工成本来算,只有当一个会议任务花费的时间和精力都是最少,这个会议才有必要开。

以下有两种浪费成本最高的会议模式: 项目进度会和信息同步会。

项目进度会

随着工作项目越来越具有跨职能性,团队的划分也越来越细致,不同的职能团队也有不同的负责经理。但这往往使项目负责人对团队沟通感到焦虑,因此他们定期召开项目进度会,以保证信息共享。

但这些会议浪费了很多时间。

让团队成员花费五分钟将项目状态进展更新到共享文档其实更有效率,其他人还可以进行阅读和评论。这种方案还允许团队成员在合适的时间了解他们的更新,而不是用会议中断他们的工作。

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【项目进度更新公告及讨论】示意图,来自Worktile

许多团队还使用群聊来分享项目进度,并在问题出现时进行讨论。这样的方式可以使“与团队共享信息”成为所有人工作方式的自然组成部分,使用此方法的团队倾向于更有效和频繁地进行整体沟通。

信息同步会

信息广播会议的特点就是:“人们读得比他们说得快。”如果你需要做的只是广播信息,不如让大家都写下来供团队阅读,简单地共享信息不是会议的重点。

如果选择用奖励的方式鼓励大家来写信息公告,以便其他成员有机会发表评论并提出问题,这样也可以有效促进实际阅读量。

六种最值得开的会议

如果取消了项目状态汇总和信息广播会议导致团队进度同步困难,还有很多有效的会议方法可以进行修复。有效的会议产生了切实的成果,并且比异步协作(asynchronous collaboration)更快更好。

此类会议的重点通常是讨论:讨论会产生很多有用的东西。

立项会

立项会相当于决策会议,这种会议的举办有两种做法:

正确的方法是:
和已经充分了解会议背景内容的同事一起谈论,以找到最佳的推进方式,并做出最终决定。参与人员包括:项目主负责人(或最了解项目的人)、项目相关者及有话语权能作出决策的人(注意:决策者是一个人)。

而错误方法是:
1、在参会人员还没有了解和具备足够的背景知识之前开会;
2、在你已经作出了决定之后又开会讨论。
在这两种情况下,电子邮件、聊天软件或共享文档都更有效。

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【从项目设立到执行、复盘全过程】示意图来自Worktile

复盘会

虽然大多数团队习惯使用“回顾”的模式,并且通过敏捷软件开发推广,但是在评估“团队健康”方面的指标越来越广泛,也越来越有更多的变化。

团队成员由于经验不同,通常对同一事件有不同的观点和看法。如果你要求每个人只是将他们的想法添加到电子邮件或共享文档中,你就会错过很多不一样的见解。

此外:在建立团队信任和团队凝聚力方面,如何开展工作中的面对面(或是视频)讨论会议,是一个需要长期探索的问题。

同时不要忘记选择出你想要团队改进的部分,并确定能够实现这一目标的任务计划,好的行动计划是真正使这些会议对业务产生价值的关键。

头脑风暴会议

我把【解决问题】和【集思广益】这两种类型的会议混为一谈,因为它们的关系非常紧密。如果你在问题出现时就及时展开会议讨论,你会得到更好的解决方案和想法。

这里的关键是选择合适的人员进行协作。在这种情况下,不同的知识、技能、背景和观点是非常有价值的。 当然,所有这些意见的多样性在没有建立信任的情况下是徒劳的,人们需要有安全感,才能更真实的表达不同意见或其他想法。

计划会议

对于规划公司团队建设等的项目来说,实时的计划会议是一个明智的选择。

与立项会一样,成功举办计划会议的诀窍是确保每个人都已经了解和具备足够的背景知识。尽量要求与会者都做好准备工作,如果你正在进行一场毫无头绪的计划会议,可以先让每个参会者去收集信息,然后再设置一个时间召开会议。

全员大会

我参加过很多公司或部门的全员会议,形式可能只是一个电子邮件或简单的PPT演示。但如果做得恰当,全员会议对于团队建设来说非常有用。

为了显示召开全体会议的合理性,你需要在议程中设置不同的议题形式。许多公司将一部分全员会议的形式设置为与高管进行互动,如Q&A。而对于公司的领导人,这是能够听到不同岗位团队成员真实想法的一种方式。

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【年度全员大会公告】示意图,来自Worktile

一对一有效沟通

你可能会认为一对一的会议违反了“必须有一个明确结果”的原则,而我们会议的目标是让团队管理者摒弃直接报告的方式,建立对于某个重要事件共同的长期的沟通,并达成相互理解。

使用这些会议来建立合作关系,共同谈论目标以及如何实现目标;谈论不同团队所做的工作如何适应更广泛的业务战略;探讨在工作中遇到的问题和困难,集思广益,找到更好的解决方案。这些都是可以用于构建信任关系的话题方向和类型。

英文原文作者:Sarah Goff-Dupont
编译:Candace

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