巨人神经系统的理疗师——和黄商贸系统运维部与Worktile的故事

赵祥翔
赵祥翔 2014-09-18 12:39 13 3419

和记黄埔用户故事.jpg

Worktile 用户故事征集 (猛戳了解详情)火热进行中,第一弹就是来自行业巨擎和记黄埔的用户故事,看看五个系统运维的工程师怎样用Worktile将这个庞大的公司系统打理的井井有条。

和记黄埔的名字相信大家应该不是很陌生。和记黄埔有限公司(简称“和黄”。港交所:0013,OTCBB:HUWHY)是《财富》全球500强企业,也是香港交易所最大上市公司之一。而和记黄埔(中国)商贸有限公司(简称“和黄商贸”)为和记黄埔集团成员企业,是专门从事中国大陆投资与管理的子公司——和记黄埔(中国)有限公司的全资附属公司。我是该公司一个五人小团队的负责人,负责全国包括广州总部在内的所有子分公司的公司系统运维管理。

因此,我们的工作不单是牵一发而动全身,更重要的是工作量也十分惊人,尤其是对一个仅仅五个人的小团队而言。和黄商贸在全国有几十家分子公司,员工数1000多人,所以公司的网络系统也十分的庞杂,需要解决处理的问题也就难以胜数。摆在面前的问题就是怎样高效地协作、记录、处理来自全国各地的问题和需求。Worktile在这方面给了我们很大的帮助。

从个人管理开始的故事

从五月份开始,我接手了这个小团队,当时面对的问题十分的棘手——任务庞杂、知识缺乏、数据混乱……那时想得最多的,就是怎样将这个团队管理好,将千头万绪的工作梳理清楚。因为之前有使用Worktile来进行个人任务管理,所以就在团队内部推行使用,结果效果很不错,团队的效率得到了极大的提升。说到接触Worktile的缘起,是因为我个人是比较喜欢研究一些GTD和效率类的软件应用,因此国内外的协同办公类软件也多有接触。初始接触Worktile是在四月份的时候,当时也是在几个软件之间对比抉择,试用下来,最终选择了Worktile。

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任务管理直击要害

由于我们负责的是全国的公司系统运维管理,所以每天都会收到很多反馈,每个月的跨部门会议上也会收到其他部门提出的需求,加上我们自己也不时有些想法,所以事情总是千头万绪,主次不清、责任不明,也难以有效的记录。这对一个五人小团队来说,即时每天工作24小时也不一定能够处理清楚。Worktile的看板管理、任务标签、拖拽功能和充足的自定义为我们提供了非常有效的解决方案。

贪多求全是种本能,我们一开始也想过采用一套庞大、完善的系统,将所有的事情都记录、处理地妥妥帖帖;但是这不太现实,除非我们自己开发出一套,或者是专门定制一套。面对千头万绪,简单的方法往往就是最有效的方法,利用Worktile中任务列表可以自定义的特点,我们在Worktile中搭建起了一套非常简单明了的流程,整个流程就四个列表【要做】、【在做】、【完成】和【待定】。

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【要做】里面是本月的计划,计划的形成来自于两个方面,一是跨部门会议上其他部门提出的需求,二是【待定】列表中的任务;
【在做】是月计划的执行列表,某项任务进行中的时候就会拖拽到这个列表;
【完成】就是月计划的完成清单,完成的任务会放到这里面;
【待定】列表是比较特殊的一个,里面会存放一些计划外的需求、反馈,以及我们自己临时的一些想法,为了避免对月度计划的干扰,一般我们会将这些内容放到这里面,然后经过筛选再放到下个月的计划中。

通过这样一种稍显“简单粗暴”的方式,原本乱作一团的事情变得井井有条,并且非常直观。除此之外,再配合上其他的元素,就更加让我们的工作流程变得清晰可控了——按照任务的优先级来定义的任务标签,帮助我们从大量的工作中快速定位那些最重要最紧急的工作;检查项很好的合并了一些同类的需求,并且也很有层次感;设置上截止日期,也能很好的查漏补缺,检查完成进度。这其中最不可少的就是任务的分配,大工作量下的小团队,人力就是最重要的资源,所以对的任务指派给对的人,就能最好的利用资源,提高效率。

因此,从五月份开始,每月做好工作计划,第一时间就是将各项任务提交至worktile,做好人员分配,添加好各项检查项,添加好标签,添加好需要完成的日期。五个人,加上Worktile,就将这个庞然大物的神经系统打理的舒舒服服,这在让我们充满成就感的同时,也对这个家伙渐渐产生了依赖。

知识管理也是它的菜

Worktile的文档、文件对于我们沉淀团队的资源,形成自己的内部知识库也是助益良多。

举个简单的例子,我们要管理全国各地的网络,但是因为人力有限,所以基本的分工就是每人管理几个区域,一些基础信息,之前是各自登记,如果需要调用了,就必须问其他人要;但是如果一个人请假了,其他同事的同事对这个区域就一无所知了,就像缺了一只眼睛,事情根本处理不了。而现在通过Worktile的文档,所有的基础信息都统一登记在这里,变更也在这里,关于该地区的有关附件(例如网络拓扑图、装修图纸、强电图、弱电图、办公座位图等 等 ),全部往这里扔,不断回复即可。

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例如各个地区的网络拓扑图,我们就统一回复在1楼,但由于经常会有变化需要更新文档,如是删除重新上传,就去到最后一楼了,我这里有一个小技巧,不需要删除重新上传,仍可以在一楼下载最新版本:只需要按文件搜索“XX城市网络拓扑图”,然后更新上传该文件即可,然后回到对应的文档一楼下载该拓扑图,你会发现下载的就是最新版的啦。

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这样做有两个好处:
1、实现历史追踪,该文件可以下载回历史版本;
2、免去繁琐的操作流程(删除-上传新的-添加新的),现在直接更新对应文件,搞掂。
但目前该功能仍有点欠缺,就是全文搜索还不能支持。

而由于该功能可以实现协同编辑,这就避免了上传下载文档的种种麻烦;关键是,文档能查看到历史,变更的部分可以对比查看,这不单单帮我们实现了记录跟踪,对于我们进行一段时期内的总结,也有很大帮助。
说到总结,我们的月工作总结及计划提纲,也全部直接在这里提交,每个人提交自己那部分,大家都能看到其他同事的,加强各种月度任务的透明度,加强协作,也免去了邮件的收发和抄送的麻烦。

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我们也会把一些制度文件、合同、培训资料等,直接上传到文件中心进行管理,方便彼此下载,还有历史版本的追溯对于合同的版本对比也有极大的意义。

Worktile自动的将各处的附件沉淀保存到文件中心的【默认】文件夹下,更是免去了我们重复地提交和整理资料,复用起来也很方便。

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还有团队通讯簿,你能想到么?
我们将各业务的联系人,全部提交至这里,哪些业务该找谁,这里肯定能迅速找到。

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日历免去了行政上的负担

五个人的小团队,面对巨大的工作量,很难再分出精力处理行政事务,但是这些事情往往又是不可避免的,开会、出差、请假、资产借用登记……既然已经使用了Worktile,所以我们也就尽力的开发它的潜力,日历无疑是最适合用来“当行政”的。

我们主要用它来做三方面的工作:

  1. 登记公共日历,例如一起开会、一起外出,增加参与人即可(马上会收到会议邀请邮件);

  2. 登记个人日历,例如外出、开会、休假、一些非任务的事件等等,都不需跟我报备,直接登记在日历上,然后添加我关注;

  3. 固定资产借用登记,例如视频会议设备、投影仪等设备的借用登记,这样有其他人员需要预订借用,只需要新建日程,然后利用起止时间标示出使用的时段,这样不单让其他人知晓了目前设备的状态,也能知道自己在什么时间可以使用,管理起来实在是方便。
    (下一步能够增加开放日历功能就完美了,我们只需将该日历发给同事,同事就能看到哪些时间有空闲的设备借用了)

这样在下班前再看看今天的日程,嗯嗯,很满足,收获満満的。

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总之,Worktile带给我们的是一站式的服务

除了上面提到的这些,五个人覆盖全国公司的系统运维,经常出差的异地协作状态也是免不了的,Worktile在这时的优势就体现的更为明显,再配合上移动端,真正实现了云端协作。你看,现在出差、休假时,我再也不用担心查询不到需要查询到的信息了,一切掌握在“手”中。

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从另一个层面来说,我们不可能每天都在全国各地飞,在其他的分子公司我们也有一些IT助手,团队实际上是一个泛团队,总部的五个人属于核心,其他的人是伸出去的神经元,但是由于他们也都只是兼职,所以平时沟通起来也是有些费力,所以我们近期也有在计划让他们也使用Worktile,进一步的加强团队的协调性,相信这会让我们省下不少的机票钱,哈哈。

当然,除了这些优点之外,Worktile还有很多地方值得优化和改进,比如日历登记数量较多的时候,不能有效的按照人员进行筛选查看,这对于我们这样重度日历使用的团队而言,会带来很多的不便。

总体而言,Worktile的功能符合我们的设想,能很大程度上满足了我们的需求,带给了我们几乎是一站式的服务;并且,它目前处于高速发展期,我们相信它每一天都会在变化,并且肯定会变得越来越完善、越人性化,这一点从他们后台的反馈,和产品的迭代改进上就可见一斑。

最后,感谢Worktile各位工作人员的努力,提供了一款如此的优秀的产品供大家使用;

也希望有机会能跟各位多多交流Worktile的应用心得,让这款管理、协作利器如同为我们量身定作的产品,谢谢!祝越办越好!

Worktle 免费了

评 论

Sophia Sophia
09-18 12:46 #2

我擦 李嘉诚公司

anytao anytao
09-18 12:49 #3

好帅的帅锅。

我们的大客户,哇哈哈哈

是不是用搜狗浏览器截图?

Samye Samye
09-18 13:54 #6

哇,和记黄埔,真赞~

高大上的客户。

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homy homy
09-19 14:11 #9

#4楼 @JellyBool: 用的是shutter截图

有关板子的架构讨论下。 目前你们是系统运维部内部使用的Worktile,如果是多个职业,譬如GUI、产品经理、运营……前端,服务器 ,如果更好的管理。

还是分为: 要做、在做,完成、待定 这4个么? 很多人在里面会不会显得很乱,反正我们是遇到这个问题了。 请问你们是如何解决的?

homy homy
09-22 09:48 #11

#9楼 @Zhouquan:我们目前人不多,就五个人,我们是按项目来区分,有新的项目,建立一个项目,完成后归档,所以不会显得很乱。

#9楼 @Zhouquan: 您好,如果是不同的职能部门,而且部门内人员又稍微多一些的话,我们建议您分别建立不同的项目

wa ca 和记伙计,牛啊!

#12楼 @杜海鹏: 哈哈,我们希望将每一位的故事都搬到【用户故事】中