用户故事:当你有了这样一套模板,审批就变得不能再简单

赵祥翔
赵祥翔 2014-12-12 16:34 14 4927

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今天用户故事的主角是非TMT行业的传统用户——广州翰林家具实业有限公司。虽然是传统行业,但是第一次看到他们的项目时,我真得惊艳到了!坦率而言,那样的项目,是连店小二我自己都没有耐心去搭建起来的,所以看到他们把所有的内部流程全部搬到Worktile上面来的时候,我深深地折服了。

我们是传统的制造企业,所有的流程——请假、报销、出差申请、分发……这些都是有固定标准的,并且是要层层审批授权的。而这套标准流程也是我们公司运转良好的保障。在使用Worktile之前,我们的内部审批全是使用纸质的表格来进行的。但是这样问题多:

  1. 申请人需要拿到表格,然后填写;
  2. 填写完之后要层层提交到部分负责人、经理、老板审批;
  3. 有些审批必须要老板来签字授权,但是如果老板出差,那么就可能会积压下来。

并且平时沟通也是使用QQ来进行,没有内部的OA系统,但是时间长了,问题也就凸显出来了,不单单是效率比较低,同时沟通成本也比较高,一件事情可能需要反复的确认。在这样的背景下,公司老板决定找一套系统来管理内部的协作和审批。由于比较关注当下的互联网,所以着眼点也不是传统的OA,而是更为互联网化的协作工具,后来就找到了Worktile。

使用Worktile,其实不仅仅是启用一个工具那么简单,本质上是管理模式的更改,所以开始的时候大家有比较多的不适应。加上我们是制造企业,很多车间主管,班长等等都不太愿意接受新鲜事物。但是好在Worktile很简单,尤其对于年轻人来说,都不觉得难,而且很多流程我们动作部已经制作好了模板,他们只要上去拷贝、评论、然后做完打“√”就行了。所以通过这套模板,把学习成本降到了最低,一切都比较简单了……使用了一段时间之后,大家都开始喜欢这种方式,最直观的感受就是,原来需要填写纸质表格,然后还要拿着跑各个经理办公室去审批,现在,只要在电脑或者手机上,提交一个任务,就完成了80%的工作,效率的提升自然是不言自明的。所以我们现在销售、设计、工艺、采购、行政、人事都在使用Worktile,并且车间也开始推进了。

举几个我们常用的【任务模板】的例子分享给大家
发货申请表模板

替代文字

生产部派车单模板
替代文字

生产部电话卡申请模板
替代文字

销售行为用印申请单模板
替代文字

运营部用款申请单模板
替代文字

谈到这一套模板,其实我们很早就有打算去做,但是一直没有一个合适的工具来实现,直到开始使用Worktile,我们发现它里面的任务可以拷贝,还可以跨项目移动,这完全就是为我们量身定做的一样,所以我和另外一个同事就全情地投入到了这套模板的制作中。这套模板的制作和使用的时间差不多,用Worktile一两个月,这套模板也就是这一两个月搭起来的。虽然现在还有一些不完善的地方需要改进,但是我们公司内部所有需要审批的事项已经全部挪到了线上。

替代文字

具体到这个模板项目中,我们是把一个部门或某些同类事项的审批集合为一个列表的;然后谁需要什么审批,只要到该项目中去拷贝相应的任务到我们一个独立的审批项目中,然后添加领导层关注;这个独立的审批项目是以领导层的来创建列表的,每个列表下的任务就是他们需要审批的事情;自己审批的部分完成后勾选自己对应的检查项,然后拖拽到下一个需要审批的人的列表下即可。整套审批也就因此变得简捷高效。

当然,除了审批之外,我们也在探索使用Worktile做生产项目的分配、跟进和落实,这其实是Worktile更为基础的使用,如果有了成果之后,再和大家分享。单就现在的使用来看,Worktile很简单,但是也可以表现出来强大的一面,这让我们对于之后更大范围的使用有了更多期待。

Worktle 免费了

评 论

anytao anytao
12-13 22:15 #2

简直是神运用。。

非一般的想象力啊

anytao anytao
12-18 16:22 #4

#2楼 @冯志浩: 有小伙伴可以把Worktile用的出神入化的。

#2楼 @冯志浩: 将自定义发挥到极致的团队

真的很棒,下来也要试试

#5楼 @张有琳: 快试试

我想说的是黄尼玛审批了100个,隔壁老张审批了2000个,楼下小邓审批了30000个,就不能把这个块块弄宽一点?或者点击右上角全屏显示什么的?

还有楼上小郭,隔壁老王,黄美丽,李丽芳,王大锤等等上百号人,非要scroll才能左右滚动??就不能在左边加一个向左滚动,右边加一个向右滚动的箭头???当左右滚动遭遇上下滚动,整个人都不好了!

超级办公OA缩小版 laughing

#9楼 @罗仕奎: sunglasses

厉害,太佩服了。。。

厉害,化繁为简

真的非常感谢,受益匪浅。

用的真牛逼。