一篇来自宝岛的细腻文字阐释如何快速规划一个小任务

赵祥翔
赵祥翔 2015-08-10 12:03 4 2418

台北车站

前言:本文的作者是来自宝岛台湾的时间管理讲师张永锡老师,他有着15年时间管理修炼,著有1400余篇时间管理文章。曾向美国时间管理大师David Allen学习GTD(Getting things done)时间管理系统,亦曾在两岸举行43届时间管理公开班,为腾讯、联发科、Google中国与北京清华大学MBA等知名企业与学术机构提供时间管理培训。

这篇文章是以一次出差为例,阐释如何快速规划一个小任务,言语娓娓道来,有着台湾人特有的细腻与舒适感,但这不妨碍其言语之洗练与逻辑之严谨。为了保有这份原汁原味,没有做任何的删改修剪,甚至连张老师的讲座广告都原封保留,哈哈~

题图

前两天我有一趟到台北小出差,主要有几个行程

8/4

  • 台中往台北
  • 拜访惠敏法师
  • 帮MAC电脑安装Window系统
  • 到朋友家过夜

8/5

  • 到中坜和朱总碰面
  • 下午三点半去泉能
  • 讲师联盟月例会
  • 回台中

这是一个典型的出差行程,说来不复杂,但是好像也不简单。这篇文章分成两个部分:

首先,我用了一个Worktile的云端协作服务帮我规划(见上图),任务规划可以使用不同的工具,这刚好是我前几天用的一种。用worktile的服务来帮这个任务规划,是为了举例,事实上这些原则可以套用在大多数工具,甚至纸张。

其次,我用GTD自然计划模式来检视我如何规画这个任务,这是文章的第二个部分。

第一部分,使用Worktile,实际规划台北出差这个任务

请先看看为何我会使用Worktile这个工具,来台北出差规划的几个考量因素。

自由排序:关于这个任务,有些事情约好固定时间(例:和法师碰面),有的可以调整(例:帮MAC电脑安装Window系统),能够自由排序很重要

补充说明:一个任务除了名称之外,还需要一些补充说明(例:下午三点半去泉能,就需要地址;到中坜和朱总碰面,要规划火车时间)。

可以打勾:时间管理里的下一步行动,要有完成后打勾的地方,这样就能专注还没完成的部份。

上面三点是用纸笔,或者工具都需要具备,以下两点则是数位时代需要的两个重点:

键盘输入:当任务比较复杂时,用键盘输入快速,让想到的事情,立刻放入任务中

随身携带:有手机及平板App,检视方便。

规划完成后,就觉得自己比较可以安心出门,比较清楚接下来要做些什么,也有一个整体观,知道这两天能完成哪些事。、

以前我是在纸面上完成这些事情,但是现在的电脑、手机,让我们更容易检视(有时我还真找不到可以写下字的纸张),因此虽然我有时候会在纸张上规划,但是长期看来,必须要数位化的解决方案。

规划一个小任务,是FAST流程中的S,英文是Support,幫助我們順利完成今天的任務,之前我们介绍了青蛙(F)和蝌蚪(A)的概念,但是有时候知道今天列出了青蛙及蝌蚪,但是还是需要花时间厘清如何吃青蛙及蝌蚪,这时候就需要规划这个任务并进而找出下一步行动。

通常会有几种状况,例如,根本还没好好思考这件任务,有时候是还没决定下一步行动,有时是几件任务挤在一起,要好好思考并分出先后次序。

第二部分,我们依据GTD的自然计划模式,来说明台北出差这个任务。

任务规划会经过五个阶段,刚刚我是用自己的经验来讲解如何规画这个任务,接着我们依循自然计划模式来思考以下五个阶段:

  • 界定目标和原则
  • 想像期待结果
  • 脑力激荡
  • 组织
  • 找出下一步行动

下面就一步一步地说明:

(1)界定目标和原则

这次的台北出差这个任务的目标主要在学习层面,和惠敏法师、和朋友对谈、和客户开会也是学习,讲师联盟有演讲。

(2)期待期望结果

由于行程较多,要特别注意自己休息,希望自己能够有丰富学习,又能精力充沛。

(3)脑力激荡

现在可以开始思考「如何做?」及「还需要哪些资讯?」等问题,这时像是白纸、白板、心智图、便利贴这类工具就颇为有用。单单用头脑,无法专注太久,有工具辅助,记录点子,帮助很大。
这时候追求的是量多,除了脑海中的想法和记忆,还可以上网搜寻或看看自己资料库里面的资料。
我选择的方式是把重要的事情直接放在Worktile中。

(4)组织

当我们完成了前三步骤,接着就可以把手上的任务组织起来,组织的关键步骤有三个重要的部份。

是否拆分成次任务:一个大任务拆解成几个更小任务,并且把细节放入不同的次任务中。

寻找彼此先后关系:每一个行动有其时间性,可以依照时间发生先后来排列。

决定事情优先次序:有些事情比其他事情重要,必须优先处理。

把这些想法,小的细节都组织在一起,整个上台北出差的旅行这个任务彷佛有了个样子,就好像架好了一个房子,一眼就可以看出哪里少了窗户,这里少了桌子。因此立刻就会采取一些行动,例如上网查一下高铁时间,发邮件问一下某公司的地址,让明显易见的问题立刻解决,直到我们觉得安心为止。

(5)下一步行动是什么?

当我们分类整理完之后,针对这个任务,我会问自己一个问题「下一步行动是什么?」
或许是打电话给苹果电脑专卖店询问,或者是发一封信给客户确认时间,通常只要做几个行动,就能堵上任务的漏洞。

大多数情形,当我们管理好各个次任务的下一步行动,就完成单一任务管理的90%部分。

结语

我们这篇文章的主旨是「如何快速规划一个小任务?」

第一部分,我们藉着Worktile来规划了台北出差的任务,并说明各个重要的考量点。

第二部分,使用GTD自然计划模式,来思考这个任务。

希望能用比较立体的角度来探讨任务规划这件事情。

接下来的文章会举一个更大的例子,这个任务耗时需要几个月,让我们来看看一个复杂的任务是如何拆解并组织起来。

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评 论

周维 周维
08-10 15:15 #2

这居然没人评论 不科学啊

有的~好文共赞~ bowtie

Samye Samye
08-12 15:12 #4

真心不错的分享~

请问,你在台北用 worktile 顺利吗?