中国标准院二所引入Worktile,探索传统行业的创新路径

Worktile
Worktile 2019-08-06 15:47 0 327

背景介绍

中国建筑设计行业的信息化建设从80年代的甩图板到今日尚在伴随政策推行的全生命周期BIM化已经走过小40个春秋。而现今云、大、物、智、移等信息技术日渐成熟,地产科技(PROPTECH)大行其道,这些都将为仍停留在前iphone时代的建筑设计行业再次带来冲击。

中国标准院建筑设计二所(后简称二所),成立于2015年,以设计大型公建见长。成立4年来先后设计建成陕西人保大厦、东营儿童乐园、拉萨饭店改扩建工程、凤阳博物馆和图书馆、复华未来世界、凤阳大剧院、海甸岛江海庭等多个不同类型的建筑。团队自成立以来专注于对教育、大健康和建筑改造三大领域的研究,有丰富的设计总承包经验。对我们来说,机遇与挑战并存,所以要主动把握机遇、拥抱变革,通过引进Worktile及其背后的管理理念,开启传统行业向信息化迈进的第一步。

日常运营中遇到的问题

团队需要统筹六大专业,五十余人,一般情况下会有十多个项目同期推进。如果按照传统师带徒口口相传的组织模式,团队很难实现高效运转。
而如何合理规划统筹项目档期、实时了解人力资源配置情况、精准完成绩效考核并实现团队效益最大化是团队管理层一直在探索和思考的问题,也是传统建筑设计行业破局而出的第一步。
使用Worktile前,我们采用传统的Excel表格进行管理,对项目分类、手动记录并更新项目状态,每个项目的人员配置等信息。

图片2.png

而在新的生产模式下,如果规章制度死板、流程老旧,将会导致作茧自缚。因此,为了适应外界环境的变化,我们迫切需要借用信息化的管理工具来改进现有的工作模式和效率。Worktile正是让二所改变现状重现生机的及时雨,因为设计行业的工作量貌似难以评估,但实际上是可以通过工具来衡量和汇总团队的各项指标。

用Worktile实现信息化管理,提升组织效能

梳理业务,分类管理

二所的业务类型主要包括三大类,分别为方案设计、工程设计以及科研咨询课题,此外还有一些处于商务阶段的项目和机构建设内容需求单独管理。基于以上业务和建设内容,利用Worktile项目中的项目分组将项目分为商务阶段、方案设计、工程设计、科研课题以及机构建设这5类项目,以便管理者和一线生产人员进行项目分类。

图片3.png

目标拆解,确定项目流程

新建项目由项目经理或指定的项目负责人进行策划跟进,确定项目参与人及相应成员、整体项目周期等内容后按项目阶段划分视图板块,各视图板块内又以任务类型划分看板,看板内由项目负责人或项目参与人编制任务,以便进行任务分解和管理。

图片4.png

任务分解,责任到人

任务分解后可形成多个子任务,每个任务又可分配不同的负责人、设定周期及关联工作。

图片5.png

任务信息管理,数据沉淀

每个具体的任务卡片中都包含该任务的重要信息,可以全程无死角的对项目和任务进行全方位留痕,方便项目成员对项目、任务进行跟进复盘,也便于随时查阅。

图片6.png

在线甘特图,方便进度管理

项目中的各个任务可以甘特图的形式进行查看,任务间也可以实现联动,方便项目管理者控制项目进度。

图片7.png

质量管理,精准高效

项目管理过程中,质量管理至关重要。我们通过任务的状态设置进行质量管理,而质量管理的行为发生在线下,因此,当一个任务出现待评审状态时,项目负责人将收到通知,应该对任务负责人的工作进行一对一的沟通,这又是另外一种形式的师带徒。项目负责人对项目质量管理集中在所有“待评审”的任务上,不仅节约时间还能实现精准辅导。

图片8.png

可视化人员排期,便于工作安排

所内建筑专业涉及30余人,同期开展项目10余个,角色成员复杂,每个人在不同项目中担任的角色都不同,这为项目的生产管理带来了巨大挑战。通过查看时间人员视图,可以了解到哪些人工作较多,哪些人还有档期,对人员排期形成了可视化的反馈。

图片9.png

月报总结,及时沟通交流问题想法

管理的核心是管人,而每位员工对于工作的诉求也不尽相同。团队管理者无法每日请大家吃饭,陪大家聊天了解大家每个人的想法。管理层利用Worktile简报功能为我们搭建了一个在线的沟通交流场景,便于我们了解每位员工对于工作的具体想法,个别好的需求或需要解决的问题又可被跟进或在评论区回复。自2019年2月开始使用简报模块后,我们已收到来自30余人的近百份月报,核心管理团队也更多的以鼓励、表扬以及答疑解惑的方式为每位员工解答月报中体现出的成果、想法甚至是问题。

图片10.png

月报中的问题可以被跟进,随后被转化为需要管理层解决的问题,未来甚至有望直接转化为任务。

图片11.png

活动组织与报名

二所是一个年轻的团队,渴望接触和分享来自行业、市场和产业上下游最先进的知识和理念。各类参观、考察、学习以及知识分享几乎每周都有。团队中的每个成员都有可能成为这些活动的组织者,而活动参与者可根据活动组织者在日历中发布的活动信息,决定自己是否参加。组织者也可根据参加活动的人数,确定自己需要预定的会议资源。

图片12.png

总结

世界上并不存在日薄西山的行业,缺乏的只是合理的经营和管理。管理是一门艺术,除了制度和管理理念外,更多的是对人性的敏察和对目标的定位和追求。如果每位员工能了解市场的需求,市场人员又能够了解生产运营状态,而管理层又能将所有员工凝聚起来,保证团队上下同欲,在天时地利的条件下,才有可能形成合力,实现组织目标。在Worktile的帮助下,二所打通了管理前后端的瓶颈,疏通了项目供需端的症结,真正实现了信息在组织内的顺畅流动。

WX20190806-151302@2x.png

Worktle 免费了

评 论