还在用记事本安排工作?试试诉讼案件流程管理吧

op小泽马
op小泽马 2015-11-10 15:36 4 3183

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本篇博客摘选自“法秀”微信公众号,杨宇宙律师亲自撰写,作为一个无比严谨的律师行业,在面对众多案件以及诉讼流程的同时,看杨宇宙大律师如何进行诉讼案件管理吧

  • 作者:杨宇宙律师

  • 公司:大成(上海)律师事务所 陶鑫良知识产权律师团队

  • 微信公众号:知识产权纵横;赢在ip


诉讼有其程序要求,对案件进行流程节点管理,也早就引入了法院的电子办公系统。对于诉讼律师而言,案件流程节点管理不仅有助于提高效率,也方便团队成员甚至跨团队的协同作战。掌握最in工作方式,从本文开始。

与非诉讼不同,诉讼中有大量的定制化,个性化,差异化的内容,但是这并非说诉讼中没有流程化和标准化的内容;相反,我们认为在诉讼案件中进行流程化和标准化管理,可以提高效率,减少出错,在此基础上的个性化、差异化才能取得更好的效果。

怎么有效地将诉讼按步骤进行流程管理?目前团队借助于所使用的协同软件Worktile,在这方面做了一些尝试。

以下以知识产权诉讼中相对复杂的专利侵权诉讼为例,说明如何将一个专利侵权诉讼案件化为47步(当然也可以根据团队的习惯改为任意步骤)进行管理,同时达到任务分配、期限监控、工作统计、复盘流程等效果。具体是怎么玩的,下面慢慢道来。

###一、通过任务设立做到诉讼案件操作流程化

首先,我们将一个专利诉讼(假设存在无效程序)分为五个列表:案件洽谈、诉前准备、诉讼、无效和诉讼后,在每个列表中新建任务,每个任务对应的是案件中的一个操作程序。这样任何一个团队成员(即便是新加入的成员或者外部合作律师)处理任何一个专利诉讼,都不会遗漏必要步骤,比如说在合同签订完毕后忘记请款。列表是可以任意增加或者删除的。

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每个任务都可以分配给相应的团队成员完成,同时还可以添加关注该任务的成员,职责明确。

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给每个分配好的任务设定完成期限。

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同时可以为任何一个任务增加描述,该描述可以是该任务必要的操作指示,以法律检索为例:

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除了标准化的任务描述,对于每个具体案件中的个性化要求,可以在任务描述中予以明确。亦可在下方的评论中进行讨论(类似BBS模式)。

设置任务的标签,比如用四种颜色设置了“紧急重要”“紧急不重要”“重要不紧急”和“不紧急不重要”四个标签,给需要的任务设置标签,使得任务性质更加明确。

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可以通过筛选方便地查看相应的任务:比如分配给我的任务,我所关注的任务,我所创建的任务,不会担心忘记任务了。

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项目中的期限和日程可以通过日历表格来进行监控。

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如果需要上传日程相关文件,比如开庭传票,可以直接在日常页面中上传附件。

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项目任务统计对于案件主办律师是个便利工具,这个是模版中没有一个项目完成时的状态。

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每个任务完成后,勾选该任务前的方块表示完成,如一列任务过多,对于完成的任务,可以选择“归档”,这些任务就会被归档(隐藏)。示例地,我们随意勾选完成一些项目,设置一些项目标签,再将两个任务设置为过期,任务页面和项目简报页面就会变成:

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这下各种任务统计信息就会显示出来:

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每个案件都要这么设置一遍任务非常麻烦,因此我们将模版作为一个独立项目,每次有新案件,只需要在该模版项目的设置中选择拷贝项目,就可以把这个模版全部(包括所有的任务、文件、话题、文档)都复制到新建立的案件项目中。

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如果案件简单无需这么多步骤,那就删去不需要的任务。如果复杂的案件多出了其他特别的定制要求(任务),那就在该案件中增加。

另外,建立每个新案件项目时,都可以设置基本项目信息,比如:

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这样,比如客户和法官的联系方式就一目了然了。

这个软件看板式操作比较方便,基本都是拖曳操作,在模版的基础上,根据实际需要可以方便地进行调整,比如:任务可以随意拖动。

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列可以随意拖动。

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日程也可以随意拖动。

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###二、通过文件管理实现诉讼案件操作标准化

Worktile每个项目中都有文件这一栏,可以新建文件,可以新建文件夹(文件夹可以自己定义名称和颜色),例如这里设定了三个文件夹:分别为程序类模版、实体类模版、办案指引。

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每个文件夹下方还可以建立子文件夹,如在程序类模版中设立涉外类程序文件模版和非涉外模版。团队小伙伴再也没有理由不用模版文件了。

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说明:理论上,案件具体文件都可以上传,但是基于安全考虑,我们还是谨慎地选择不上传。

###三、跨团队合作

Worktile网页版本无需安装,可以随时邀请其他律师甚至客户加入到某个具体案件的项目中来,只需要给被邀请对象发个邮件或者链接。

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这样,可以很方便地打破空间距离,随时组建一个高效、标准化、流程化管理的诉讼团队了。

###四、APP版本和微信提醒

除了网页版,Worktile也有手机APP版(苹果和安卓都有),两者可以同步,可以绑定微信,通过微信实时提醒。这些内容目前都是免费的。


再次感谢杨宇宙大律师的分享,希望Worktile可以帮助更多的律师小伙伴处理案件啦~~,如果您也希望将您的经验分享给Worktile的小伙伴,请随时骚扰此邮箱:mingze@worktile.com

Worktle 免费了

评 论

很强大,能通过任务系统实现流程管理~

今天开始使用,慢慢熟悉

Lee Lee
12-10 11:36 #3

梳理好流程,能让管理工具和工作整合起来,不错,希望有非诉律师使用worktile管理流程分享

#2楼 @Lee: 这这里 Worktile can