案例 | 项目化管理+简报应用,Worktile成律所管理工作的好帮手

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Worktile 2019-04-01 18:16 0 304

【本文由江苏鸿创律师事务所友情分享】

都说律师是一群自带生产工具的崇尚自由的工作者,很难管,除了交通肇事、知识产权等案件可以流水化操作外,其他更多的案子更像是定制化产品,个性化的东西太多,的确不好复制,不易规范。

直到我们遇见Worktile这款软件,才发现,原来律所可以像其他公司一样进行管理,律师的日常工作也可以更流畅和可视化。

一、项目模式有效提高工作效率

初次接触到Worktile是在2018年夏天,当时律所的同事们对这个新事物是持排斥态度的,因为这意味着工作量的加大,要把手上目前正在代理的案件都输入项目中去,而且,每天的最新进展也要及时在上面反映。对于习惯自由的律师来说,这就像孙悟空头上的紧箍咒,让他们感觉不舒服。

新生事物从接触到接受,都是有个过程的,需要先理解它,再去执行,在Worktile公司的多次远程培训及积极帮助下,现在律所所有的案件均已通过 项目模式 进行上传和记录。

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二、项目管理的进一步细化

在实现案件及时录入项目之后,我们还在worktile团队的帮助下,按照一审、二审、再审、执行等类别分别建立模板,我们在这个模板的基础上,根据不同案件的具体情况,修改或新建任务,使每个案件的个性化得到充分体现。

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再好的软件,都不可能满足客户所有的个性化需求,因此,在实际使用当中,如何让这个工具最大限度发挥作用,达到我们的使用目的,软件管理者就要在原有工具的基础上进行拓展和定制,让大众化的产品也能够满足自身特殊的需求,让公司员工能喜欢并依赖上该工具,从而让接下来的管理工作更好开展。

三、简报的启用

最初,我们只是使用Worktile里面的项目功能,进行案件录入。由于每位律师习惯了以往的工作方式,涉及案件的相关材料都会直接保存在其电脑上的文件夹里,所以,总是存在Worktile无法及时录入,甚至忘记录入的现象。直接影响律所主任对每个案子最新进展的了解。

在这样的情况下,我们启动了简报的使用,让每位员工每天下班前提交日报,并作为绩效奖考核的一项内容。有了日报的配合,律所员工慢慢养成了每天的工作每天录入的习惯。

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到后来,律所要求每位员工提交周报,对一周的工作做汇总和下周工作的计划。律所主任除了在项目中进行点评和下任务外,也在日报和周报中进行工作调整、安排和点评。

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到目前为止,已经基本上实现了律所主任可以不用跟律师沟通就能通过Worktile里面的内容了解相关案件的进展情况。由于主任的及时反馈,让每位提交日报和项目的律师又能第一时间了解自己工作中存在的问题,并加以纠正。使律所工作出现了良性循环的发展。

四、效果初现

我们规定所有案件设置为全体可见,这样 每个律师手上的案件进展其他人都能看到 ,主任对每个案件的把关和意见反馈也是全体成员可视,无形中制造了一个互相促进互相激励的竞争环境,让每位律师对每一个案件都更细心更认真。

因为任务安排都是文字化,也避免了一些信息在其他方式的传递中存在的损耗,任务也变得更清晰明了。

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并且,有了项目、日报、周报所展现的基础信息,律所对每位员工的考核也就有了实实在在的依据。对于员工的绩效考核就能更客观。

虽然律所使用该软件不过大半年,但已经明显提高了律所的工作效率、以往存在的律师日常工作无法量化和评判的问题也迎刃而解。

对于这款软件,目前律所只使用了其中的部分功能,尚未能将其作用充分发挥出来,希望今后能在Worktile团队的协助下,让该软件能发挥更大更强的作用!让管理出效益真正落到实处。

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