案例 | 以项目为单元,多部门协作,Worktile 让管理更硬核!

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Worktile 2019-04-08 10:02 0 341

【本文由河北师大环境科技有限公司倾情分享】

一、关于我们

河北师大环境科技有限公司是2014年经原环保部批准,由河北师范大学改制。近年来承担完成了百余项建设项目和规划环境影响评价工作,并完成了生态市、城镇环境规划及生态功能区划工作。

公司现有工程师43名,7个环境影响报告书类别和核与辐射项目报告表类别,工程师数量和资质行业类别位居全国前列,并在全国13个省市设立了分公司和办事处。

公司架构: 董事会领导,质量办、技术部、业务部、办公室、财务、文印室、司机班组成。
公司管理特色: 公司高管均为纯技术出身,没有专门的行政管理。

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二、我们想要的是什么

公司业务管理流程: 业务人员承接业务→质量办分配项目→技术部负责踏勘现场(司机班安排用车)→技术部提交项目成果→质量办技术审查→办公和文印负责成果出版(日常考勤)。

以往管理中,各部门间信息交流不通畅、不及时,技术问题达不到及时解决,各部门都有自己的苦衷。

  • 质量办:不知道技术部门每个技术人员手上在进行的项目有多少,进展到什么阶段,新项目不好合理安排,容易造成有的有人忙碌有人闲的状况,怎么办?

  • 技术部:每个技术员手上会同时负责或参与若干个不同的项目,有时候自己都乱了,记不起项目开展到哪一步了,怎么办?

  • 技术部:技术咨询会使用到非常多的资料,以往资料都分散掌握在不同的人员手中,有的重要度低的资料重复保存,有的资料有更新,占用个人PC硬盘且资料不统一,怎么办?

  • 业务部:业务对接甲方,甲方经常会问项目的进度,而作为业务不直接参与项目,每次都需要先向技术人员核实进度后,在转达给甲方,心里没数怎么办?

  • 办公室、文印室、司机班:公司人员踏勘现场,组织专家审查会频繁出差且产生报销费用,也会涉及到公司车辆的调配。提交技术成果,刊印纸质成果有需要跟业务、财务、质量办核实项目的各个环节是否完结,整个人都混乱了怎么办?

目前公司基本 以项目为单元来进行管理 ,公司各部门共同参与协调,才能流畅进行,最终提交甲方,保证技术咨询的高质高效。

三、Worktile带给我们的

1、项目管理

结合环保技术咨询的工作特点,在公司领导的研究下,根据我司以往对项目的管理流程,利用Worktile平台【任务】模块(Worktile v6.0版本)研究制定了适用单位内部项目管理模式。

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(Worktile【任务】看板示意图)

v6.0版本的任务比较适用于看板视图,对项目整体进度及阶段进度均可一目了然。 每个项目参与人员包括质量办全体、技术部相应负责人、相关业务人员、参与的其他人员。其中每个阶段会根据阶段任务特点设置不同的人员担任负责人,例如现场调研、编写大纲、报告编制等负责人为技术部相应负责人,而一审和二审则由质量办相关行业总工担任。

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(项目负责人与参与人)

Worktile更新v7.0后,新增了比“任务”功能更丰富的“项目”模块。目前,正在对任务管理模式进行改良,希望更好的利用“项目”模块各组件实现项目的高效管理。新版本的亮点主要在于 对项目控制阶段进行优化整合,适配于现在主流分辨率显示器,基本实现一张屏幕表达完整的项目主要流程,无需左右拖拽。

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(Worktile【项目】看板总览)

通过项目管理,质量办能够统筹项目分配,技术部能够合理时间分配,业务部及时掌握进度, 实现了多部门的信息分享。

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(项目过程事件相关人员均可知晓)

2、统计报表

Worktile项目模块中 提供统计报表功能 ,质量办可以利用该功能实现对全公司人员项目的统一管理,能够根据人员技术能力,专业特长及目前在做项目数量来科学的分配新项目,并可知晓公司人员项目完成率,有助于对员工进行绩效考核。

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(项目统计报表)

3、网盘

Worktile网盘分 企业网盘个人网盘 两种类型。目前公司以企业网盘使用为主,个人网盘作为私人云盘为辅。

企业网盘主要分资料库、公司制度、公司照片三个分组。其中公司制度和公司照片权限为全群组公开,而资料库因涉及部分珍贵或机密资料,目前由管理员群组进行管理,负责资料上传、编辑、更新及珍贵或机密资料的下载;一般群组仅提供查看和部分自主下载。

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(网盘文件结构)

4、审批模块

Worktile审批模块目前是我们公司除项目管理外,使用频率、使用程度最高的模块。
除了利用模块自带的加班、出差等考勤用审批表单外,我们利用审批模块的审批表单设计器,结合我们公司项目管理,设计制定了成果刊印申请和项目前期评估两个审批表单。

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(审批表单设计器)

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(在用审批项目)

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(刊印申请表单)

其中刊印申请表单有效的解决了最终技术成果提交出版前各部门对所负责内容的审查核实,打通了从技术负责人提交申请到技术审核人把关、财务合同款核实、文印室刊印,办公室签章等各环节,将所有环节整合到一个审批事项,提高了审批效率和信息传达,避免了正式成果已提交但项目仍存在技术问题或者合同纠纷等问题发生。

另外,因为公司车辆资源有限,各地限号政策差异,需要对用车进行统一调度,目前公司用车审批由用车部门提出申请,总经理审批后,司机班根据当日情况负责具体安排车辆及司机。

5、日历、日程

Worktile日历、日程模块提供了备忘录、时间管理、工作安排等解决方案。
目前我们单位主要是个人使用,一方面是用于个人一周、一日的琐碎事情的备忘,兼具工作日志的功能,有助于追溯项目事件的发生及处理过程。另外一方面是结合简报功能进行每周每日的工作安排。

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6、简报

Worktile简报功能分日报、周报、季报、年报等。
结合公司实际,目前开启并使用的是改良后的日报,具体为工作日期间均每日一报,其中周一的日报中需上报本周及近期工作内容安排。
简报采用传统的“今日总结+明日安排”结构,同时结合公司业务特点,增加了“分享事项及文件”,主要是方便同事共享最新政策文件,管理要求及工作技巧等。

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(已启用的简报)

或许,我们可以和Worktile一起,让工作变得简单有趣,让管理变得很硬核!

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