成就团队协作与管理之美-Worktile 企业版

Worktile
Worktile 2016-08-24 10:11 1 480

本文是由美国项目管理协会PMP、北京时间管理沙龙创办人 @李长太首发于个人博客。作为《挑战拖延症》的合著者,李长太致力于提高个人、团队管理效率,因而对团队协作与管理有着自己独到的看法……

前一段时间公司有很多项目同时并行,最多的时候要同时管理6个中型项目(单个项目周期超过一个月),制定项目计划后,靠邮件、微信分配及检查任务的方式管理项目的方式经常出现遗漏。面对多个项目的大量任务,很多时候仅仅是一个简单的任务的遗忘或延期,就耽误了整个项目的进度。如何能够快速、便捷的监控整个项目团队的任务完成情况,提高沟通效率、降低沟通成本,成了提高项目管理效率的瓶颈之一。

经过查阅资料,目前的团队协同管理软件发展已经比较成熟,最早从国外兴起,包括Asana、Trello,Basecamp、Yammer 等。目前国内知名的有Worktile、Teambition、Tower、明道等。工欲善其事必先利其器,考虑到团队成员的阅读习惯,花了一些时间重点对国内的几个团队协同软件进行了尝试和体验,也可以看出近些年国内的团队协同软件在发展过程中逐渐具有更多的个性与特色。其中,Worktile 在传统的任务看板管理方式基础上,逐渐摸索出一些独到管理实践,系统中很多细节也非常考究。

从功能来讲Worktile 基础版基本可以满足小团队之间的任务协同,而Worktile 企业版在基础版之上增加了“沟通“、“简报”、“管理功能”模块,不仅能支持中小团队的管理,也完全能胜任公司级的管理。

登陆到Worktile 企业版后,我们看到左侧主要导航包括:消息、任务、日历、网盘、简报、通讯录。我们逐一看看以下板块的特色功能。

(一)消息

有一定项目经验的朋友会有体会,很多项目延期、出现问题,很多时候并不是出现在事情本身,而是由于缺少沟通。充分的沟通可以减少很多无谓的、错误的工作。Worktile 企业版把“消息”放到了最上方的位置,我想这是Worktile 企业版想鼓励团队成员在项目中的沟通,通过增加沟通降低项目的风险,提高项目的协作效率。

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消息中主要分为3类沟通,第一类是和某个团队成员的沟通;第二类是日程、简报等助手,可以帮助我们方便的创建日程;第三类是针对接入第三方服务的消息,作为一个Onenote 的多年使用者,这个功能让我感觉到非常方便。

(二)任务

“天下大事必作于细,天下难事必作于易“,一个大型的项目正是由一个个的小任务构成的,任务之间的协作效率,就决定了整个项目的效率。

任务导航有两个维度,一个维度是从项目全局看,可以看到自己权限范围内能看到的项。另外一个维度是,自己被分配了哪些项目的哪些任务,这个维度可以让成员集中精力于自己负责的任务。Worktile 企业版在协作管理上的业务流程简单、工作操作便捷,能有效的提高团队的协作效率。

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其中的任务日历,则提供了非常直观的视图,便于我们从全局了解自己的当月工作安排。

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这里也可以选择右上角的“我的任务“、”团队任务“两种视图,便于快速了解团队内还有哪些任务在什么时间段内截止。此外,也提供了“全部任务”、“未完成任务”的筛选,这个操作在实际项目管理中也很有价值。可以让管理者既掌控全局又可以聚焦于未完成任务,关注其完成。

在查看任务列表时,可以以多种方式排列任务。既可以按照项目维度,也可以时间维度,尤其按时间维度可以快速识别出要到期的任务,这一点非常方便。

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在项目管理中,通过关键路径管理项目进度。那么当制定明确的项目计划后,明确了关键路径任务后,可以通过标签功能就在Worktile 中体现。我个人的习惯是设置一个红色的“关键路径”标签,这样确保要优先完成关键路径的任务。
具体查看某一个项目后,也提供了“看板视图”、“任务列表”、“按分配者“等五种视图。

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点击上图的“更多”可以找到“任务统计”功能,可以查看到针对该项目的各项统计,界面简洁、友好。
不论公司的管理者,还是项目的管理者,最头疼的问题就是对项目的失控。而统计报告,能有效的解决这个问题。

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统计分析模块并没有提供默认的视图,而是需要用户根据自己需要进行设置。设置的过程感觉也较为方便,可以设置成员级、项目级、企业级三类视图,统计功能都是模块化,每个人都可以根据自己的角色、需求,自定义视图。

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我认为Worktile 企业版的统计分析模块,是整个系统最核心的价值之一。管理者的时间是公司中最宝贵的资产,如何能让管理者快速纵览全局、找到有问题的项目、识别低效的成员,能够快速针对性的采取行动,是很多管理者的重要需求,而Worktile企业版则解决了以上问题。

管理者可以用Worktile 企业版的移动端,不论身处何地都能随时掌控公司、项目的运转情况,也极大的节约了管理着的精力。统计功能也能够帮管理者评定某个人、某个团队的绩效,可以在分配项目奖金时作为非常有力的参考。

(三)日历

分为”我的日程”、”团队日程”、“成员日程”,这几类日程都有各自的价值。

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“我的日程”不仅可以直接添加创建日程,重要的是“订阅日程”功能的提供。举例来说,我们在Worktile 中创建了一些工作上的日程,而很多朋友还会使用手机、电脑上的一些日程软件管理生活中的日程。这个订阅功能,可以让我们手机上的日程表同步Worktile 日程,这样在手机上就可以看到工作、生活的所有日程。这个设计,能够让成员便捷的统一管理工作、生活事务,提高效率。

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“团队日程”,便于我们了解团队的会议安排,省去了邮件、微信沟通的麻烦,也避免了由于没有记录遗忘会议的尴尬。
“成员日程”的价值,在于向某些人发起会议申请前,可以直接查看该成员的日程表,避免大量量化沟通打扰同事的工作。这一点上,微软的Outlook 早就有所体现,但由于我们使用Outlook 软件多为单机版,无法有效同步彼此日历,所以并没有实现通过团队成员日程表确定会议时间。

(四)网盘

网盘功能中的“上传新版本”非常实用,特别是IT项目开发的时候,同一个文档经常要更新不同版本,如果每次都上传一个新编号的文档,那么到项目后期文档管理起来就非常复杂。“上传新版本”功能能够确保大家使用的是同一个最新版本。

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我对上传速度也进行了测试,速度很快。关于存储空间方面,Worktile 不论在免费版还是企业版,都没有限制,这一点很赞。

(五)简报

Worktile 的企业版直接将“简报”放到左侧默认导航,“简报”功能也是Worktile 企业版的一个特色。写简报的时候,可以按照系统提供的模版填写,避免大家简报内容格式不已。也可以直接选择某些任务快速生成日简报,这个功能让写简报更佳方便。

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如果某个成员简报中提出自己遇到了一些问题需要协调,那么领导看过简报后可以直接增加评论,并且在评论的时候可以直接@某个人,这样被@的人可以看到简报中的问题,减少了沟通成本。这相比较传统的通过邮件写日报、微信发日报,然后领导联系解决问题的人,转送信息的模式来讲,领导轻松了很多。

系统默认的简报时间间隔有天、周、月,当然简报的模版可以在企业后台修改,增加或减少简报维度。

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在使用简报功能前,最好要达成一定的规则,比如把每天提交简报纳入工作规范,最迟提交简报的时间是什么,每个人的简报审批人是组织结构中的领导还是项目负责人。

(六)通讯录

通讯录提供了按照姓名排序,也可以按照组织结构浏览。找到某个成员后,可以直接用Worktile 的消息进行留言。留言对话,可以发送大附件,我测试了一个30M 的文件可以正常发送。

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对话过程中,可直接创建任务,而对话对方作为任务执行人这个功能设计非常方便。可以通过通讯录的“发起通话”功能,使用Worktile 通话功能免费拨打电话。

进去Worktile 的企业管理后台,最直接的感受就是Worktile 是一个开放的平台。

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“应用管理”可以自由设置开启或者关闭,“服务管理”中可以同70多项服务对接,这其包括了Trello、微信公众号、微博、印象笔记、Onenote、实时猫视频等,我们甚至可以通过Worktile 对接实时猫实现企业视频会议。可以看出worktile在未来不仅仅是一个任务协作平台。

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在数据管理方面,Worktile 企业版支持消息、任务、网盘、简报、企业通讯录等数据的导出备份。从这一点上看,Worktile 具有开放平台的心态和视野。

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我们可以看到Worktile 企业版既可以满足日常的运维工作,也胜任项目、团队的管理,而其中的自定义报表,开放式的应用管理、服务管理为更深入的工作协作提供了无限可能。

整理来说,Worktile 企业版在用户体验上设计精巧,在管理理念上化繁为简,不仅满足了团队的高效协作,也能实现管理者的便捷管理,还非常好的把握了协作和管理的平衡,可谓大道至简!

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