最佳实践:微想科技

Worktile
Worktile 2018-04-16 15:55 1 452

文|倩倩

声明: 为保障客户隐私,文中出现的公司名称、项目名称等均为虚构,仅分享用客户使用 Worktile 的方法,以供参考。

客户介绍

1.1简介

微想科技(Wethink Technology Inc.)是一家以 “做中国最好的智慧内容供应商”为愿景的互联网科技文创公司。公司致力于为智慧教育、智慧旅游、智慧商业、智慧健康、智慧住宅、智慧城市等领域提供创新的智慧内容及服务,旗下包括“720yun”VR全景众创平台、“糖果”app、“微想世界”智慧体验馆、“微想影漫”影视动漫团队等基于3D、VR/AR等技术的产品及团队。

1.2需求分析

1) 部门工作管理
由于各部门工作性质不同,其需求点也不尽相同,针对该公司的业务情况及发展状况,我们对该公司的主要业务部门进行了不同工作场景下的需求分析:

产品研发部
随着用户数量的增加,对产品有了更高的要求,由初期的日常运维为主到后来的高频率的更新迭代及BUG修复为主,无论是部门人数还是研发任务都大幅增长;

需求:产品需求收集、迭代管理、研发进度展示、BUG提交/收集等工作模块及进度可以直观展示给相关的团队成员;

运营部
运营部门是随着用户数量的增长逐步建立起来的,随着运营体系的完善,运营方向也逐渐增多,产品的价值输出、网站内容的丰富、付费及免费用户的维护和跟进等都需要有明确的计划和产出;

需求:日常工作分类管理、部门成员工作细分及进度管理、用户跟进及管理、运营活动流程管理及相关文档的分类存储;

市场部
市场部目前的工作主要集中于品牌宣传、推广渠道管理及优化、商务合作等方面;

需求:主要集中于市场活动策划流程及进度管理、推广渠道管理及效果评估和商务合作渠道管理及进展等工作模块的管理;

2) 跨部门异地协作
公司产品研发团队在云南,运营中心位于北京,团队成员之间沟通主要通过微信、QQ或电话邮件等方式,产品迭代的计划、进展以及用户反馈的问题沟通不顺畅,团队协作效率较低;

需求:统一的沟通工具、随时随地可以展示各部门工作及进度的工作板;

3) 日程安排
重要的日程会议,主要用便利贴、笔记本记录,如市场及商务会议或拜访等,由于日程较多容易遗忘或与其他工作的时间冲突;

需求:记录所有人或部门的日程并具备提醒功能、协调各成员之间的时间及公司资源;

4) 工作汇报
每周部门会议之后,需要部门成员写工作总结,形成个人周报发到微信群中;随着部门沟通消息的增多,周报查阅变得越来越困难;

需求:统一的周报格式、永久保存、便于查阅;

使用Worktile之前,微想科技处于发展初期,人数较少,无明确的项目管理,各部门主要通过Word、Excel等工具记录和分配任务,电话或微信沟通执行及进展情况,日程记录和工作汇报的提交也是通过微信、QQ或手机上自带的一些软件或具备的功能来进行;
然而,随着其用户数量的增加及团队规模的扩大,传统的Word、Excel、微信、QQ或是其他各类日历、备忘录等软件,虽然也可以继续使用来完成一些工作,但繁琐的操作、多款软件的相互切换,让本就忙碌、繁杂的工作更加焦头烂额,因此,一款能满足办公需求、提高团队效率的软件迫在眉睫。

2 Worktile解决方案

通过对该公司的现状及需求分析,我们归纳出了该公司目前优先级较高的需求:部门管理、企业日程管理及公司内部管理。针对目前亟待满足的需求,我们为该公司提供了以下解决方案:

2.1部门管理

部门管理主要的问题在于各部门业务的管理和跨部门协作,针对这两个问题,我们先解决内部沟通问题,再对部门业务进行分类管理,最后分配任务责任到人解决既可以解决各部门的业务管理问题,同时跨部门协作也不再是障碍。

2.1.1内部沟通

Worktile聊天功能,可按部门或项目建立群聊。相比于之前的QQ群,Worktile的群聊可关联任务、日历、网盘、考勤等,支持多种格式的文件上传且聊天记录永久保存、多端同步,让沟通更方便。

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2.1.2部门工作分类管理

针对该公司目前面临的部门工作管理上的混乱,我们的客户成功顾问,根据客户目前的业务方向及需求,协助客户在部门业务管理上做了以下梳理:

1) 梳理各部门业务

项目划分主要依据不同部门的业务线进行划分,进而实现项目化管理,以下对该公司主要业务部门进行梳理:

产品研发:主要用来做产品计划排期、同步开发最新进度、产品需求反馈、产品缺陷管理;
运营:包括产品运营、内容运营、用户运营、电商运营等四个工作方向;
市场:市场推广、渠道管理、市场活动管理等;

由于公司规模及其用户数量的增加,各主要业务部门的工作由原来的单线变为多线,无论是工作方向还是工作内容都增加了很多,这个时候就需要将各部门的工作内容进行梳理,在Worktile中我们将梳理后的工作以项目或项目组的形式进行分类管理。

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2) 项目的建立及实施

在对客户公司各部门的工作内容进行梳理和划分后,我们创建了上图中的项目组,并在项目组中建立了相应工作方向的项目,完成这些之后,就是对各项目中的工作内容进行或分类或流程的管理,以下介绍不同业务部门的不同使用方法:

对于研发部门来说,无论是产品的迭代还是缺陷修复,都要遵循一定的流程的,因此,对于研发部门来说主要是工作 流程管理 ,以产品研发部【产品缺陷】管理为例:

由于所有产品的缺陷都有处理优先级,因此,每一项缺陷提交上来之后都会经过【待评估】-【BUG确认】-【待测试】-【待测试】-【测试已通过】这一系列流程的流转,每一项任务可以通过拖动流转到下一阶段,每完成一项任务可以勾选任务左上角的方框表示任务已经完成。

2.png

而对于运营部门来说,更多的是对工作内容的 分类管理 ,以【产品推广】为例:
将工作内容分为【目标】、【推广优化相关】和【商务工作任务】三个模块,每个模块下面创建不同的任务将工作进行细化:

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2.1.3跨部门协作

跨部门协作的难点在于部门之间的沟通及责任归属,通过Worktile聊天功能和看板式的项目管理方法,各部门的具体工作内容一目了然,用户可以查看权限内任何部门及成员的工作任务,沟通问题基本可以解决,这里不再赘述;跨部门协作的另一个问题在于权责分明,我们可以通过负责人/参与人来解决:

负责人 : 任务的直接责任人,一项任务只能指定一个人为负责人,避免责任不明的情况,这项功能可以避免部门协作时责任归属模糊不清的情况;

参与人: 与任务相关的人员或部门经理等,可以看到任务的整个动态也可以参与任务的沟通交流,如评论、点赞、上传附件等;

如:在一次BUG提交中,由运营或客服提交反馈,然后由技术人员完成BUG修复,那么运营或客服人员就是参与人,负责修复BUG的技术人员就是负责人;

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2.2企业日程管理

当每天的会议、商务拜访、客户反馈等等一系列与时间、日程有关的活动越来越多的时候,笔记本、手机软件等已经不能满足多样化的需求了,因此,日程管理至关重要,日程管理的核心有三点:

  • 记录时间:记录一天或一周之内需要在特定时间完成的工作,并适时提醒;

  • 管理日程:查看各成员的工作日历,协调公司资源合理安排会议或活动时间;

  • 安排工作:适用于部门经理,查看部门成员的工作日历,安排部门工作;

日历.png

2.3公司内部管理

公司内部管理是公司日常事务性管理,对于创业型公司来说,创业初期公司一般是轻管理甚至是无管理,这也是公司规模决定的:人数少、业务量小,管理的作用并不明显,但是随着公司规模的扩大,公司的规范化管理势在必行。

该公司目前启用的公司内部管理模块有【简报】、【考核】和【目标】,后期陆续会添加【销售】、【考勤】等模块来辅助公司进行内部管理。

1) 工作汇报

工作汇报主要目的是为了主管了解团队成员工作进度和计划,并且方便了解以往的工作情况。运营和市场部门需要对本周工作进行反思总结,在部门每周的例会中针对工作中出现的问题进行沟通并协商解决办法。细致深入的工作汇报不仅能加速员工成长,对部门及公司的发展来说也大有裨益。

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Worktile提供简报功能,通过企业后台设置简报模板,根据不同部门特点,设置有针对性的问题,同时每个问题可以设置不同的类型;部门成员只需按照简报周期,填写工作内容,确认后提交给自己的主管即可。各部门主管可以第一时间收到成员的工作汇报;同时可以将与自己有协作的同事添加为可见人,以便有问题能及时知会与跟踪。

2) 绩效考核

通过成员的工作完成情况、目标完成度、工作协作及表现等方面,综合考核员工绩效。通过自定义的评分流程,如自评、主管评分、其他部门评分、老板评分等多个维度,形成客观合理的绩效得分。

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3) OKR目标管理

OKR (目标与关键成果)是一套定义和跟踪目标及其完成情况的管理工具和方法。其终极目标,是要在当今激烈竞争的商业环境中,通过识别出目标和关键结果并频繁更新,提升行动的敏捷性,从而最终提升企业的经营业绩。清晰有效的目标梳理和关键结果设置会让公司成员更好的明白公司及部门的发展方向。

目标.png

3实施效果

• 工作任务按流程分类管理,方便实时同步最新工作进度,工作信息清晰透明;

• 科学合理的日程管理:多种提醒方式、多终端同步,重要日程即时掌握;

• 工作汇报清晰直观,上级及各部门同事,都可以知道自己做了什么,在做什么,以及要做
什么,并且方便查阅以往工作表现;

• 目标管理,以结果为导向,推动工作执行围绕达成目标规划而进行;

• 绩效考核,多维度的考核指标和多角色评分流程,推动员工综合素质提升,综合掌握员工工作效率。

4客户说

很多产品都是先创造需求,再解决需求,Worktile是解决本就存在的实际需求。Worktile帮我们解决了多问题,尤其是在项目进度同步、部门事物管理和跨地区协作等方面。从一开始的基础版到现在的企业版,我们一直是Worktile的忠实粉丝,见证了产品的成长,希望Worktile越做越棒!
——北京微想科技有限公司首席运营官

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