一家漫画公司的协作之路

Worktile
Worktile 2018-03-21 11:45 0 449

文|倩倩
概述:过去5年时间里,Worktile 为全球38个行业,50余万团队,130万职场精英提供了协作支持,这里我们将会为您介绍 Worktile 如何帮助一家快速发展的漫画公司进行协作的。

声明:本文内容以客户公司真实场景为基础,出于对客户隐私的考虑,文中出现的项目名称、业务情景等皆为虚构。仅对客户公司的Worktile使用经验进行分享,敬请谅解。

公司背景介绍
公司简介

北京某漫画公司,一家于新媒体传播领域的成长型企业,业务包含社交媒体营销传播与IP孵化开发两大模块。其在IP孵化开发方面推出的二次元IP首部系列漫画作品,在社交媒体上获得了巨大成功。

截止目前,公司员工人数已近百人,旗下连载漫画达到5部,发展十分迅速。

公司现状

1.部门管理

编辑部:漫画创作的过程中,一个连载漫画即为一个项目,项目协作主要集中于"画手""编辑""后期"等角色之间的配合。

运营部:项目管理需求主要集中于日常工作的任务管理,如"其他平台漫画更新""日常运营""创意管理"等。

衍生品部:与运营部们类似,衍生品部门的项目管理需求主要集中于日常工作的管理,如"周边制作""商务合作"等。

处于快速发展初期,人数较少。无明确的项目管理观念,仅通过参与人员直接沟通,邮件等形式进行协作。

2.文档管理

文档存储:漫画的制作过程中会产品大量的文件。例如:草稿、各种格式的定稿等。衍生品部门、运营部门也需要将日常工作中产生的设计稿、文档进行存档。

文档分享:除了存档保存之外,编辑部的设计成果,往往还要被运营用于同人活动、粉丝运营等事务中;衍生品开发的同事也需要这些设计稿,作为设计图制作的依据。

只有一部连载作品。所有的定稿由总编辑统一保存,定期备份。而当其他部门的同事需要使用的时候,基本就是拿着U盘拷贝一份。

3.工作汇报

人数较少,暂未启用工作汇报。只是偶尔以邮件或者口头汇报的形式进行工作进度的交流与回报。

面临的挑战
1.员工数量快速增长

从2017年3月开始,《Wohoo历险记》漫画的火热使得该公司的发展进入了快车道,人数也从当初的20人迅速增加。公司成员较少时候,主管能够轻易的了解到所有人的工作进展和情况,而如今这个问题却让管理者头痛。

使用电子邮件汇报工作,存在诸多不便:

工作之外还要写邮件,浪费员工工作时间;

缺乏统一的汇报格式;

管理者无法清楚地掌握提交情况;

2.业务线增加

伴随着公司的快速发展,原创IP的业务线由最初的一部变成了五部。由于业务线的增加,一个负责人跟进两到三个项目,一名员工可能同时参与几个项目,这样就导致单纯的口头汇报或定时不定时的会议已经不能满足项目负责人及团队成员对项目的跟进及反馈,团队协作问题亟待解决。

3.文档数量增加

随着业务线的增加,文档数量必然呈直线增长。文档的整理归档越来越繁重,其他部门的文件共享需求也愈发频繁。仅靠拷贝和在线传输已经不能解决文档管理面临的难题,因此,摆脱文档管理上的杂乱无章,成为提高团队效率的一大因素。

Worktile解决方案
通过对该公司公司现状分析及与该公司各部门负责人沟通,我们归纳出了该公司目前面临的三大问题:团队协作、企业知识库管理及企业内部管理。针对客户目前亟待解决的三大难题,我们为该公司量身定制了以下解决方案:

1.团队协作

团队协作面临的问题主要体现在项目管理及内部沟通上。

1)内部沟通

部署Worktile之后,第一件事便是启用了聊天功能,按照项目建立群聊。相比于之前的QQ群、微信群,Worktile的群聊可以关联任务,支持多种格式的文件上传,聊天记录永久保存,多端同步,让沟通更方便。

2)项目管理

对于该公司这样快速成长的创业型公司而言,相较于初期一个项目20多人的团队,业务线及人员爆发式的增长带来的必然有项目管理上的问题,创立初期由于项目少人员少,项目管理几乎为零,然而当项目及人员增加后,单纯的口头沟通已经不能适应业务发展需求,因此,项目管理势在必行。

部署Worktile后,我们的客户成功顾问,根据客户目前的项目及人员情况,协助客户在项目管理上做了以下梳理:

划分业务类型

项目划分,主要依据不同部门的业务线进行划分。可以分为以下三种:

更新项目:指漫画的每周更新的项目;可建立更新项目组,将所有需要每周更新的项目放在项目组中;

运营项目:针对漫画进行的运营工作;

周边项目:衍生品开发部门所负责的周边项目;

确定项目参与人与流程

更新项目

项目流程划分:

【分镜会议】-【草稿】-【嵌字】-【线稿】-【上色】-【定稿】

参与人:编辑、画师

通过这样的梳理,我们可以看出每个角色分别对应几个流程。所以项目分栏的过程中,主要以每个人负责的项目为一栏。完成任务后拖动至下一栏即可,这样每个人对自己未完成的任务都可以一目了然。

运营项目和周边项目

项目流程主要按照日常的工作事项进行划分。

参与人:该部门成员

创建项目

之前我们已经确定了部门参与人以及如何分栏,将项目建立为私有项目,设置成员权限。建立分栏即可,如下图所示。

项目实施

以周更项目为例:

依据之前做的项目流程及参与人梳理,设置项目参与人并明确项目流程。项目执行过程中,不同角色的成员,只需要关注自己所负责的那一栏,该栏有新任务时,可以第一时间收到通知,方便及时领取任务,线下完成后, 再通过任务附件的形式将成果上传至任务。同时将该任务拖拽至下一栏。

如:画师A负责【线稿】栏,该栏有新任务时(由上一栏【嵌字】拖拽而来),A收到系统通知,确认自己的任务内容,开始画线稿,线稿完成后,生成图片并上传至该任务,最后将任务拖拽到下一栏【上色】。再有新任务时,重复上述步骤。

2.企业知识库管理

对于该公司这样业务核心为漫画的企业,文档管理是所有员工最头疼的问题。Worktile多种形式的文档存储方式,不仅解决了稿件交流的问题,还为企业的文档存储及知识库搭建提供了帮助。

对于该公司而言,文档管理的核心需求是分类存储和便捷共享,Worktile 【附件】和【网盘】两大功能完美解决客户难题。

1)分类存储

【附件】

任务及子任务中均支持附件上传,上传后的附件支持在线预览、下载、重命名、转存网盘、删除等操作。

在该公司,每一次上线的漫画,都会有多个草稿,经历多次修改,草稿并不是每张都需要保存留底,但每一版漫画都需要有企业备份的。附件功能让每一版草稿都存储在相应的任务或子任务下,需要企业备份保存底稿的可直接转存到企业或个人网盘做存储。

【网盘】

网盘有【企业网盘】、【个人网盘】和【与我共享】三个模块。

【个人网盘】主要用于成员个人文档、资料的存储,仅成员个人可见,每位成员拥有自己【个人网盘】的最高权限,可以按照个人使用习惯创建根目录文件夹和子文件夹。

【与我共享】所有其他成员共享给你的文件。

【企业网盘】顾名思义是针对企业的全员的网盘,有两种属性"公开"和"私有"。可以按照部门或项目创建文件夹或文件,根据实际情况设置文件夹属性为"公开"或"私有"。

如:如果是需要全员知晓的企业规章制度类的文件或文件夹,就可以设置为"公开"以便企业每一个成员都有权限查阅。

如果是部门内的文档就可以设置成"私有",设置为"私有"的文件或文件夹需要创建者或有相应权限的管理员添加进去之后,成员才可以看到。

文件夹结构搭建完成后,使用过程中,只需将文件上传至对应文件夹/子文件夹即可;同时,Worktile 提供无限存储空间,文件再多都不成问题。

2)便捷共享

Worktile 网盘中的文件,支持分享至私聊/群聊,支持生成链接进行外部分享,配合移动端,为用户提供便捷的文件共享体验。

3.企业内部管理

对于创业型公司来说,创业初期公司一般是轻管理甚至是无管理,这是公司规模决定的:人少、业务量小,管理的意义并不大;然而,随着公司业务量的增加、规模的扩大,轻管理或者无管理已经不适用了,虽然解决问题绝对不是一蹴而就,但作为企业的管理者,有关企业管理的思路必须要建立起来了,该公司就是这么做的。

成立之初,这是一家只有一个项目20多人的公司,管理对于他们来说无足轻重。然而,在经历一年时间由一个项目拓展为五六个项目,十几条业务线,公司员工由20来人增长为近百人之后,企业内部管理已经势在必行。

在于该公司负责人沟通中我们了解到,企业内部管理已经纳入公司工作计划中。管理是一个循序渐进的过程,目前,该公司已经启用了【简报】模块,作为公司企业化的第一步,后续将陆续启用考勤、OKR目标管理等功能。

工作汇报的主要目的是为了主管了解团队成员,以及团队成员之间互相了解彼此的工作进度和计划,Worktile提供单独的简报功能模块,支持日/周/月/季度/年度报告,可以满足大多数工作汇报的需求,在功能上有以下特点:

完全自定义简报模板,满足多样需求

线上一站式简报操作流程,拒绝反复切换

评论、点赞、转发聊天,扁平化的沟通

关联任务、网盘、日历、审批,提升沟通效率

一键标记问题跟进,让所有问题都能得到有效的解决

通过企业后台设置简报模板,根据不同部门特点,设置有针对性的问题,每个问题可以设置不同的类型;

企业成员只需按照简报周期,填写工作内容,确认后提交给自己的主管即可。各部门主管可以第一时间收到成员的工作汇报;同时可以将与自己有协作的同事添加为可见人,以便有问题能及时知会与跟踪。

实施效果
统一内部沟通工具,避免微信、QQ、邮件、U盘来回切换,提高团队沟通效率,降低时间成本;

项目管理实现流程化管理,所有项目进展情况一目了然,便于团队负责人对项目进度的统一把控;

任务细化,任务、子任务权责分明,负责人、参与人清晰明了,避免职权混乱,任务不明确;

文件存储和共享,通过文件夹分类展示,条理清晰,配合手机端,查找、分享简单便捷;附件对应到任务,避免文档混淆;

工作汇报简洁直接,便于项目负责人及团队成员,及时了解工作进展及面临的问题,以便做出相应的部署并对问题进行跟踪解决。

客户说
Worktile通过项目协作和企业管理的结合,为我们解决了公司发展中遇到的团队协作、文档管理和企业内部管理等方面的问题,提升了我们团队的效率;同时也为我们在未来企业管理方面提供了一些思路。

——北京某漫画公司

Worktle 免费了

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