有对策 | 企业工作汇报实操指南

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Worktile 2018-01-24 18:26 0 436

相关数据显示:80% 的企业都会有晨会、工作日报、下班碰头会、工作计划、周报周会、月报月会等制度中的一个或几个,这些工作汇报制度管控的时间粒度不一样,但本质都是一样的,可见工作汇报在企业管理中的重要性。

本文为将会为您讲解如何使用 Worktile 实施工作汇报制度。

— 有对策 | 2018 年第 2 期 总第 2 期

文 | 图图

工作汇报概述

定期的工作汇报是企业进行过程管理的一部分,通过工作汇报向员工要过程,向主管要结果,能帮助企业掌握业务进展,了解员工思考过程,把控过程指标,达成业务目标。

工作汇报的类型

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工作汇报的作用

帮助管理者进行管理:通过定期的检查员工日报撰写情况,了解员工的工作效率、时间分配和状态,客观上能对工作起到督查和督导的作用。

帮助员工自我管理提升:能帮助员工反思一天的工作,养成良好的工作习惯,通过记录来理性看待自己的工作方式和技巧,从中找到自己的薄弱点,好好加强弥补。而且工作日报日积月累连贯起来,就是一个职场人职业生涯的记录,对职业的成长也是大有裨益。

帮助团队交流协作:工作日报承载着团队每个人一天的工作信息,是团队最高效便捷的沟通工具,一方面可以让同事和主管了解员工正在处理的事务进展状况,另一方面也能帮助同事和主管了解员工的性格、能力和潜力。

工作汇报的基本流程:

一般工作汇报的基本流程会分为五个部分,如下图所示,首先由管理员创建员工需要提交简报的填写模板,员工按模板填写完成后提交给部门主管,部门主管审核简报并给出通过的反馈,如果员工/部门主管在查看简报详情时,发现一些问题,则需要指定人跟进问题,最后是对简报提交情况的数据统计和分析。

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准备阶段

公司工作汇报流程的梳理

在配置简报的模板前,管理员需要对本公司的工作汇报流程进行梳理,针对每一个部门的需求定制不同的模板,一般情况下需要对以下几项内容进行梳理。

该部门工作汇报模板的名称
该部门需要定期汇报的人员
定期汇报的频率
模板中需要回答的问题
每个人简报的评审对象

配置简报模板

Worktile 提供频率为日/周/月的简报,企业可根据所需针对不同部门,自定义各部门所应提交的简报,如研发周报、销售日报、部门季报等。点击【添加模板】,设置好模板对象、频率即可快速创建一个模板。

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模板对象:模板对象既部门,也可以是成员,也可以部门与成员兼具。企业可以针对不同部门、成员设置专门的简报,做到有针对性的管理。

模板频率:选择简报应提交的频率:每天/每周/每月/每季/每年。

点击【设置问题】-【添加问题】,可以增加简报模板中的问题。每一个问题都需要设置提问对象、问题描述、类型、是否设置为必填等信息。

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实例讲解

假设现在产品部门需要员工日报的简报模板,并需要按照KPTP工作日志法设置问题。

首先我们需要创建一个名称为“员工日报”的模板,并制定模板的对象是产品部,模板频率设置为每天。

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然后添加问题,提问对象也设置为产品部,添加问题描述,设置类型为文本,并勾选这一问题为必填项。

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继续添加其他问题,并对问题进行排序,完成模板添加。

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实施阶段

提交简报

填写简报:按照对应的问题输入,问题的格式分为文本、数字、附件、任务四种。在问题文本编辑格式下,可以【关联】任务、网盘、日程等其他应用数据。

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设置评审人:每个简报仅可设置一个评审人,添加评审人时会弹出成员列表,一般选择你的部门主管作为评审人。

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设置可见范围:简报作为上下级以及同事之间沟通工作进度的媒介,需要简报对彼此可见。你可以将需要查看你简报的成员添加到页面右侧的“谁可以看”列表中。

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评审简报

评审:点击【我评审的】,进入我评审的简报列表页面,打开简报,点击【评审】就可以完成对简报的评审。

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问题跟进:在查看简报的过程中,如果有需要指定人员跟进的问题,则可以通过问题旁边的“旗帜”按钮,一键指定人员跟进这个问题,被指定的人员也会收到相应的提醒,并可以在“跟进的问题”中查看该问题。

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简报统计

通过Worktile 的简报统计功能能非常方便的查看每个简报模板下各个员工的提交情况,让努力的员工更容易被发现,并且支持将统计记录导出进行存档管理。

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