Worktile高校科研团队解决方案

Worktile
Worktile 2018-03-22 15:50 0 684

文|倩倩
1概述
1.1高校科研团队的分类及特征

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1) 师生团队
由导师及其研究生组成的科研群体,以人才培养为导向,具有明确的学科方向和研究课题。
特征:师生团队受导师思维类型、个人品质、学术水平等个人因素影响较多。由于受研究生学制的限制,团队成员呈周期性流动的特征。

2) 单学科多人员团队
按学科方向,由学科带头人及一定数量的教师组成的群体,如教研室、研究中心等。
特征:以学科自身发展需要为导向,有明确的学科方向;学科带头人为该学科或研究方向的领路人;成员之间是同行合作式关系,重在保持研究的系统性和团队的可持续发展能力。

3) 多学科单人员团队
面向科研项目,由多个来自相关学科的专业人员组成的群体。
特征:以社会需求为导向,有明确的研究项目,重在发现新见解,培育新成果;负责人和成员之间没有固定的层次关系,存在着功利色彩的角色定位,管理有难度;团队是一种契约式关系,项目结束团队解散。

1.2高校科研团队管理存在的问题

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1) 导师同时承担科研和教学任务,指导不及时
师生团队中,导师承担着不同的角色,既是研究课题的负责人又是授课教师,既要完成科研任务还要完成教学任务,科研任务往往还是同时几个课题在进行。多重角色导致导师心有余而力不足,在科研方面疏于对学生的指导,从而影响科研质量及进度。

2) 学科交叉合作阻碍重重
由多学科科研人员组成的科研团队,一般为了某一科研项目临时组成,项目结束后团队解散,各成员各回各岗;因其特殊的组合方式,负责人与成员之间没有固定的层次关系,这就导致团队负责人与成员之间、成员与成员之间出现责任不清信息不对等的情况。
另外,因成员来自不同的学科,分属不同的部门管理,科研组负责人与成员之间没有明显的上下级关系,成员的独立性较强,团队缺乏凝聚力,管理难度较大。

3) 缺乏完整的考评体系
目前大多数高校对科研团队的考评还局限于专利数、论文数等,忽视学术价值、科研难度和应用价值等方面;科研团队是一个有机的整体,科研工作中每一项工作都是不可或缺的,不能仅仅靠数量多少来判断各成员的功劳大小,有时一个闪光的思想都会有巨大的价值;过于单一的考评体系会导致急功近利等短思想的产生,最终影响整个科研团队的发展。
此外,高校科研团队成员结构较复杂,具有一定的差异性,但由于管理者对成员的了解不够深入,就很难了解团队成员擅长什么,需要什么,单一的考评体系不利于发挥团队的最大潜能。

4) 文档管理混乱
大量的数据和资料是每个科研团队必不可少的。每次调研后的结果、每次实验过后的数据、每个阶段的总结及成果都需要存档保留,为形成报告提供依据。
目前高校科研团队的资料及数据基本都是通过电脑存储或直接打印纸质保存,这两种方式的文档存储很容易导致文档丢失,对于师生团队来说如果团队中出现人员更替,前期的实验数据很可能会因此丢失,前后关联性较差。
2 Worktile在科研项目管理中的应用
2.1科研项目管理

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Worktile采用看板项目管理,这是一种较为常用的项目协作方法,以项目为单位,让所有人参与进来,了解工作进度、负责人等信息。既有利于团队负责人对项目整体的把控,也有助于每个参与者明确自己的职责。
这里,我们以国内某高校机械电子工程专业科研过程为例,介绍如何用Worktile进行科研过程管理。
2.1.1过程管理
每个科研项目的推进都是一个复杂而漫长的过程,在这个过程中导师或项目负责人可能同时有多个角色,对项目的细节及具体工作的把控的及时性上有所欠缺。Worktile助力高校科研团队的第一步就是让团队的每一项工作都直观展现并责任到人。
2.1.1.1科研项目的创建及设置

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1) 设置项目名称及描述
在Worktile中创建一个项目,按照提示输入项目名称、项目描述等。

Tips:项目名称可以是研究方向也可以是具体的研究目标,如:无机功能材料及其在信息获取和能量转换中应用研究;项目描述可以是对项目的简单介绍,如:交叉学科研究课题

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2) 设置项目可见范围
Worktile的项目可以划分为两种属性:

  • 公有项目:科研团队所有的成员都可以看到项目

  • 私有项目:只有加入的成员才能看见项目

由于该科研项目并不是全员都参与的,因此,在创建项目时要将其设置私有有项目——只有参与人才有权限查看项目,然后将项目组所有成员添加到项目中。

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添加进入私有项目的项目组成员,项目创建者可对项目组成员设置项目权限。
系统默认可有“管理”“编辑”“只读“三种权限。项目管理员也可根据项目所需在后台自定义更多任务权限。

  • 管理:包含项目的最高权限,可以管理项目和任务。

  • 编辑:主要对应项目成员的操作权限,可以操作任务。

  • 只读:主要用于设置某些成员只可见项目内容,以及关注或评论任务。

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3) 设置提醒
项目创建后可在项目设置中设置任务开始及结束的提醒以便成员及任务负责人能合理安排工作。可以通过系统消息、电子邮件、手机短信、系统弹窗等四种方式,分别以分钟/小时/天为时间维度来设置任务开始前/截止前的提醒。这样可以让整个科研过程无论是开始还是结束都有较强的时间观念。
例如:在一个项目中我们设置任务开始前1天以手机短信的方式对项目参与者进行提醒,任务截止前1小时,以系统消息的方式进行提醒:

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4) 自定义字段设置
自定义字段设置的范围是整个项目,在创建完项目后,我们可以根据项目需要进行自定义字段的设置,自定义字段有文本、数字、日期、下拉菜单四种类型,每个项目最多可显示10个自定义字段,这10个自定义字段可以是对任务中研究形式的描述、可以是对项目进展的跟进也可以是研究过程中出现问题的标记。

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例如:我们为机械电子工程项目编辑一个研究形式的下拉菜单自定义字段,下拉菜单类型的自定义字段,需要设置下拉选项,如图:

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这样的自定义字段标记会直接显示在任务看板上,能直观的展现任务的类型或遇到的问题。

2.1.1.2科研任务创建及设置
以机械电子工程专业某教授为例,该教授既是硕导也是博导,学生也不止一个,我们看他如何在Worktile中实现对不同学生不同研究课题的指导。
1) 建立看板
每个学生的研究课题占用一个看板列表,列表标题为该学生的课题名称,研究过程可通过在列表下添加一个个不同的任务及子任务展现出来。
例如:学生A为硕士研究生,其研究课题为“碳排放权交易体系下机械产品可持续制造评估与优化”在看板中可创建该学生研究课题为标题的任务,该学生的研究过程或者研究阶段可以任务列表的形式展示出来,每完成一项任务可以在任务前打上“√”以示该任务已经完成。
学生B、C、D等等也是一样的道理,这样通过看板的方式直观展示出所有学生研究课题的形式能让导师清晰的了解到每个学生的研究课题及科研进度,以便及时予以指导。

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2) 创建任务&子任务
任务描述:无论是主任务还是子任务,都可以添加描述,描述中可以对该任务进行简单介绍或总结;例如:在“纳米复合电介质储能材料研究”中可以通过添加描述对研究过程进行概述。
子任务:一个研究任务可能需要若干个步骤来完成,子任务就是为了适应不同任务的子需求的;例如:“根据机床工作状态对机床能耗分解”这一研究就需要7个步骤来完成,每个步骤都必不可少:

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负责人/参与人:负责人为该任务的实际执行者一般是学生自己或团队成员;参与人是与该任务有关的人员,一般为导师或团队负责人及与该研究有关的人员;

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开始/截止时间:开始/截止时间的设置有助于研究按计划执行,让任务负责人和参与人对研究过程有较强的时间观念;

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自定义字段:自定义字段一般是由导师或团队负责人统一设置,学生或团队成员可以在任务中选择相应的字段以便于导师或团队负责人及时了解研究情况及进度;
评论/点赞:评论中可以是对任务进展的描述也可以是自己的想法,评论中有需要其他人关注的地方可以@该成员以提醒他关注;例如:成员A为任务负责人,成员B为任务参与人,B可以对任务情况或描述发表自己的意见以供A参考;

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附件:任务和子任务都支持附件上传,无论是理论过程中的参考资料还是实验过程中的数据都可以上传到相应的任务中,这样在最终形成书面报告时可以快速找到相应观点及结论的依据;
任务及子任务中的设置及其功能不仅可以细化整个科研进程、明确责任,还能实现对科研进程的及时把控。
2.1.2进度统计
随着研究的不断推进,导师或团队负责人需要对研究进展情况及进度有清晰的了解和把控,以便对研究中出现的问题进行及时指导或调整。
科研进度的统计有两种形式:项目内统计和项目外统计。
1) 项目内统计
所谓的项目内统计就是每个项目中的任务统计模块。
任务统计包含企业任务统计、项目燃尽图、新增任务和完成任务统计、任务列表、标签任务统计及项目成员任务统计六个模块,所有的统计都是针对本项目及项目中的成员所做的统计。

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通过项目中的任务统计,可以清晰的看到该项目下所有任务的完成度、任务总数及完成和待完成情况;任务列表和项目成员任务统计分别以柱状图和列表视图的方式将每个成员的任务完成比和任务完成数量直观展现出来。让团队负责人清楚的看到每个研究方向或成员的科研进展。

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2) 项目外统计
项目外统计是独立于项目之外的统计分析功能,Worktile支持多维度任务统计,可从企业级、项目级、成员级三个角度分别对项目进行统计。项目外统计分析功能主要适用于科研部门总负责人或高层领导。
企业级视图:是对该帐号权限下的所有项目进行的统计,系统默认对企业任务概况、任务周报进行统计:

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也可通过自定义统计项来对所有项目进行统计:

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项目级视图:项目级统计可通过两种途径进行,每个项目中都有甘特图和任务统计,任务统计中有项目进度、任务周报、工时统计三个角度的统计:

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也可通过【统计分析】自定义项目级视图统计项进行统计:

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成员级视图:成员级视图是成员为统计依据,统计该成员所负责的所有任务,统计项可自定义选择:

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2.1.3团队沟通
Worktile打造的企业级IM,满足1V1私聊、群聊。聊天时,可发送语音、文本、格式化文本片段、文件、链接等,此外,消息与任务、日历、网盘之间打通,在沟通中可随时创建任务或者发送任务、日程等详情到聊天中。
导师或团队负责人根据研究进展情况及进度统计会针对研究中需要注意的事项及问题与团队成员沟通,学生或团队成员则会有各种问题需要跟导师或团队负责人沟通并寻求指导或下一步研究方向。
1) 1V1私聊
Worktile 的消息数据在Web 端、电脑客户端和手机移动端在线同步并永久保存。1V1私聊主要适用于导师一对一单独指导或团队两个成员之间的具体事宜沟通。

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2) 群聊
Worktile 群聊具有公开和私有两种属性,在可见性上有明确的区分,兼顾了信息的透明与保密,可以按部门、项目、小组等不同维度创建并使用。例如:一个导师带的三个硕士研究生可以创建班级群组进行聊天;

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2.1.4成果汇报
Worktile提供单独的简报功能模块,支持日/周/月/季度/年度报告,可以满足大多数工作汇报的需求,在功能上有以下特点:

  • 完全自定义简报模板,满足多样需求

  • 线上一站式简报操作流程,拒绝反复切换

  • 评论、点赞、转发到聊天,扁平化的沟通

  • 关联任务、网盘、日历、审批,提升沟通效率

  • 一键标记问题跟进,让所有问题都能得到有效的解决

研究进行过程中,定期的总结汇报不仅是导师或团队负责人对研究进展及成果的了解和跟进,也是汇报者对自身工作的阶段性梳理和总结。工作汇报周期可参照研究课题周期长短来设置。

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2.2交叉学科协作
无论是企业还是高校,跨部门/学科协作一直是困扰大家的难题。团队成员隶属不同部门,每个成员在各自部门的职务不同,项目负责人的职位可能低于团队成员,这样的成员组成对团队整体工作的进展及团队日常管理都造成了很大困扰。

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下面以中科院上海交叉学科研究中心交叉学科论坛中的研究课题【无机功能材料及其在信息获取和能量转换中应用研究】为例,说明如何在Worktile中实现交叉学科协作。
2.2.1研究课题流程化
看板是一种使用可视化管理的方式,跟踪任务在整个价值流中流经的不同阶段,具备如下几个特征:

  • 流程可视化:把工作拆分成小块,一张卡片写一件任务,再把卡片放到墙上。每一列都起一个名字,显示每件任务在流程中处于什么位置。

  • 限制WIP(work in progress):明确限制流程中每个状态上最多同时进行的任务数

  • 度量生产周期:对流程进行调优,尽可能缩短生产周期,并使其可预测。

看板任务管理是一种较为常用的跨部门协作手段,以项目单位,让所有人参与进来,了解工作进度,负责人等信息。既有利于项目经理对整体的把控,也有助于每个参与者明确自己的职责。
根据研究课题,可将整个科研过程分为四个方向:
【新型无机功能材料制备科学】-【无机功能材料的新效应研究】-【功能材料在传感器、存储器中的应用探索】-【功能材料在能量转换中的应用研究】,通过新建任务列表完成研究方向的划分,每个方向对应的专家可在列表里创建自己的研究课题。

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2.2.2科研任务管理
在每个具体任务中,我们可以设置唯一的负责人。而其他干系人则出现在任务的参与人中。当任务出现变化或评论等,所有的相关人员都会收到通知,保证信息的及时分享。同时还可以将任务拆解为子任务,并设置不同的负责人共同完成。
在跨学科协作中可能同一任务的不同子任务是由不同的人来完成的,那么我们只需要将子任务中分配给相应的团队成员即可。如:在“离合器起步控制对象的特性研究”中,总负责人为A,“建立发动机动力学模型”需要B来完成,而“建立离合器扭矩传递模型”则需要C来完成,这种情况下只需在对应的子任务中分配负责人,相应的任务负责人就会收到任务通知。

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2.2.3团队架构展示
通过Worktile企业通讯录,项目内找人只需轻轻一点,即可发起聊天、分配任务、拨打电话。此外,通讯录中每位成员均有一个主页,主页包含成员的姓名、职位、电话等基本信息,以及成员的任务、日程信息(用户只能看到自己权限范围内的日程和任务),便于团队成员之间快速了解彼此的基本工作情况。

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2.3自定义考核
合理有效的考核机制不仅能体现公平公正更能提高团队成员的工作积极性,有利于整个科研项目顺利推进。
没有任何一种绩效考核规则能适用于所有的团队,不同的团队会有不同的绩效考核规则。Worktile支持用户按不同的部门和岗位要求灵活自定义绩效考核的规则和流程,用户可设置每个部门和岗位的标准考核模板以便更好地规范绩效考核。
Worktile考核应用的优势:

  • 完全自定义考核指标等考核参数

  • 自动化的评价分析,帮助员工了解自己

  • 多分组设置,不同部门采用不同的考核方案

  • 查看范围与内容公开权限自由设置

  • 考核方式多样,支持单项打分/综合打分

  • 被考核人可自定义添加考核指标

自定义添加考核指标让团队成员站在自身角度添加考核指标,有助于推进科研团队施行多元化考核。

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2.4科研知识库
对于科研团队来说,文档管理至关重要,无论是实验数据还是总结报告抑或是参考文献资料都需要分类做好存储管理。
如果附件是针对单个任务或研究课题科研资料的存储,那么网盘就是满足的就是所有科研过程对文档管理的需求。
Worktile网盘分为三大模块:【企业网盘】、【个人网盘】、【与我共享】。

1) 企业网盘
支持无限存储空间,搭建知识库让企业的资料文件管理井井有条,文件实时共享,随时可与企业成员共享、讨论文件,并有历史版本管理。
Office文件、PDF等办公文件可直接在线预览,安全备份,管理有序,再也不担心丢失文件。新建在线文档,添加参与人后,所有参与人都可对文档进行编辑; 此外,网盘还支持自定义成员文件操作权限,如可以设置允许成员查看而不能下载或仅上传等。
科研团队可将通知、科研成果、会议记录等各类文档、文件上传到网盘,面向不同成员设置相对应的权限,便于查询和使用。

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2) 个人网盘
区别于【企业网盘】,用于成员个人文档、资料的存储,仅成员个人可见,每位成员都对自己的【个人网盘】拥有最高权限,可以按照个人使用习惯创建根目录文件夹和子文件夹。
3) 与我共享
在使用企业网盘时经常会遇到这样的情况:只想让成员看到文件夹下的某份文件,而不能看到其他文件。
这时候可以将企业网盘【私有文件夹】中的某些文件共享给特定成员—他们只对共享给自己的文件可见,而看不到文件夹内其他文件—从而实现上述目的。
添加其他成员【关注】之后,在该成员【网盘】界面,点击【与我共享】,即可看到这份文件。
3用Worktile管理科研团队的优势
3.1 OKR目标管理,聚焦关键点
Worktile是国内首家OKR管理方法以软件形式实施落地的企业协作平台。Worktile团队对OKR目标管理进行了深入研究,产品设计中的每个功能和细节,都契合了OKR目标管理的功能需求。
OKR是一套严密的思考框架和持续的纪律要求,旨在确保员工紧密协作,把精力聚焦在能促进组织成长的、可衡量的贡献上。

  • 严密的思考框架:OKR并不是简单的每个周期跟踪一下执行的结果,而是要超越数字本身,思考这些数字对你以及组织来说意味着什么。

  • 持续的纪律要求:OKR代表了一种时间和精力上的承诺。

  • 确保员工紧密协作:OKR的目的在于促进员工团队的协作,与组织的目标对齐,而不是对员工的绩效考核。

  • 精力聚焦:OKR用于识别最关键的业务目标,而不是一些待办事项的简单罗列。

  • 可衡量的贡献:对最终的结果确保可以衡量,而不是靠主观评价。

  • 促进组织成长:判断OKR实施成功与否的最终标准,就是看是否促进了组织成长。

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3.2项目费用管理精细化
审批是指对下级呈报上级的公文进行审查批示。在企业工作中,除了上下级关系之间需要进行审批,不同职能部门之间同样需要,如报销需要财务进行审批、物品领用需要人力进行审批等。

1) 审批角色说明:

  • 申请人:审批发起者,可在【我申请的】查找自己提交过的申请。

  • 审批人:审批处理者,可在【待审批的】查看待自己审批和已审批的表单。

  • 知会人:此审批需要被知会的相关人员,类似于邮件的抄送人,可在【知会我的】查找知会自己的审批。

2) 审批进度和状态说明:

  • 审批状态包括:待审批、已同意、已拒绝、已撤销。

  • 审批流程环节包括:发起审批、审批中、已转交、已同意、已拒绝、已撤销。

Worktile支持自定义添加审批模版设计审批表单,团队可根据自己的需求添加审批项。
每个科研团队都会有自己的经费,经费金额有限,团队需要有明确的经费支出流程,让花出的每一笔钱都有迹可循。

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添加完模版后,有需要审批的费用可以在不同的板块中发起审批。

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3.3日程管理,协调团队资源
有效的日程管理可以帮助企业提高工作效率,减少管理成本,在规定时间内完成超额的任务。
日程管理的主要作用如下:

  • 记录时间:让员工个人以及管理者都能清晰的认识到时间消耗在哪些地方。

  • 管理日程:合理安排会议、面试、活动、拜访及出差等,减少非生产性时间。

  • 安排工作:对人员时间以及企业资源进行协调,预估并制定合理的时间计划。

科研团队各成员负责模块不同,所做工作及时间安排也不同,用Worktile来管理团队成员的日程,让整个团队的时间及资源更有序。

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Worktle 免费了

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