Worktile律所解决方案

Worktile
Worktile 2018-03-22 15:17 0 291

文|图图
1概述
1.1 法律行业的蓬勃发展
截止2017年初,我国律师人数已经突破30万。最近10年,我国律师人数保持年均9.5%的增速,以每年两万左右的速度增长;律师事务所达到2.5万多家,保持年均7.5%的增速。据统计,2015年全国律师业务总收入679亿元,近八年保持年均12.8%的增速。全国律师每年办理诉讼案件330多万件,办理非诉讼法律事务近100万件,办理法律援助案件50多万件,提供公益法律服务230多万件次,担任法律顾问50多万家。
1.2 机遇中的挑战
案源不足,业务量少,市场竞争激烈,是中小型律师事务所发展中遇到的主要压力。就整体情况来看,律师行业的业务饱和度相对充足,但近半数律师事务所的业务仍显不足。同时,规模化、专业化的大所,在非诉讼领域竞争优势明显。而且法律服务市场也并不由律师们独享,基层法律工作者、公民代理、企业法律顾问等其他主体也都在以不同的形式提供法律服务,客观上也加剧了生存竞争。
“很多事务所可以说是没有管理的”。几个个体律师拼凑成一个事务所,各行其道、各行其事、各自为战。许多律师事务所想改变现状,进行管理。但因种种阻力最后还是回到原来的状态里去了。还有的律师所想要建立一套适合自己所特点的管理体制但又苦于无前所可学和无后所可指导等等困难。
随着法律行业的快速发展,大量中小规模律师事务所进入了发展的快车道。中小律所如何突破自身瓶颈?管理协作模式转型成了律所更上一层楼的掣肘。
2法律行业面临的挑战

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2.1 人员关系松散,独立性强
由于律师先天就具有个人奋斗的特点,中小型所诉讼业务的独立性和更依赖于律师个人魅力的特征,律师相互之间关系相对松散。如果律所不注意主动组织大家共同交流学习,律师之间几乎没有太多的联系,甚至相互不认识。
2.2 青年律师生存难,向心力弱
我国律师行业恢复至今时间不长,作为自由从业人员管理的时间更短,各方面的因素决定了中小律所的案源主要集中在一些老律师手里。许多青年律师在好不容易通过司法考试后,却发现自己从事的是一项毫无保障的事业。与行业内比,有案有收入,无案无收入,自生自灭;与行业外比,外行只看到少数律师光鲜的一面,实际上大多数人举步维艰。从而导致青年律师执业证到手后基本外流,这也正是部分中小型律所后续发展乏力的原因之一。
2.3 公司化不足,自律性差
很多中小型事务所也制定了一定的规章制度,但缺少有效的执行。由于主任或管理合伙人“案子缠身”,无暇顾及,律所的管理工作主要靠行政主管或内勤人员负责。而行政人员在缺少一定的监管和激励机制的情况下,往往会不认真执行或执行不到位。
2.4 客户关系管理缺失,流失率高
众多的律师事务所是靠律师个人与客户联系沟通,客户管理不是以律师事务所为管理主体,而是以律师个人为管理主体,这种靠律师个人进行的分散性客户管理,无法有效掌握客户背景、了解客户需求、获得并保持客户资源。最重要的在于,客户的画像和分群意识较差,所有的客户没有精准分分类,无差别对待。所以,如何把客户管理从个人层面提升到律所管理层面,并纳入到律所经营管理的核心部分,并进行系统化、流程化、标准化的管理,已成为律师事务所重点考虑的问题。
3 Worktile 为律所助力
3.1 项目制协作,促进成员沟通
看板任务管理是一种较为常用的项目协作方法,以项目单位,让所有人参与进来,了解工作进度,负责人等信息。既有利于项目经理对整体的把控,也有助于每个参与者明确自己的职责。

在这里,我们以仲裁案件为例,讲解如何用 Worktile 进行项目协作。

1) 创建项目及配置权限
在 Worktile 内创建一个项目,按提示输入项目名称、项目描述等。
由于该案件并非全员参与,所以在创建项目时我们将其创建为私有项目——只有参与人可以才有权限参与项目。

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私有项目中,权限系统默认提供“管理”、“编辑”、“只读“三种权限。企业还可根据所需在后台自定义更多任务权限。

  • 管理:包含项目的最高权限,可以管理项目和任务。
  • 编辑:主要对应项目成员的操作权限,可以操作任务。
  • 只读:主要用于设置某些成员只可见项目内容,以及关注或评论任务。

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2) 项目流程化管理
我们将整个项目流程划分为:

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通过新建任务列表完成项目的流程划分,并在每个分栏下面新建对应的任务。我们可以细化每个具体任务,任务完成后勾选即可。

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3) 任务细化和沟通
在每个具体任务中,我们可以设置唯一的负责人。而其他干系人则出现在任务的参与人之中。当任务出现变化或评论等,所有的相关人员都会收到通知,保证信息的及时分享。同时还可以将任务拆解为子任务,并设置不同的负责人共同完成。

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4) 项目进展把控
为了方便统计任务情况、把控项目进度,Worktile在项目中加入了多种维度的统计。
项目进度统计 项目燃尽图
项目任务周报 工时统计

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3.2 结构化工作信息存储,优化知识传递
1) 项目经验拷贝
Worktile 的项目拷贝功能,可以将前辈经验积淀形成的项目经验,迅速套用。明确需要完成那些流程,哪些任务,帮助新人快速上手。

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2) 知识库搭建
Worktile的网盘功能,提供了匹配企业工作场景的无限制云存储功能。同时支持在线文档的共同编辑,方便成员共同维护

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3.3 专业CRM,客户关系维护升级
1) 客户信息录入
Worktile提供了专业CRM销售应用,方便律所进行客户信息的录入和分配。可以通过集成插件(CRM Webhook ),直接导入销售线索。也可以手动在【销售】应用中添加客户信息。

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2) 客户资料完善
除了在录入销售线索时对客户资料进行完善,后续负责人还可以对客户详细资料/联系人等信息进行完善,并设置标签,便于客户筛选。

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此外,律所可以根据自己的客户属性,自定义客户资料字段,形成标准的,完善的客户资料库。
进入【企业后台】-【应用管理】-【销售】按照管理自定义字段。

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3) 客户跟进
Worktile支持以文字、附件等多种方式添加跟进记录,更新用户状态。还可以@其他人,获得支持和帮助。客户跟进记录的详细登记,方便后续的客户筛选,回访,工作交接。

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4) 客户精细化运营
任何好的商务决策都需要事实和数字支持。律师事务所的决策同样不例外,决策的正确程度取决于所使用的案例与数字的准确程度。构建客户数据库,分析客户数据,还可以了解客户的需求集中于那些业务,可以得知律所哪部分业务带来最好的盈利,可以得知哪部分业务、哪个律师口碑最好、建立的委托关系最多。
据此,律所的经营管理者或合伙人就可以确定律所未来的发展方向、了解律师个人的专业化定位倾向,决定律师事务所服务产品的品牌建设、营销等决策,并且发掘黄金客户,对不同的客户实施差别化、个性化的营销和服务策略。

3.4 实用的管理应用,提升律所制度化
1) OKR 目标管理
改变律所管理松散的现状,首先要从明确并统一所有成员的目标开始。在这里,我们推荐用OKR方法做律所的目标管理。
OKR有如下优势:
• 更快的开展节奏,提升了敏捷性和快速应对变化的能力
• 把精力聚焦在最重要的事情上
• 通过公开透明促进跨部门间的横向一致性
• 能促进沟通并提升敬业度
• OKR促进前瞻性思考

Worktile是国内首家OKR管理方法以软件形式实施落地的企业协作平台。全面的目标管理,支持企业目标的层层分解、目标级联;支持对目标和关键结果的实时沟通、反馈、评分。企业、部门、个人可以利用这些功能管理目标、更新进度以及分析结果,落实OKR目标管理。

2) 公司考勤管理
改变律所管理松散的现状,也要从制度上规范起来。首当其冲的便是考勤管理。
Worktile考勤应用有如下优势:
• 内置请假、加班、出差、外勤等常用考勤表单,填写简单,并支持自定义审批流程。
• 考勤日历,所有企业成员请假、加班、出差及外勤情况,一目了然。
• 强大的考勤统计,支持选择部门、时间段及考勤类型,灵活统计各部门成员任意时间段内出勤数据。

3) 工作汇报
定期的工作汇报是律所加强管理的重要组成部分,通过工作汇报向员工要过程,向主管要结果,能帮助企业掌握业务进展,了解员工思考过程,把控过程指标,达成业务目标。
Worktile提供单独的简报功能模块,可以满足大多数企业工作汇报的需求,在功能上有一下五个方面的特点。
• 完全自定义简报模板,满足多样需求
• 线上一站式简报操作流程,拒绝反复切换
• 评论、点赞、转发到聊天,扁平化的沟通
• 关联任务、网盘、日历、审批,提升沟通效率
• 一键标记问题跟进,让所有问题都能得到有效的解决

4) 流程审批
在律所日常事务中,无论是报销、采购还是招聘、立项等,都离不开审批。优秀的审批流程可以帮助律所做好内控、提升工作效率以及节约办公成本。而混乱的审批流程则会适得其反。
Worktile审批应用的优势:
• 模块化的表单设计器,帮助用户快速配置审批表单
• 多种审批流程,灵活匹配企业每一个审批场景
• 特有的角色审批,人员变动也无需重新配置
• 提醒审批人尽快完成审批,推动工作进程
• 一键打印审批,方便快捷。

5) 绩效考核
没有任何一种绩效考核规则能适用于所有的企业,不同的律所会有不同的绩效考核规则。Worktile支持用户按不同的部门和岗位要求灵活自定义绩效考核的规则和流程,用户可设置每个部门和岗位的标准考核模板以便更好地规范绩效考核。
Worktile考核应用的优势:
• 完全自定义考核指标等考核参数
• 自动化的评价分析,帮助员工了解自己
• 多分组设置,不同部门采用不同的考核方案
• 查看范围与内容公开权限自由设置
• 考核方式多样,支持单项打分/综合打分

3.5 更多贴心功能,提升工作效率
1) 个人事物管理
成员可在工作台规划安排自己负责的任务,待办事项清晰可见,井井有条。

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2) 个人日程管理
Worktile的日历功能,不只可以安排成员之间的会议等信息,还可以管理个人事务。管理日程、添加提醒、查看排期一目了然。

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3) 多种消息提醒
日历/任务/消息等各个应用均设置了包括系统消息、短信、邮件以及弹窗等多种提醒,保证您不会错过每一件事。

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4) 移动办公
安卓/IOS/客户端/web数据同步,不遗漏任何一条消息。随时随地,移动办公。
4 项目模板大全
在前文,我们以仲裁案件模板向大家展示了如何在Worktile内实现律所项目的流程化。在此,我们将会为您提供更多的律所案件模板,以供参考。
如果想要了解更多项目模板资料,体验Worktile如何实现律所项目的协作,请联系Worktile服务人员,官方电话:400-805-6966_

1) 仲裁案件(被申请人)

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2) 法律顾问模板

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3) 公正债权文书模板

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4) 破产清算模板

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5) 民事申请再审模板

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6) 民事一审模板(原告)

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7) 民事一审模板(被告)

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8) 民事二审模板(上诉人)

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9) 民事二审模板(被上诉人)

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10) 刑事一审模板

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11) 刑事二审模板

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5 客户说
Worktile通过项目协作和企业管理的结合,有效地规范了律所的项目管理制度。增加了企业向心力,让每个人的工作都变的更有效率。
——广东深长城律师事务所

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6 关于我们
• 北京易成时代科技有限公司,成立于2012年11月,目前员工超过 100 人,设立了包括北京总部在内的上海、深圳、杭州、西安、台北 6家分公司和办事处;
• 完成由宽带资本、云天使基金投资的2轮数千万融资,估值超过 3亿 人民币;
服务企业超过50万,客户来自互联网、 电商、教育、律所、外贸、零售、 金融、地产在内的 30 多个行业;法律行业,项目经验丰富,服务于多家知名律所。

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