Worktile律所解决方案

Worktile
Worktile 2018-03-22 15:17 0 1546

一、行业概况

律师行业在世界上的定位是成熟的法律服务业,而律师是自由职业者。截止2017年初,我国律师人数已经突破30万。最近10年,我国律师人数保持年均9.5%的增速,以每年两万左右的速度增长;律师事务所达到2.5万多家,保持年均7.5%的增速。法律服务的需求越来越大,市场越来越大,所以新人不断涌入,证明了这是一个朝阳产业。

然而,律师们自由的工作性质决定了律所在企业管理上存在一定难度,繁琐复杂的案件也让信息的整体把控面临了挑战。尤其是在科技迅速发展的今天,企业依托现代化的信息技术和手段来进行风险管理已成为一种趋势。“互联网+法律”、人工智能、大数据等新技术的应用,都给法律行业带来了新的机遇和挑战。如何转变旧的管理方式,实现案件流程化推进、案件信息同步整合更新,成为律所需要进行思考的要点。

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二、Worktile 高效解决方案

1、统一的协作平台

对于公司管理来说,最担心的就是员工关系松散,业务之间的交流和了解少,导致企业内部沟通形成了障碍。由于律师先天就具有个人奋斗的特点,中小型所诉讼业务的独立性和更依赖于律师个人魅力的特征,律师相互之间关系相对松散。

Worktile 作为统一的办公协作平台,可以让律所相关人员在统一平台中进行办公,通过创建项目让所有人都可以参与进来,既有利于管理者和案件负责人对整体的把控,也有助于每个案件的负责律师明确自己的职责,对其他成员的工作也能够有一定了解。

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(Worktile 项目面板案例图)
2、用项目管理流程来规范案件执行

对于律所来说,承接的案件种类一定不止一种,包括民事、刑事、劳动仲裁等等,且个性化要求高;不同案件也有多种阶段,从客户咨询到一审、二审再到判后,复杂的案件情况很难形成一个统一的推进流程。

在Worktile配置中心,可以基本满足所有任务类型、状态、标签、任务面板的个性化定制需求,下面以【WT律所】模拟项目来展示:

  • 任务类型:不同案件的分类名称

  • 任务状态:根据不同案件类型的不同阶段来设置,清晰反映案件进度

  • 任务标签:展现案件细节,是对案件的客户角色、审理的阶段的分类

  • 优先级:案件重要程度的划分

由于每个案件种类的性质不同,我们在Worktile项目中可以分成多个任务类型来展示,每个任务类型的状态均可自行设置,按照常规流程来展示案件进展情况,如图中的民事诉讼栏,“咨询签约”状态表示任务未开始,还在了解情况中。除了状态,我们还设置了任务标签,可以很清楚的展现任务细节是被告还是原告;优先级的不同颜色,也为律师的任务安排起到指导作用。

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在实际情况中,某一种类型的案件数量较多,我们就可以根据案件类型建立不同的项目,任务状态作为流程节点显示,完成一个阶段改变状态后,自动跳转至下一个阶段。

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(Worktile某律所客户看板项目示例)
3、以看板项目和简报完成工作进度把控

律所的每个案件都有主要负责律师自己来完成,在和代理人沟通、案件庭审和结案的全过程都凭靠律师一己之力;但是对于主任律师来说缺少有效的监督,案件进行到哪个阶段、调查进度是什么、资料是否按时提交法院等等,这些问题都不能得到及时的确认。

(1)责任到人,任务面板承载所有案件信息

  • 任务面板:固定模板包含任务状态、负责人、参与人、开始截止时间、任务类型、标签、优先级、任务描述等等

  • 任务负责人:任务列表中每项可以指定不同的负责人

  • 评论:便捷沟通,所有任务相关人都会收到消息提醒

  • 派生子任务:一个案件的不同阶段都有相应的细节任务,通过派生子任务可以更好的向任务参与人分配工作,也便于成员们互相了解进度

针对案件进度难监督的情况,我们可以通过看板项目建立案件任务,指定主负责人和参与人,规定好截止时间,工作中的任何问题都可以在评论进行沟通;同时,一些案件细节问题,可以使用派生子任务来展示,同样设定负责人,便于主负责人整体把控。

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在实际操作中,一个案件可能包含很多文字信息,除了在附件上传文件之外,案由、原告被告、法院信息等都需要展示在面板中,此时我们就可以在配置中心自定义任务面板的模型,根据需要添加和修改。

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(Worktile某律所客户任务面板示例)

(2)简报协作,让案件进度信息不再隔离

定期的 工作汇报 是所有企业加强管理的重要组成部分,通过工作汇报向员工要过程、向主管要结果,能帮助企业掌握业务进展,了解员工思考过程,把控过程指标,达成业务目标。

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而在律所的管理中,欠缺的就是对所有律师的统一信息管理汇总。通过Worktile的 简报 功能,自定义标准模板,用日报来跟踪每个案件负责人的每日工作情况。

这样做的好处是:
第一,管理者和律所主任可以有效监督每个人的工作进程,在发现问题的时候可以及时评论和跟进,评论的公开性对于律师们也是一种反向管理和激励;
第二,律师们也可以养成每天及时更新案件进度的习惯,并对于今天自己的工作有一个总结和思考,也能提前规划好往后的工作安排;
第三,文字性的简报很好的记录了每个律师的工作,对于企业的绩效考核也是很有效的依据。

下图为Worktile某律所客户的简报示例:

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4、知识与经验的沉淀,为新人成长助力

法律服务的需求近些年来越来越大,催生了更多的新人律师加入这个行业。但由于中国法律行业还处在发展阶段,就出现了行业案源的“二八法则”,新人律师的学习处境较难,持续性成长缺乏助力。一般来说,新人律师的培养都是向案件处理经验丰富的律师进行学习,每个工作经验成熟的律师会带1-2个新人,在案件的处理过程中来分配协助性工作。

但是,新人的成长不能只完全依靠他人,还需要自己在案件任务的执行中积累多种经验。面对这种情况,Worktile的所以项目都在配置中心可以存储为 固定模板 ,新人们在尝试处理不同案件时,可以选择模板,将前辈经验积淀形成的案件项目经验迅速套用。同时也能够在模板项目中学习明确案件的推进需要完成哪些流程,不同阶段案件对应着哪些状态,每个状态下需要完成哪些细节任务,以此帮助自己更快学习。

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除此之外,Worktile的 网盘 功能,提供了匹配企业工作场景的无限制云存储功能,同时支持在线文档的共同编辑,方便成员共同维护。

律所管理者可以发动成员们上传整理自己在工作中的经验文档和不同类型案件文书的模板,形成企业内部的小型资料库,方便大家查阅学习;同时企业管理者还可以制定明确的规范,并通过网盘对全体成员公开透明,也方便后加入的新人成员随时查阅。

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5、多种统计方式,让案件信息不再杂乱

每一个律所都会接手大量案件,信息的统计和更新一直是一个难题;并且由于信息量巨大,给后续工作中的查询带来了很多问题,很难做到信息量透明。

在Worktile,针对律所的案件信息统计需求,我们可以通过“概览”和“报表”组件,来设置不同的 表现方式和统计表格,报表的统计方式包括项目概要、趋势图、数值对比等多种方式。

同时,还可在 配置中心 根据不同需求添加自定义报表,使案件信息的更新高效便捷、公开透明,也便于后期统计、查询和整体把控。

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(项目任务概览)
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(诉讼标的数值对比图)
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(统计圆饼图)
6、任务日历清晰展示时间安排

在律所的日常工作中,每位律师都需要承担多个案件工作。不同案件的在推进中,需要律师参加各种庭审,这对于案件较多的律师个人来说,时间安排具有一定困扰。

在Worktile的项目组件中,我们可以添加“任务日历”来解决这个问题。只要在任务面板信息中设置时间后,任务日历将清晰展示此项目中不同案件业务的时间安排,确保进程安排不冲突,也避免了案件处理日程的疏忽和遗忘情况。

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客户说:

我们遇见Worktile这款软件,才发现,原来律所可以像其他公司一样进行管理,律师的日常工作也可以更流畅和可视化。——江苏鸿创律师事务所

Worktle 免费了

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