Worktile电商解决方案

Worktile
Worktile 2018-03-26 18:10 0 639

文|倩倩

1概述

1.1电商行业概述

电商,即电子商务,是指买卖双方基于互联网进行各种商贸活动,实现消费者网上购物,网上交易和在线支付以及各种商务活动、交易活动、金融活动和相关的综合服务活动的商业运营模式;这是一个非常宽泛的概念,因为一切原本的商务交易模式都可以电子化,无论是小到一根牙签还是大到一吨钢铁;然而,这又是一个精深的领域:进销存、大促营销、售后跟踪等等,一次交易伴随着货品和订单的众多环节。
与其说电商是一个行业,倒不如说它是一种通行的商业模式,而这种模式本身其实就是为了提高交易和货物流转的效率而生发出来的。因此,电商天生对效率比较敏感。而国内电商在经过近二十年的粗放式发展之后,也开始需要在各个环节开始进行深耕细作的优化,从流程的梳理到工具的辅助都是不可逆的趋势。

1.2面临的挑战

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1) 跨部门协作效率亟待提升
电商团队的一大特点是需要多部门配合的场景很多,协作要求比较高。随着直播、微信、微博等新媒体营销模式的兴起,各电商团队也通过多种渠道多种形式进行宣传和销售。
多渠道的销售模式,与单一渠道模式相比,对跨部门的协作要求更高。从产品的上线到宣传、销售,从货物的配送到售后支持,订单、货物的动态和流转串联起电商团队所有的工作流程和部门协作。
如何提升跨部门协作的效率对电商团队来说是一项极大的挑战。

2) 工作汇报纷繁复杂
工作汇报是电商团队的日常工作之一,无论是店铺销量报告还是客户投诉总结,都需要以工作汇报的形式提交给店长或部门负责人。数量多、高频率是电商团队工作汇报的一大特点,因此,对于员工来说,工作汇报要操作简单;对于领导来说,工作汇报要清晰明了,方便查阅。
日报、周报、月报、季度报告甚至是年度报告,其意义不在写,而在于能根据报告分析出店铺或公司目前运营的状态以及需要改进的地方。
怎样才能在海量的报告中总结提取出对公司或者店铺发展有利的信息,是电商团队管理者需要思考的问题。

3) 绩效考核众口难调
绩效考核的目的首先是要调动团队积极性以完成公司的目标,其次是激励和笼络对公司有用的人,同时淘汰不适合公司的人。每个公司或者团队都有自己独有的一套考核方式。考核制度的制定对于团队员工的积极性有关键性作用。
电商团队的成员组成良莠不齐,成员在文化水平和认知程度上有很大差距。单一的考核效果微乎其微,对员工的考核不够全面,达不到激励员工提升团队工作效率的效果;过于复杂的考核方式,制定者殚精竭虑面面俱到,执行者操作起来觉得繁琐复杂,指标过多,无法达到考核要求,这样的考核反而会降低员工的积极性,同时还可能导致团队成员的流失。
如何制定适合自己团队的考核方式,什么样的考核标准才能最大程度的激励员工是众多电商团队领导者亟待解决的问题。

2 Worktile高效管理电商团队

2.1使用看板进行项目管理

Worktile采用看板项目管理,这是一种较为常见的项目协作方法,以项目为单位,让所有人参与进来,了解工作进度、负责人等信息。既有利于团队负责人对项目整体的把控,也有助于每个参与者明确自己的职责。

2.1.1部门日常管理

对于电商团队来说,多渠道营销带来销量的同时也给部门管理带来了很大挑战,同一产品的多个销售渠道、同一销售渠道的多个模块,这让本就在管理方面比较薄弱的电商团队面临更多的问题。
每个渠道都会有不同的工作方向和内容,将每个渠道以项目的形式建立,渠道内不同的工作分类可建立不同的项目,项目中的再将工作细分为任务列表,具体的工作流程和要求可以任务的形式表示,每个模块指定相应的负责人。
下面以天猫某店铺为例说明Worktile如何以项目组的形式实现对电商团队多渠道不同形式的销售模式的日常管理:
1) 创建以业务方向为依据的项目组
根据该店铺对业务方向的梳理,以产品的销售渠道为主要依据,其他工作方向为次要依据划分项目组,在Worktile中创建不同项目组;如:“电商相关”、“直播相关”、“新媒体相关”、“用户运营相关”等项目组。

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2) 用项目表示工作模块
每个业务方向中都有不同的工作模块,在项目组中建立不同的项目管理不同模块的工作;如直播相关项目组中包含“瘦身主播减肥监督”、“天猫直播”、“主播运营部相关”、“淘宝企业店直播”等项目。

在创建这个项目的时候可以设置的有这些:

  • 项目可见范围:有公有和私有两种属性,一般为私有

  • 私有项目成员权限:系统默认可有“管理”“编辑”“只读“三种权限

  • 提醒:可在项目设置中设置任务开始及结束的提醒

  • 自定义字段:可以根据项目需要进行自定义字段设置。自定义字段有文本、数字、日期、下拉菜单四种类型

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在这样一个项目中可以直接展示出来的有这些:

  • 项目名称:可以是一个工作模块,如:天猫直播

  • 项目描述:对项目的简单介绍,如:天猫平台直播相关工作

  • 任务列表:可以是对工作的分类,如:天猫直播工作重点

  • 任务负责人:任务列表中每项可以指定不同的负责人

  • 标签:可以对某一项任务添加一个标签以示这项工作的重要程度

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2.1.2活动流程及进度管理

对于电商团队来说,除了店铺的常规运营及人员管理外,还会配合平台或节假日做一些大型促销活动。每一次大促对于电商团队来说都是一次综合能力的“大考”,无论是前期的筹划还是后期的执行操作都需要调集各部门的资源来应对。
我们以一个淘宝C店的大促筹划为例来做介绍:一个大促除了需要多部门参与,还需要各方面的筹备,为方便管理,我们在Worktile中建立【七夕大促】项目组,【大促预案——前端】和【大促预案——后端】分别作为两个单独项目归属在【七夕大促】项目组中:

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2.1.2.1看板管理活动流程

前端的准备是直接为大促的推广负责,也是最接近用户的环节。可用看板列表直接将活动的主体规划、推广渠道和准备步骤都列入其中。
这也是看板式管理的优点,可以直观的展示计划或项目的阶段、步骤和进度,并将重点的信息直接显示出来。

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后端更多的是多部门的筹备协作和总指挥部,运营、设计、推广、客服、仓储都会涉及其中,这样可以便于了解各个部门在这次活动中的工作进展情况。
将每个部门需要做的工作在各部门对应的列表中用任务罗列出来,并分配相应的负责人,设置具体的开始/结束时间,并把一些工作标示优先级或者打上醒目的标签。

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这样做的好处是:当所有参与大促的成员进入到这个项目之后,都可以看到整个大促的进度,看到其他部门的同事完成了哪些任务;既消除了信息壁垒,又让每个人的工作都处于大家共同的监督之下。
正如前文所言,大促是对整个团队的大考,既考验领导者的统筹调配能力,也是一个团队协调性的体现。Worktile在这两点上都切中痛点的解决了统筹和协作的问题,让整个团队都处于同一节奏上,保证整个活动有条不紊的推进。

2.1.2.2 任务承载具体工作信息

看板列表由一个个任务卡构成,每一个任务卡承载的是工作的所有具体信息。在这里,任务作为一个综合的信息载体将一个大促中主体计划中涉及到的人、事、物、时间都囊括进来:

  • 标题:说明大促中要做的一件事情;

  • 描述:对要做的事情做进一步的解释和说明;

  • 负责人/参与人:指定这件事情的负责人以及和这件事情有关的人员;

  • 开始/截止时间:明确这件事情的开始和最晚结束时间;

  • 标签:表明事件的重要程度;

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  • 自定义字段:标明【活动计划制定及产品选择】的进展情况;

  • 子任务:对任务进行进一步的拆分或者对一些注意事项做标记,该任务中则是把需要参与活动的商品罗列出来并分配给相应的负责人做准备;

  • 附件:把需要用到的资料添加进来,便于参考;评论则是有针对性的围绕当前的事务进行沟通。

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由此看来,一个任务就把众多的零散信息点变成了一个有机的整体,而任务通过列表的梳理则变成了有层次、有步骤的项目,这对于一次信息爆炸的大促来说无疑是非常重要的;尤其需要众多部门协作的时候,信息的有效组织、追踪、透明都可以让工作事半功倍。

2.1.2.3进度统计随时掌握工作进展

随着时间的推移,活动负责人需要对活动的各项准备工作进展情况及进度有清晰的了解和把控,以便及时做出活动预案。

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通过任务统计,可以清晰的看到该项目下所有任务的完成度、任务总数及完成和待完成情况,让活动负责人清楚的看到每个模块的工作进展情况。

2.2团队沟通管理

对于电商团队来说,销售渠道的多样性就决定了不同的项目组有不同的沟通媒介。然而,不同的沟通媒介其信息承载量是不同的,对于一个团队来说,多种沟通方式并存必然会导致信息不对称,因此,便捷统一的沟通方式是必要的。

2.2.1企业级沟通工具

Worktile打造的企业级IM,满足1V1私聊、群聊。聊天时,可发送语音、文本、格式化文本片段、文件、链接等,此外,消息与任务、日历、网盘之间打通,在沟通中可随时创建任务或者发送任务、日程等详情到聊天中。

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2.2.2多应用消息推送

工具的意义在于提高企业效率,灵活使用合适的工具让工作事半功倍。Worktile消息除了支持私聊、群里外,还包括消息助手、机器人、集成服务等消息推送服务,让用户随时接收来自各个应用的消息。

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2.3有态度的工作汇报

对于员工而言,工作汇报的意义在于对工作的梳理和总结,是一个思考的过程;对于领导而言,工作汇报是对公司运营状况的分析并对问题的及时处理与跟进。

2.3.1按汇报类型创建简报模板

对于电商团队来说,工作汇报是常规工作之一。日报、周报、月报、季度 报告、年度报告,产品部、运营部、直播部、客服部,不同周期不同部门的工作汇报,简报的类型和问题设置都不同。
Worktile支持以日/周/月/季度/年度为周期创建简报,每个简报模板均可设置不同的问题。

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2.3.2关联其他模块,快速填写

当部门或团队领导完成工作汇报的模板,下一步是员工的执行;就员工执行层面而言,简单便捷的操作无疑是员工最想要的。
Worktile支持关联任务、网盘、日历、审批等模块,随时关联与工作汇报内容相关的模块,操作简单,便于员工和部门领导查看相关的内容。

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2.3.3标记问题,不断追踪

工作汇报最大的意义在于能对工作中遇到的问题进行及时的跟进和处理。用邮件或word做工作汇报只能做到对工作的梳理和总结,工作中遇到的问题可能需要单独做一个汇报或以其他形式进行汇报。
Worktile简报支持问题标记并对问题指定负责人进行跟进处理,让工作汇报中的问题跟进和解决更有效的落地实施。

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2.4多样化考核

合理有效的考核机制不仅能体现公平公正更能提高团队成员的工作积极性,有利于增强团队凝聚力和员工忠诚度。

2.4.1依据部门特点设置考核

电商团队中不同的岗位考核规则不同,复杂程度也不同。由于某些部门岗位员工的特殊性,其考核规则必须简单易懂,相反有些部门由于其岗位职责的多样性,必然使得考核指标较为复杂。
Worktile支持用户按不同的部门和岗位要求灵活自定义绩效考核的规则,用户可设置每个部门和岗位的标准考核模板以便更好地规范绩效考核。

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2.4.2人性化的考核流程

考核的公正性除了体现在其考核指标上还与考核参与人有关,尤其是对电商这样跨部门协作较多的团队来说。根据岗位特点设置跨部门的考核人不仅能考查员工自身的工作表现还能对员工在跨部门协作配合完成工作上起到督促的作用。
Worktile系统默认提供自评、部门主管、老板评分、人事四种考核流程,可以添加、删除、编辑考核流程。其中自评默认待考核人进行自评,部门主管默认是待考核人的部门主管进行评分。若连续设置两个以上的部门主管评分环节,则第一个部门主管是被考核人的部门主管,若第二个部门主管是被考核人的上级部门主管,以此类推。

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3更多功能,更高效率

3.1 OKR目标管理,聚焦团队目标

OKR是一套严密的思考框架和持续的纪律要求,旨在确保员工紧密协作,把精力聚焦在能促进组织成长的、可衡量的贡献上。
Worktile是国内首家OKR管理方法以软件形式实施落地的企业协作平台。Worktile团队对OKR目标管理进行了深入研究,产品设计中的每个功能和细节,都契合了OKR目标管理的功能需求。

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3.2费用管理精细化

审批是指对下级呈报上级的公文进行审查批示。在企业工作中,除了上下级关系之间需要进行审批,不同职能部门之间同样需要,如报销需要财务进行审批、物品领用需要人力进行审批等。
Worktile支持自定义添加审批模版设计审批表单,团队可根据自己的需求添加审批项。

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3.3公告和投票,沟通反馈更顺畅

【公告】是企业内部发布重要通知的一个窗口。发布公告时选择针对企业、部门、或者某些成员进行通知,并设置是否置顶、禁止评论等。公告还支持回执公告,员工在接收通知后需要“发送回执”表示收到公告通知。

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【投票】是企业在运作过程涉及到关于比赛、活动、小问卷时,可以通过投票快速发起投票并收集员工意见,投票支持单选或多选,还可以对投票话题进行评论、点赞等。

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