Worktile无纸化办公四重奏

op小泽马
op小泽马 2014-09-19 10:38 8 2895

Worktile无纸化办公四重奏配图.jpg

从律师团队的出庭文案到销售团队的销售策划,再或者是学生团队的实践报告...这些都可以看到在日常的工作实践中,总是会有无穷无尽的文档,针对这种现象,今天就借着Worktile的一云多屏的优势,说说利用Worktile如何进行无纸化办公从而形成自己的团队资料库,达到随时随地共享资料,分分钟提高效率的无缝协同效果。

Step One

制定标准。首先就是要召集你的小伙伴们来商议,根据各成员的喜好和习惯制定出一些明确的文档命名规则和大致的有关说明,比如可以根据某种日期格式,各成员昵称加日期,或者文档的性质等来命名文档。规则一旦制定,各小伙伴就要严格遵守,这些都不是条条框框,而是为了更高效地无纸化办公;良好的标准和优秀的习惯总是在不知不觉间把事情变得更简单。

Step Two

编写文档。这里更多地强调是在Worktile上编写在线文档,在Worktile的权限机制驱动下,编辑在线文档的好处是:信息透明化,项目成员可以随时编辑,修订,而所有的历史记录全部保留,所有的文档变化都会及时知会到关注该文档的各项目成员,极大地方便了团队的协同工作。但要是不小心改错文档或者是想用修改之前的文档怎么办?表急,对于修改过的文档,可以利用文档的历史版本进行版本追溯和版本对比,轻易找到修改过的地方。


这里编写的文档通常有以下几种方法:

1.使用扫描仪,将现实中的纸质文档扫描成PDF格式的文档,然后手动上传到Worktile,这其实也是比较方便的。

2.使用摄像头,将日常的各种发票,收据,名片,便签通过拍照上传,及时实现这些比较小的资料的无纸化。

3.如果有现成的PDF文档,如某些技术开发的指导文档,官网一般都会提供下载,你可以直接下载然后保存到Worktile中。

Step Three

保存为PDF。对于在Worktile上编写的文档,如果你想保存到本地,就可以利用打印功能,再另存为PDF,一份现货的,经过各个小伙伴沉积的终极文档就有了。

Step Four

共享文档。如果文档单单只能在项目成员之间共享,那么你就把Worktile想得太简单了,因为在实际的工作生活中,我们常常需要将某一个文档分享给某些不是项目成员的人查看,比如写了一份策划稿需要网上的某个大神支支招怎么办?Worktile给出分享文档的两种方式:

1.邮件分享(主要针对的是分享给没有注册Worktile的用户)

2.链接分享(对需要分享的文档生成分享链接,直接将连接发送给需要分享的人即可)

那么在现实的工作环境中,Worktile的无纸化主要体现在后面两个环节。因为像第一步的制定标准,一旦制定就不再花时间了;我们来看下图:

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说明:以上的查阅文档和共享文档的行为都可以在现实便捷实现,完全不需要纸质参与

在日积月累的过程中,不知不知觉就形成了内容丰富且井然有条的团队资料库,在需要使用和查看有关文档的时候,再也不用拿着一沓一沓纸了,也再也不许到复印店复印了,因为在Worktile无纸化实现中,团队只要一份文档数据就可以实现多人多次重复查看和使用。你要做的只是打开Worktile客户端,将有关的人邀请进来或者直接分享文档即可。是不是So Easy?

Above All

无纸化的Worktile实践,期待各个小伙帮来体验

Worktle 免费了

评 论

Welkin Welkin
09-19 14:09 #2

点赞~~

Samye Samye
09-19 14:33 #3

nice~

Terry Terry
09-19 15:14 #4

最近高产啊

#3楼 @Terry: 咱有人手呀,哇哈哈哈

So good!

董卓 董卓
09-23 08:25 #7

Step Three

保存为PDF。对于在Worktile上编写的文档,如果你想保存到本地,就可以利用打印功能,再另存为PDF,一份现货的,经过各个小伙伴沉积的终极文档就有了。

一份"现货"的 是要表达 一份"鲜活"的么

#6楼 @董卓: 哈哈 怎么理解都成吧,最主要是文件已经通过各种方式保存起来了呀。

越来越高大上了!