最佳实践:如何使用Worktile进行变更管理

Terry
Terry 2014-01-07 16:33 0 6208

写这篇文章源于知乎上的一个问题产品经理怎么管理项目进度?

比如10个需求,产品、设计、开发、测试,先分别评估了时间。在实际执行过程中,需求可能变动了;评估时间未如想像的准;临时插进来其它的小修小改,虽然每个修改耗时不多,但数量多,总体耗的时间也不少;不少东西需要多方确认,一来二去花不少时间... 总之最后,10个里面可能有4,5个没按计划完成,老板就问下来了,怎么没完成,虽然有理由解释,但总觉得有点无力

变更管理流程

其实作者所提到的是项目管理中最重要的过程:变更管理 Change Request。之所以大家不知道怎么做变更管理,是因为很多产品经理身兼项目经理的职责,而产品经理本身对于项目管理了解的并不是很深。我们先来看一下实施变更管理过程中的几个主要过程:

  1. 提出:详细记录变更,可以把它看成是一个备忘录或者收件箱,变更提出者要能够非常容易的记录下变更的详细信息。
  2. 审核:确认是否要实施该变更,在这个过程中需要对变更进行评审,确认是否需要变更,以及变更对已有部分所带来的影响。
  3. 实施:根据变更的详细要求进行具体的实施,其中可能涉及到产品、开发、设计人员的参与。
  4. 确认:对变更的结果进行质量保证,确认变更的实施是正确的。
  5. 度量:对变更的过程做度量分析,这个过程对于变更管理是非常重要的且有意义的,通过对这些变更的分析,就能知道当前项目的进展情况,以及存在的问题。

    变更管理中每个流程之间互相影响,互相作用,并且需要对变更的结果进行度量分析,如果没有选择一款好的变更管理工具,其结果会非常糟糕。就会如问题的提出者所说的那样:虽然有理由解释,但总觉得有点无力!

变更管理工具

综上所述,为了更好的在项目管理中实施变更管理,选择一款好的变更管理工具至关重要,至少该工具要具备如下几个能力:
1. 灵活的定义变更流程
变更管理的流程虽然如我们上面所说,有提出变更、审核、实施、确认和度量分析几个阶段,但是对于不同的团队在具体实施起来可能是不一样的,这就要求变更管理工具能够非常灵活的自定义各个流程。

2. 方便的变更需求记录
变更管理工具要能够非常方便的让变更提出者记录变更需求,并且能够起到一些简单的协同和沟通作用,每个成员都可以参与进来,也能够实时看到其他人提出的变更需求。或者在提出变更请求时通知到其他成员。

3. 合理的变更度量分析
变更管理中很重要且有意义的一项工作就是度量分析,如果变更管理工具无法做到,与不使用变更管理工具的结果一样。因为分析整个项目当前变更的状态,所以变更管理工具要具备灵活的变革需求查询与统计分析功能。

4. 变更与项目其他元素整合
变更管理只是项目管理过程中的一个环节而已,它不能与其他项目管理过程脱节,不能说我们为了变更管理选择了工具A,而项目管理的其他过程选用工具B,各个工具的数据无法互相打通。

如何使用Worktile进行变更管理

变更管理的工具有很多,但也各有各的问题。接下来我将给大家展示一下如何使用Worktile进行变更管理,你会看到,在符合上面我所提的优秀的变更管理所应该具备的几个条件中,Worktile完全满足。在Worktile中,任务的展示采用了看板视图,我们可以用任务列表来表示不同的变更流程,如下图所示一个典型的案例:

在上图中注意到我们定义的一个任务列叫:收件箱,在该任务列中任何人都可以向这里提交变更请求,当需要相关成员关注某个变更时,直接把他添加到关注者列表即可。在审核阶段,如果确认该变更需要开发,直接把他拖拽到要做列表:

如果确认不做变更,直接把该变更归档即可,这样方便以后查询,已经归档的任务会按照日期进行分组:

在Worktile中提供了简报功能,可以任务的完成情况、延期情况按照成员、列表、标签等不同的维度进行统计分析:

在Worktile中所有的元素都相辅相成,如果在变更需求中添加了附件,则这些附件会同时在文件模块中展示。同时设置了截止日期的任务会出现在日历视图中。这样把变更管理融入了整个项目管理流程中,而不会造成信息孤岛。

总结

最后总结一下,变更管理非常重要且有意义,选择一款合适的变更管理工具,能够让你事半功倍。

知乎问题:http://www.zhihu.com/question/20102432

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