如何用Worktile进行团队协作?

吴倩倩
吴倩倩 2019-05-20 11:56 0 362

Worktile既然是一款协作软件,那么企业如何通过Worktile进行协作呢?

在了解如何用Worktile进行协作前,我们先看一下百度百科对协作的定义:

协作是指在目标实施过程中,部门与部门之间、个人与个人之间的协调与配合。协作应该是多方面的、广泛的,只要是一个部门或一个岗位实现承担的目标必须得到的外界支援和配合,都应该成为协作的内容;所以单个人是谈不上协作的,协作一定是集体行为。

下面看企业如何通过Worktile实现部门或人与人之间的协作:

1. 即时沟通——消息

我们知道只要有团队就需要有沟通,而如果每次都是face-to-face(面对面)沟通则会浪费大量的时间,所以一款沟通软件必不可少(这可能也是微信、QQ等存在的最大原因)。Worktile针对企业内部的沟通提供了【消息】应用:

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与微信、QQ等软件的不同在于:【消息】面向企业内部,消息多端同步且永久保存,除了基础私聊、群聊外,还可以接受到企业内所有应用的消息通知,同时与项目、网盘、日历、审批等应用打通,随时进行信息共享。

2. 团队任务协作——项目

除了沟通外,团队管理的难题还在于任务的上传下达困难、工作进度难以把控、团队职责不清晰导致的任务有始无终等,当然,问题肯定不止这几个,而导致这些问题的最根本原因就是团队任务的透明度较差,没有一个统一的任务管理协作平台。【项目】作为Worktile最核心的应用,目的就是要解决企业管理者在团队管理中遇到的这些问题:

我们不仅有基于管理者全局视角的“我”分配的任务、项目/成员整体进度及延期统计报表、成员工时统计、所有项目甘特图进度表及所有项目(任务)及成员的工时统计

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同时当前项目中的所有成员都可以通过任务看板(或列表、表格)看到任务的负责人、截止时间、执行状态等。

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任务中的协作:

每个任务中都可以看到负责人、参与人、任务的开始/截止时间、附件等等,如果有变动还可以通过任务评论进行沟通,这样不仅可以减少面对面沟通频率,还能提高整体工作效率:

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3. 会议安排——日历

两个部门同时抢一个会议室的尴尬、会议组织者在会前逐一提醒参会人与会、忘记会议时间的茫然、会议开始了却不记得会议的主题是什么…这些都是由于企业日程协作效率低,而日历就是为了解决以上问题。

1)组织会议日程

日程建立之初就可将会议主题、参会人、会议地点、会议主要内容等详细写明:

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2)协调参会人时间及会议室资源
可通过“日程排期小助手”,查看各参会人及会议室资源安排,避免日程冲突:

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3)参会人反馈
参会人根据自己的时间安排与会议与自身的相关度选择“参加”或“拒绝”。

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通过参与人反馈情况,会议组织者可清楚的知道哪些人可以参会哪些人因有其他安排不能参会,省去逐一询问的麻烦。

4)会前提醒

可在日程创建之初,设置日程提醒,参会人会在会议开始前收到来自系统、电子邮件或手机短信的提醒(具体以哪种方式提醒可由日程创建者选择,可以选择一种或多种提醒方式)

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会议开始前的提醒,既能让参会者及时收到会议消息,避免遗忘,又可以省去会议组织者会前提醒与会者参会的麻烦。

4. 文档存储及协作——任务附件&网盘

聊天中的临时文件还没存储就已被清理、一份文档需要团队多人协作完成、很久之前的文档找不到在哪里了…这些都是我们在日常工作中会遇到的文档存储与协作问题,那么如何通过Worktile解决这些问题呢?

1)临时文件的留存:

Worktile【消息】应用不仅支持多端消息同步,还有永久保存的功能,无论是多久之前的聊天记录都可以找到,同时,消息中需要存储的临时性文件可以一键存储至【网盘】中相应的文件夹,这样就可以保证聊天中的临时性文件及时分类存储;

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2)多人协作文档

Worktile【网盘】中的在线文档,可以支持多人协作,同时每次编辑后的版本都会保存在网盘中,既能实现多人协作,又可以随时查看之前版本;

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3)任务中的文档协作及存储

很多情况下,文档是与任务联系在一起的,一项任务可能涉及多个文档,这些文档有临时性的,也有需要长期保存的,这个时候,任务与网盘的互通就非常重要:Worktile【项目】与【网盘】打通,既可以将任务中的文档转存至网盘,也可以将网盘中的文档关联到任务中;

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Worktle 免费了

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