最佳实践:如何跟踪分配给多人的任务状态

Terry
Terry 2014-03-26 15:14 0 4969

很多用户给我们反馈,在Worktile中当一个任务分配给多人之后,其中一个人点击完成,这个任务的状态就改变了完成,是否应该修改为当所有人点击完成之后任务状态才变为完成呢?今天跟大家分享一下当任务分配给多人之后,如何跟踪任务的状态。

实践一:任务的粒度尽可能细分

每个任务的粒度尽可能划分的详细,不要创建一个毫无意义的任务,比如有一个任务:实现评论的回复功能。这样一个任务实际意义就不大,因为实现这样一个功能涉及到各个成员之间的配合问题,有产品设计、UI设计、前端、后端等等。


不如对任务进行更细粒度的划分,把任务按照每个成员职责的不同,分解为不同的任务,每个任务只指定一名负责人:

另外,如果你更希望按每位成员的职责分配任务,可以灵活使用Worktile中的任务列表,如下图所示:

实践二:使用检查项拆分任务

对于任务粒度的划分,只是我们的一个最佳实践建议,并不是必须的。Worktile中的任务支持检查项,你可以为任务设置多个检查点,每位成员完成之后都给自己所负责的那部分检查点打勾,这样既能避免多个成员同时标记任务完成状态,也能只管的看到任务的进展情况。当所有的检查项都完成时,再标记任务状态为完成。

实践三:使用检查项标记状态

另外一种场景,就是一个任务需要多名成员完成,但是又无法设置检查项,我的建议是把检查项直接创建为负责该任务的成员名字,当那位成员完成工作时,在自己的名字对应的检查项打勾。这样同样也可以跟踪任务的进展情况:

有的用户可能会问,对于第二种和第三种情况,自己负责的部分完成时如何通知负责该任务的其他成员呢?别担心,Worktile的评论支持@功能,你可以在评论中@他们,然后告诉大家,自己负责的部分完成了,这样其他成员就能收到相应的系统消息。

实践四:准确使用分配与关注

在实际使用中我们发现,经常会有一种场景,就是一个任务只有一名主要的负责人,其他成员都只是需要关注任务的进展和提供协助。这种场景我建议使用Worktile中的关注机制,只是把任务分配给主要负责人,而其他人都添加到关注列表中,这样任务有任何重要操作时,关注的成员都可以收到系统消息,他们也可以通过评论功能为任务负责人提供必要的帮助。

关注是Worktile的协同特色之一,其中的细节可参考:Worktile协同特色之一:无处不在的关注

总结

在Worktile中,我们建议大家尽可能的把任务的粒度分的更细一些,一个任务尽量只分配给一个成员,这样便于明确任务的责任人;当出现确实一个任务需要多个人负责的时候,灵活的使用检查项和关注机制,来解决任务的状态跟踪问题。如果你在工作中也遇到类似的疑问,希望本文能够给你一些参考意见,也欢迎大家把使用Worktile的经验分享给我们。

更多『最佳实践』

最佳实践:日程,不是用来打酱油的
最佳实践:如何跟踪重复性的任务状态
最佳实践:如何使用Worktile进行敏捷项目开发管理
……

Worktle 免费了

评 论