如何在项目中进行协作?

吴倩倩
吴倩倩 2019-06-21 15:50 0 194

本文从协作的视角介绍项目成员如何基于项目进行团队内各项任务的上传下达及信息传递,从而提高团队整体工作效率。

1. 创建第一个项目和任务

在前面的介绍中你对Worktile的【项目】能做什么以及能帮你解决什么问题已经有了大概的了解,下面开始在【项目】中管理你的工作吧~

1.1 创建第一个项目

在Worktile中开始工作的第一步就是创建项目,将所有工作以项目的形式分类进行管理,分类的依据可根据团队习惯而定,一般将目标相同的一类工作放在一个项目中管理,如:某互联网软件开发项目;当然,目标属性不明显的可以按照部门属性进行管理,如:行政日常管理、HR招聘管理等;

创建项目的第一步就是从模板库中选择适合自己的项目模板:

模板包括相对简单的通用类项目管理模板以及适用于研发的敏捷开发、bug及测试管理模板,这些预置的模板都是可以通过后台自定义配置的,具体如何配置模板会在后面的配置我的项目模板中详细介绍。

项目-选择模板.png

然后,填写项目基本信息,确定后就可进入项目开始管理各项工作并与其他同事进行协作:

创建项目时除项目名称是必填项外其他信息都可暂时不填,后续再进行设置;

项目-项目信息.png

1.2 创建一条任务

任务作为项目的基本单元主要是为了承载项目中的所有工作信息,因此,在项目创建完成后,下一步就是将这个项目中的所有工作细化拆分成一个个任务创建在项目中。

项目-创建任务.png

提示:在进行工作拆分时,为了便于明确责任,最好拆分后的任务有唯一的负责人,这样不仅能做到权责分明更方便进度管理;任务标题要简明扼要,以行动为导向,如:制定活动执行方案。

2. 开始协作

一般情况下,能称之为“项目”的工作都是需要多人共同完成的,所以在项目和任务创建完成后,下一步就是邀请项目的相关人员一起协作,完成所有任务。
邀请成员协作完成任务的前提是,该成员是你所在企业的成员,如果该成员还没有加入企业,需要企业管理员邀请该成员加入企业。
如果成员已经加入企业,下一步就是邀请不同的成员在不同的项目中进行协作,项目负责人可以将本项目中需要参与的成员添加到项目中,在不同的任务中扮演不同的角色,承担不同的责任(作为不同任务的负责人或参与人)与其他成员协作完成本项目中所有的任务。

2.1 添加项目成员

所以,在项目中开始协作的第一步就是添加项目参与成员:

通过设置>>成员管理>>添加成员,点击“添加成员”即可添加需要参与的项目成员;

image.png

2.2 分配任务

将需要参与协作的成员加入项目后,就可以将任务分配给不同的成员负责:

点开需要分配成员的任务,点击“负责人”的位置会出现项目成员,选择相应的任务负责人,该成员就会收到任务分配通知;
需要知晓该任务的进度信息但不需要直接负责的成员可以在“参与人”中,“参与人”的添加方式与“负责人”相同,被添加到“参与人”的成员也会收到任务的各项变动信息,只是不需要对任务最终结果负责;

项目-任务分配.png

注意:在分配任务“负责人”或添加“参与人”时,会出现三种成员分类:“项目”下的成员是所有在本项目中的成员即第一步中添加的项目成员;“团队”下的成员是该企业中的所有成员;“部门”下的所有成员也是该企业中的所有成员,只是这些成员会按照部门分别展示;三者的区别在于:“项目”下的所有成员可以看到该项目中的所有任务,其他非本项目成员作为该任务的负责人或参与人只能看到本条任务中的所有信息,其他任务信息不可见。

2.3 在任务中进行协作

将项目中不同的任务分配给相应的成员负责只是协作的第一步,在实际工作中,任务执行过程会涉及到很多细节沟通、文档的传递等问题,提升这个过程的协作效率对于团队整体工作效率的提升大有裨益。
所以,针对任务执行过程中的协作问题,Worktile提供了不同的功能:

1)沟通——任务评论

任务评论是一个非常小的功能,但却能解决任务执行过程中90%的沟通问题,如:任务负责人通过评论并@相关人员就可以进行沟通,被@成员及任务所有参与人员都可收到评论通知,这样任务参与人就可以根据自己的时间进行任务沟通,避免任务相关人员时间不一致无法及时沟通的问题;同时,任务评论还可以永久保存,方便随时查阅及企业数据留存。

项目-任务评论.png

提示:在任务执行过程中,除非是非常紧急且重要的事项需要面对面沟通,其他情况建议用任务评论进行沟通,这样不仅可以避免由于时间不一致导致的沟通困难,任务评论还可以作为数据留存下来,方便以后查阅参考。

2)文档共享——任务附件

任务执行过程中,除了必要的沟通外,还会涉及很多文档资料需要互相查看,这个时候通过微信、QQ或者邮件当然也可以做到,只是这样的共享方式缺乏与任务本身的关联性且有时候会出现文档被清理不能查阅的情况,Worktile针对任务执行过程的文档共享及协作问题,提供了任务附件功能:每个任务中都可以上传若干文件以便任务负责人及参与人随时查看下载:

项目-任务附件.png

任务附件支持本地上传和网盘关联两种方式,你可以选择将电脑或手机中的文件上传到任务也可以将网盘中已有的文件关联至任务,同时,任务中的附件可进行预览、下载、删除及转存至网盘等操作;点这里👉了解如何通过网盘管理文件

3)任务间的协作——关联任务

实际工作中,很多任务都不是独立存在的,会与其他任务有一定的关联性,这种情况下如果任务比较多就容易混淆,甚至找不到与之相关的任务,Worktile为了解决这一问题,在任务中设计了“关联任务设置”功能,任务或项目负责人可以将与该任务有关联的其他任务关联至本任务,这样任务负责人在执行过程中就可以随时查看与之相关的任务的执行情况。

项目-关联任务.png

提示:任务之间的关联关系有派生、连接、相关三种,他们之间的差异及具体使用方法会在后面的项目模板配置中详细介绍。

3. 项目组件&视图

不同项目执行过程中,由于任务数量及协作场景复杂程度的不同,所以在任务展示的方式和维度上的需求也不同,为了满足不同场景下的任务展示需求,Worktile提供了10个项目组件,分别展示和管理任务的不同属性;相应的,为了展示不同视角或状态下的任务,每个组件中还可以自定义设置不同的视图。

3.1 任务展示方式——看板、列表、表格

根据个人习惯或使用场景不同,项目负责人可选择不同的组件展示任务,看板、列表和表格是三种常见的任务展示方式。

1)看板

看板是最基础也是最常用的任务展示方式,将项目中的任务根据不同的标准进行分组,每个任务的信息则通过一个个任务卡展示:

项目-看板.png

看板的展示方式比较直观,单个卡片可展示出的任务信息比较多,且灵活性较强,可以随时拖动到不同的分组下。

提示:看板中的任务分组可以根据项目具体情况进行设置,可按任务类型或项目执行流程进行分组。

项目组件中的视图可以通过项目设置>>组件管理>>视图设置,然后选择需要设计视图的项目组件进行设置:

项目-视图设置.png

2)列表

列表是任务展示的另一种方式,以list的形式展示所有任务,相较于看板,列表展示的任务数量更多。

项目-列表.png

3)表格

表格顾名思义就是以表格的形式展示所有的任务及信息,与列表展示形式类似,不同的是,表格有表头,且表头的展示项可以自定义设置。

项目-表格.png

3.2 展示任务时间属性——时间、日历

不同的任务在执行过程中,可能会有多个时间节点,很多情况下项目负责人需要清楚的知道哪些任务目前处于什么哪个时间节点,所以,为了满足这一需求,Worktile提供两种展示任务时间属性的组件:时间和日历。

1)时间组件——甘特图

时间组件也可以叫做甘特图组件,通过条状图来显示项目或任务随时间变化的情况,是项目管理过程中非常重要的工具。

项目-甘特图.jpeg

2)日历组件——任务日历

日历组件也可以称为任务日历,主要作用是展示任务在某一时间点或时间段分布情况。

项目-日历组件.jpeg

3.3 工时统计——工时

工时是很多企业或项目估算控制成本的途径之一,记录并统计每个任务从开始执行到最终完成所需的时间可以有效控制项目成本。

项目-工时.png

提示:工时组件汇总的是带有“工时”属性的任务。

项目-工时任务.png

3.4 规划迭代——迭代

敏捷开发中,迭代的周期以及每个周期要做的任务和bug都需要提前规划,这样不仅能提高研发效率还可以保证及时交付。迭代组件是专为敏捷开发设计的组件,主要用于规划迭代并显示迭代进度。

项目-迭代.png

3.5 文档管理-文件

同一项目中,不同任务会有不同的文档资料,甚至同一任务中会有多个文件,当任务数量较多或任务时间较长的情况下,想找到某个任务中的某一文件需要逐条查看任务中的附件,为了解决这一问题,Worktile提供文件组件,用于汇总和管理项目中的所有文档资料,方便随时查阅。

项目-文件管理.png

4. 我的工作台

工作台提供的是项目之外的视角,有6个工作组件,分别提供不同视角的任务情况。
我的任务】展示所有与“我”有关的任务,包括:负责人是“我”、分配人是“我”、参与人中包括“我”、创建人是“我”的任务;
统计报表】从项目和成员角度分别统计任务的进度和延期情况;
工时统计】提供全局视角的工时明显、汇总并从不同维度对工时进行统计;
时间视图】显示所属所有项目下的任务进度情况;
人员视图】统计所在部门所有成员的任务(包括平级及下级);
日历视图】展示个人及团队的任务在某一时间点或时间段分布情况(所展示任务的时间属性可自定义设置);

项目-工作台.gif

提示:所有工作组件的名称均可在【配置中心】进行修改,还可对分组等进行修改和配置。

Worktle 免费了

评 论