协作+存储,Worktile网盘让企业文件管理更便捷

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Worktile 2019-05-10 14:32 0 359

先来回想一下,你的日常工作中有没有出现过以下几个问题:

  • 工作中,你是否会遇到很久之前的一份文件现在不知道在哪里了?
  • 跟某个同事聊天时候传送的一份文件还没来得及保存就显示已被清理?
  • 自己写的一份资料需要其他同事帮忙修改,于是各自发送给对方n个版本,到最后不知道哪份才是最终版?

当然,还有很多,每个职场人几乎都会面临文档协作的难题。

遇到这些问题应该怎么办?

大多数人可能会去选择印象笔记、有道云、石墨文档、腾讯文档等等软件,这正是文档协作类产品想要去解决的问题,但也仅仅只解决了这一个点。

很多情况下,文档直接与工作中的任务挂钩,所以我们需要解决的是不同成员直接针对某一个或几个任务的文档协作和留存问题。

网盘是Worktile重要的一个功能,能够搭建知识库让企业的资料文件管理井井有条,企业内文件实时共享,随时可与企业成员共享、讨论文件,并且无限存储空间。Worktile网盘通过团队协作和强大的存储功能,更好的实现了企业的文件管理。

自定义企业文件管理权限

网盘作为公司各种资料的库,为了保证这些资料的安全,Worktile在支持管理、编辑、上传、下载、只读五种权限的同时,支持自定义权限,让权限划分更细致。

企业在建立文件库进行分享之前,可以先按照组织架构设定好查看权限,比如根据部门来划分不同的文件夹,分别添加相应成员;再比如涉密文件可以设置为“只读”,可见者也不能进行修改和下载保存;还有全公司之间的共享文件(公司制度、合同模板等),可以设置为“上传/下载”,参与成员只能上传、阅读和下载,但不能对内容进行修改。

不仅如此,还可以自定义网盘权限,具有高度灵活性:

自定义网盘权限.png

除此之外,可以对单个私有文件夹和公开文件夹的权限进行设置。

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网盘最强大的功能在于,文件内容的每一次的更新都会保留记录,任何修改都可以通过历史版本找回。

网盘记录.png

多种留存方式,助力团队文件协作

为了解决文件传输丢失、整理繁琐和传达不到位的问题,Worktile网盘做到了与内部其他应用全部打通,让团队间的文件沟通更加便捷。

所有文件有两种分享方式:本地上传和在线文档。在线文档实现了同一文件的多人编辑协作需求,可以通过新建在线文档,添加需要协同配合的同事关注,然后进行在线协同编辑。

网盘协作.png

文件留存

1、任务:

日常工作中,每个项目中会包含多个任务,而每个任务都会产生大量文件。任务参与者完全可以在网盘【在线文档】中进行文件内容编辑,同步关联至任务中。

任务.png

任务结束后,重要文档、视频、图片等资料也可以在网盘中按照部门或项目名称分类整理至不同文件夹,变为资料沉淀,实现永久留存,也方便其他参与者随时查看。

文件分类.png

2、消息:

日常团队内个人对个人的沟通一般都是通过“消息”,一些文件的传输都可以直接关联网盘发送;接收人也可以转发至其他群组和会话,或保存至本地。

文件.png

发送.png

同样,沟通双方也无需担心文件清理、丢失等问题,后期随时可以查看会话【文件】,快速找到需要的内容。

文件消息.png

文件共享

1、公告:

公告应用也可以实现和网盘文件的同步共享。比如发布的公告中包含了“公司职位内推奖励具体规则”,提前在网盘在线文档编辑完成后,直接关联文件一键同步至公告中,方便成员查看。

公告.png

2、日程:

在Worktile的部门会议或其他会议日程中,组织者会先在【网盘】中创建一个在线文档,再将这个文档关联到日程“描述”里,所有与会人员均可参与编辑这个文档,最终的会议结果也会以在线文档的形式保存在企业网盘中。

日程.png

如果想让团队其他成员查看这个文档,只需在文档中添加关注人即可。比如研发团队,内部的代码规范、代码提交规范等通常就直接沉淀在企业网盘内,通过“添加关注人”让特定的成员关注此内容,关注人也可直接评论对内容提出建议。

提醒.png

个人工作管理

区别于【企业网盘】,【个人网盘】用于成员个人文档、资料的存储,仅成员个人可见。

相较于其他“笔记”类软件,Worktile网盘可以解决个人的日常工作所有场景需求,平时整理的一些文章、工作笔记或者正式报告等都可以在网盘中进行。实际体验中的优势如下:

  • Web端文档的格式排版在简单通用和美观方面做了很好的权衡,也可以通过Worktile客户端随时随地更改和记录临时的想法,甚至可以在上下班路上进行更新;
  • 每个文档都可以直接在客户端内分享给团队群或个人,也可以生成一个公开链接,分享给团队外的人,方便预览并进行讨论;
  • 更方便的是,如果你的文档需要发布到知乎或者其它社区平台,这些平台的编辑器一般都支持Markdown的导入,可以无缝衔接网盘的在线文档。

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当文档较多的时候整理会非常麻烦(这点深受其他笔记类软件的烦扰),而Worktile的个人网盘可以通过和电脑类似的文件夹目录的方式进行归纳和整理。比如图中所示,通过月份建网盘文件夹,文档找起来简单清晰,让工作更加简便。

个人网盘.png

Worktile网盘的功能强大,不仅实现了团队内部的文件在线协作问题,还解决了文件内部的存储问题,真正实现了企业的文件关系需求。并且在对于个人的使用上,也完美替代大多数笔记软件的功能,让文件传递和管理更便捷。

场景提供人:杨振兴
整理人:刘婕青

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