使用Worktile构建公司图书借阅系统

op小泽马
op小泽马 2015-01-26 17:53 9 4420

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###写在开始之前
事情的起因是这样的,某天老大就突然说,想买本《代码大全》的书来看,我和我一群小伙伴们纷纷觉得不错,后来就从书这话题引申出来的情况就失控了~

“这本书不错...”

“哎你看过《失控》么?”

“我擦,这本书咱们也需要!”

最后导致的结果就是老大把一堆的书加到了购物车中,然后就是

#买!买!买!

###起初的想法
当那些个都的没的的书都送到公司以后,除了沉浸在喜悦中的众人,老大愁眉不展

这么些个,可怎么办啊?放在哪里让随便拿,最后又都不知道被谁拿走忘记了。

与此同时,人事部的童鞋们,又如以前一样,弱弱的往搁置图书的柜子上挂了一本

“图书借阅登记薄”----(╯‵□′)╯︵┻━┻

看到这个玩意的时候我也是醉了,本来写字不好看就是硬伤,加上又浪费纸张,管理起来也不方便,左思右想之际就看到了我们团队正在使用的

Worktile

当时一个念头就从脑中诞生,对啊,我干嘛不用Worktile构建一套借阅的系统啊,这样既方便图书管理,又能追踪每本书的去向,甚至,当参与的同事多起来的时候,善用Worktile中的话题做一些读书的分享、讨论,用暴雪的话说“Because this is cooooool! ”

说干就干,那么第一件事要做的就是要先形成一套完善的借阅流程,先构建主体,再完善细节。

###构建步骤

首先,在我的设想中,整个公司是一个团队,还需要一个图书借阅的项目。
这样把公司的同事都邀请进来,在同一个团体下,有借阅图书需求的加入项目,在项目中,以任务做为借阅的流程。

整体的想法有了,那么久需要一步一步来实施了。

  • 首先呢,基于现有的图书,要制作一个图书库一类的东西,我思索再三,最后还是决定用一个任务列表来实现它,就像这样

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开始也想用文档,创建一个图书的目录,不过最终我还是选择了任务列表这样做有三个好处

1. 定制性:针对每本书,制定一条任务的话,可以基于这个任务做很多事情,比如,我会为每本书
           添加内容描述,作者简介,及目录一类的东西。当有同事想看某一本的时候,                只需要点击任务就能查看到这本书的相关信息,非常方便。

2. 便捷性:这里说的便捷指的是查找的便捷,如果单纯在文档里面做一份图书的目录,那么当图书
          多起来以后,必然导致查找的不方便,针对这一情况,用任务列表来做的话,
          就可以利用,任务筛选这个功能,来实现某一本图书的快速查找,
          同时也可以根据图书的类别,创建个任务列表。就像图片里面一样。

3. 进阶性:worktile本身是一款协同工具,那么我构架这个系统的时候,必然不能单纯的只考虑
          记录和可操作,我想的是让同事们参与进来,一同形成一种文化,为什么这么说?
          比如每一本书,为一条任务,那么在这条任务下,除了我最开始创建的内容介绍等信息,
          其他人也可以继续完善,比如如果谁有相应的电子版图书,可作为附件,
          关联到该图书任务里面,又或者,当某个同事看完了这本书,有一些感悟,
          可以在该书籍下评价,发起话题,或者把自己的读书笔记以附件的形式关联在下面,
          久而久之的积累,这就形成了一个企业的读书文化。

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  • 那么图书库有了,我们接下来,要利用起来文档,文档做什么用处?

我把他当做了企业内部,有些官方性质的消息通知。

比如,我们公司的情况来说,这些事情是由人事部来管理,那么他们就会在文档里面,发布图书借阅须知等这类常规性的条例文档。也可以发布一些及时性的通知说明。

话题,我更愿意把它当做同事之间就某一本图书,或想法的交流。

文件,也要很好的利用起来

我是按照同事的姓名来创建文件夹,鼓励每个同事,上传自己喜欢的电子书到个人文件夹,同时自己的读书笔记也可以上传,用作分享。(如果能统计每个附件的下载次数,甚至都可以设置一些小的奖励之类)

这样一来,这套借阅系统的基础部分,就算完成了。那么我们来看看流程部分应该怎么弄。

###我设想了这样一套流程

  1. 首先由用户在图书库里面通过各种筛选找到感兴趣的书籍,了解信息过后,在借阅申请列表中添加一条任务,如《某某书籍》借阅申请,同时可以在任务描述里面写明,哪天借 预计借阅时间,以及推荐人等其他信息。把这条任务分配给人事部负责的同事

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  1. 这时,人事部的负责人会收到通知,查看以后,把这条任务拖到已同意里面,并设置截止日期为借阅结束日期,同时在图书库列表中把该书籍勾选完成,以表明这本书已经借出。(当同一本书,有多本的时候,就可以利用检查项啦。)

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  1. 在上面过程中,也可以利用检查项来确定该同事是否已取走书,或者已归还书。在归还过后,任务拖拽到已归还列表,人事检查后,一条任务结束,整个流程也走完。

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  • 扩展内容

这部分可以根据个人的所需定制一些功能,比如可以专门提供一个任务列表,叫做图书申请 以用来部分申请图书的。

除了这个,为了能让同事更快的了解我设想的流程,我创建了一个使用帮助列表,把操作分步骤,每一步都有详细说明及引导。这样就能让同事更快的参与进来。

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  • 其他问题

当然,这里面也会存在这样或者那样的问题。

最简单的问题,就是,同事更愿意直接去拿书,在本上写一下,也不愿意使用一下这个流程,这种情况是肯定有的,我的解决办法也很简单

不强迫必须要加入项目走流程,但是负责人可以根据谁借走哪本书自己创建任务。

这样做的意思是,就算同事不愿意走流程,但是针对该负责人,用这套系统能更加清楚明白的管理整个图书库及掌握每本书的去向,也大大方便了自己的工作!

而我相信,只要恰当的引导,并且有同事需要的信息,同事会越来越接受这种方式!

###总结
啰里啰嗦的说了一大堆,也不知道说清楚了没有,总之我想说,Worktile确实是一个既简单,又不失强大的工具。在使用过程中,我相信大家可以挖掘到更深更新的用法。感谢Worktile,极大的方便了我日常的工作。

Worktle 免费了

评 论

果断顶起~客服和bloger都是一把好手~

老高大上了

anytao anytao
01-27 19:10 #4

俺们自己图书馆,可以这么搞起来喽。

周维 周维
01-30 14:43 #5
    • 受宠若惊的赶脚...
Alf Alf
02-04 11:35 #7

学习了,MARK下

eahill eahill
02-09 20:49 #8

很有启发,该是摆脱疲于奔命的时候了~

学习一下,打算内部搞一个

赞赞!!

好高逼格,,木有网的时候也就只能。。。不过互联网公司不会没有网的。。。