10分钟成为高逼格PM

op小泽马
op小泽马 2015-01-21 18:58 10 8368

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项目管理一直是个大话题,Worktile的店小二极尽所能,整理出这份【项目管理真经】望各位蜗牛浏览此攻略后打通任督二脉,轻松简单的成为项目管理高手!

首先,我们先来看看几个在管理项目过程中常常遇到的问题:

  • 任务不明 (unclear tasks)
  • 沟通不畅 (communication is expensive)
  • 杂乱的文件管理 (failed in documents management)
  • 缺乏用户参与 (lack of user participation)

(当然还有其他关于项目管理遇到的问题,欢迎补充讨论)

###任务不明
解决这个问题我只需回答以下4个问题即可:

  1. 做什么
  2. 为什么做
  3. 谁来做
  4. 截止日期是哪天

这些是在项目中几乎每天都会问到的问题,我们之前也会用一些工具来呈现问题的答案,但问题是,呈现的内容真的回答了我们提出的问题了吗?
(先来看这样一张图)

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是不是很眼熟?很专业?让人感觉不明觉厉了吧?但是并没有完全回答了我们上面的问题
切换到看板的模式来对比下
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清楚的回答了做什么,谁在做,哪天截止的问题,至于为什么做,可以在任务详情中查看任务的始末。
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然后我们在回过头看看以上的几个问题是不是完美解决了?!Cool !

Worktile Tips:为任务添加恰当的标签也很重要,方便日后筛选任务

###关于沟通

我们经常会抱怨,部门与部门之前,同事与同事之间,上级与下级之前沟通不畅。先让我们思考以下几个问题。

  • 沟通的根本目的是啥?
  • 引起需要沟通的原因是啥?
  • 多沟通是给你带来了效率还是带来更多的加班时间?
  • 做一个任务,沟通的时间比完成任务的时间还要多,你觉得值么?

想清楚这几个问题,我们会发现问题发生在 任务 上。引起沟通的原因往往是因为任务/需求不明,只要做好第一点,你会发现其实基工作中的沟通也不需要那么多,甚至发现:过多的沟通才是工作效率的最大敌人。
我们只需要做的就是:

  • 为任务添加详细的描述,包括任务要做到什么程度,验收的标准是什么,可以以列表的形式一一给出说明
  • 将任务分配到相应的人身上,如果是需要多人共同完成的任务,可以通过检查项分别@每个执行者,明确每个人的职责
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###灵活的资料管理

杂乱的资料管理会让你在找文件的时候恨不得把自己弄死。文件找不着了么?用邮件附件来发送文件么?网盘和U盘的文件满天乱飞么?对于这些问题,你只要一些小技巧就可以跟这种状态说拜拜了,在Worktile上,资料(文档,文件)管理有以下几个建议:

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  • 充分利用文档--子文档的层级关系组织项目文档,你还可以通过历史版本来追溯你想要的内容
  • 创建有规律的不同文件夹来存放不同的文件,然后在你想找文件的时候可以利用文件的筛选和排序快速定位文件
  • 团队成员的创意和想法,则可以在话题中讨论,日积月累就会形成团队的灵感池。

###独立的任务列表收集客户反馈
让你的客户也参与进来吧,直接又有规则的提出需求绝对是你与你们客户和谐相处的一大法宝,利用Worktile可以将一个清晰透明的项目进度呈现给你的客(lao)户(ban),只需将他(她)设置成访客的身份即可

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最后

让我们“多走一步”(one more step)看看,其实决定团队工作效率和质量的,最终归结还是在于人。因为每个团队有各自需要遵守的规则,比如标签的设置与定义,文件和文档储存的格式,验收的标准是什么,奖惩制度是什么样的等等.....所以,工具是辅助,根据团队的实际情况制定适合团队的规则才是灵魂。

Worktle 免费了

评 论

Eric Eric
01-22 14:37 #2

The Biger is so Big

#1楼 @Eric: 这逼格

高磊 高磊
02-28 14:15 #4

逼格挺高的

#3楼 @高磊: 辣必须啊

个人觉得标签是个鸡肋,今天刚吐槽了下:https://worktile.com/club/feedback/2868a374c39742d9ba8aaf6e119acec8

检查项如何指派给其他人?“@”好像没有提醒

anytao anytao
04-13 19:59 #8

#6楼 @卢志强: 有的有的,有AT就有提醒。

任务能设置成树状结构吗?然后任务是否可以添加开始时间?

#8楼 @simonfish: 任务的形式短期内应该都是以看板的方式呈现,开始时间暂时还木有计划哈

非常感谢你们的付出,不错的网站