用Worktile做行政管理

赵祥翔
赵祥翔 2015-05-08 11:29 9 3943

怎样用Worktile做行政管理.png

每个公司的行政手头每天都有一大堆杂事要处理,理不清头绪的时候会忙的焦头烂额,在这里给大家介绍用Worktile来处理行政事务,保管事半功倍。
先总说行政这个项目里面可操作的空间
任务:任务列表可以分为【公司事务】【打印】【办公室】【活动】【邮寄】,这样把主要的事务分门别类后会变得很有条理,然后领导要办什么事情可以直接在相应的列表下添加,分配到人,重要事务设置截止日期,相关人员执行,完成,归档。一些列操作清晰可见。
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这里有一个特别值得推荐的小技巧 ,就是在任务列表下一定要把一些重要信息及时记录,比如密码,这样即便是该任务归档了半年以后要找它都可以通过搜索把这些容易忘记的信息轻松的找回来。这个时候你一定会有一种多亏了Worktile的心情。因为我就很多次这么找到了“当年”的事情,而且容易还原故事的发生过程。
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检查项:每个任务里面有个很好用的东西叫检查项,我们常常用它来呼喊出每个人的声音,比如我们的福利之一零食,同事们就会用检查项提出自己的需求,然后我来一一完成。
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文档和日程:值得一提的是,我们公司本着人性化关怀员工的理念,给每个同事过生日,所以我会把所有人的生日统计到一个文档里,有新来的同事就在入职手续里添加填写生日这一项,然后记录到“员工生日会”的文档里,再新建日程,这样由于每天会看到当天的日程,所以不会漏过任何人的生日,生日当天邀请全员关注,这样过生日的同事会收到很多祝福,然后就是我们会跑到楼上去过生日,大家happy一下。
当然了,日程不仅仅是记录生日的,会议、面试、跟某某约谈都可以记录。
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话题:发布一些需要全员关注的公司层面的事务,比如放假安排,订餐,投票,好吧我们是个人性化的公司……话题在这里派上用场了。

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再分说有些事务适合单独建立一个项目会更清晰明了
记录员工的考勤可以新建一个项目
任务里面建立列表【概述】【请假申请】【加班记录】【月份】【部门】
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其中概述这一列可以把公司的加班与请假制度放在上面,而请假申请则是谁请假谁在上面添加,任务里面描述任务时间、请假类型,把任务分配给上级主管,批准后由行政做记录。加班也是一样的道理,月份是每月更新一次,月初第一天把上月一整列归档,这样便于以后查找整月的记录。再建立一个本月的列表,部门则是每个人属于哪个部门方便行政人员记录,这里会在相应的部门建立该人名字的任务,然后在里面添加该人请假的检查项,这样一年下来就非常好统计该人请假几天。
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最后行政人员要把请假的同事添加在日程上,这样所有同事都能通过日程看到该同事当天请假,不会因为不知道请假的事情而影响工作。
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到月底就统计出当月所有人的请假加班情况,在文档里做成表格的形式,提醒所有人关注,看看有没有出入,没有的话就按照这个发工资了。
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行政还有一项重要事务就是公司年会
可以建一个单独的项目,分为【方案准备】【年会流程】【想法池】

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大家把好玩的想法丢进想法池,然后确定最终方案,在方案准备里着手实施,下一步就是年会流程,先后顺序摆好,需要准备的物料用检查项准备好,不会漏掉。省时省力。
同理,如果大家有很多文件要分类和保管,用这个方法也是一样简单易行。
首先分类,在列表下添加文件名称,记录保管位置以及注意事项。重要文件还可以扫描上传,这样对文件的共享以及查找极为便利,随时搜索调用。
几样基本功能如果运用的好,足够让你的工作从此变得如此简单且一目了然。快来试试吧!

Worktle 免费了

评 论

许竞同学不容易

anytao anytao
05-08 14:11 #3

许竞同学进步很快呀。

Samye Samye
05-08 16:48 #4

点赞点赞~ +1

Worktile 人人都能写哇,哈哈哈哈

周维 周维
05-11 10:42 #6

非常的,不错!!

周维 周维
05-11 10:43 #7

PS:我其实很喜欢,每次博客或者活动 的图!!

#6楼 @周维: 哇哈哈哈,我们设计师会很开心的

周维 周维
05-12 08:11 #9

#7楼 @op小泽马: 求勾搭...话说最近一直在勾搭hao神,让他教我运维的东西........

+1 好厲害!發現了很多新用法!