律所项目管理

赵祥翔
赵祥翔 2017-02-13 18:31 0 1672

美国项目管理专业资质认证委员会主席Paul Grace 说过:“在当今社会中,一切都是项目,一切都将成为项目。”项目管理就是项目的管理者,在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目的目标。在现在强调速度、效率、结果和数据的大环境下,项目管理的思想和方法已经越来越深入到各行各业的工作中。

项目化管理非常契合律师业务的特质,主要应用在对案件处理过程的管控、项目任务的跟踪和管理等各项业务中。将案件以项目管理的形式进行实现,可以有效地解决对业务处理过程的阶段、任务的划分与管理,解决对项目中涉及到的人力、资源投入,以及对处理过程中形成的各种文档的分类归档等各方面的需求。并在此基础上,发现能提高法律服务质量和效率,降低法律服务风险和成本的最佳实践,及时制定或改进法律服务的标准、流程、模板。

项目管理通过工具的辅助可以达到事半功倍的效果,Worktile 长久以来就是以项目作为事务的组织单位,通过项目内流程的搭建帮助企业做内部的梳理。依照我们上面说的律所业务的项目导向,Worktile 可以在律所的业务管理和服务中提供重要的帮助。

项目模板库

以一个诉讼案件为例,整个案件的周期阶段可以通过任务列表搭建出来,案件的具体细节步骤,可以利用任务来拆分,或者使用二级的子任务进一步划分,还可以利用评论进行针对性的沟通。以此可以设定一系列的项目模板,针对不同的案件类型创建不同的项目模板,每次有新的案件的时候就可以直接复制模板库里面的模板加以使用,并且根据具体的情况做出自定义调整。

项目管理-流程.png

有了流程模板,还需要具体的律师来运转项目。为了保证案件和客户信息的私密性,可以创建【私有项目】,只将案件的参与律师添加到项目中,其他的律师也就无法看到了。

项目管理-私有项目.png

任务分配给律师之后,如果需要多个人协助或者跟进,可以添加参与者,这样任务有任何的变动,参与者也会收到通知。

任务截止日期可以用以标注事务的截止时间,并且可以设置到期提醒,也可以利用扩展字段来标记耗时、花费、开庭时间等。

如果需要对应的文件、文书模板,就可以将知识库中积累的文件内容添加到附件当中作为参考。

项目管理-详情.png

项目内的任务统计提供了较为详尽的数据来了解项目整体进程。当项目完成之后,可以将整个项目归档留存,便于之后查阅参考。

所以,通过以上的项目过程,就基本实现了 过程和人员、资源 的配置,由谁去做什么,在什么时间完成、需要哪些成本和资源都一目了然。

项目会议

项目会议贯穿于项目启动阶段、项目实施监控和项目收尾。因此可以设立项目启动会、周例会、项目总结会,利用日程中创建出对应的会议安排和每周循环的周会。

项目管理-日程纵览.png

项目启动会议

  1. 项目情况简报(由负责律师做);
  2. 此前类似法律案件的简报;
  3. 讨论案件项目团队的组成以及每位成员的角色;
  4. 明确案件的具体阶段、任务、时间表、工作成果以及预算;
  5. 讨论案件的时间节点安排,以及潜在的风险;
  6. 制定团队成员的沟通机制及例会制度,保证每位成员了解项目的进度;针对例会制度设置负责人,负责起草例会议程。

项目管理-日程详情.png

同样,每周例会和总结会也可以有对应的会议日程,并且会议内容都要做相关的记录,便于日后回溯。

小结

项目流程的搭建是为了保证项目流程、职责的清晰,项目会议则是为了保证项目能够按照计划顺利开展,规避风险。通过项目和日程的结合,Worktile 能够帮助律所达到事半功倍的效果。

Worktle 免费了

评 论