如何用甘特图把控项目管理流程?

匡元
匡元 2019-01-10 18:44 0 6841
在wiki百科的描述中,甘特图(Gantt Chart)是指条状的一种流行专案、进度以及其他与时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况,是由亨·甘于1910年开发出。在专案管理中,甘特图显示元素的开始和结束,概要元素或终端元素的依赖关系。

简单来说,甘特图是随时间推移安排任务的直观视图。它能以图示的方式形象展示活动列表和时间刻度,很清晰地标识出直到每一项任务的起始与结束时间。项目管理本质上是对质量、进度、成本、范围等的控制,而甘特图很好的满足了这一特性,算是项目管理必备的工具之一。

在项目管理的启动、计划、执行、收尾4个阶段中,项目的执行和追踪异常重要,在很多大的工程项目、IT项目、市场项目等,都会涉及诸多对人员、时间、质量等的控制,而且很多时候还是跨部门协作。如何把控整个项目管理流程呢?我们可以使用甘特图工具。

如何绘制甘特图

甘特图一般包含工作事项、负责人、交付时间、时间跨度等几个维度,清晰展示整个项目执行进度。如何绘制甘特图呢,过往甘特图的制作甚少有软件支持,一般是用Excel表格绘制,优点是简单易上手,缺点是不能实时同步,团队协作不便,比较适合小型项目,且成员较少的情况。

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【图为市场活动的项目推进表】

随着软件行业的发展,现在也有不少在线甘特图的工具,下图为Worktile项目管理工具中的甘特图视图,更适合团队间协作。

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任务拆解,实时追踪

有些项目涉及多人或跨部门协作,而且项目成员也有其他更核心的工作,这就需要项目负责人将任务拆解到人,并实时追踪执行情况,避免项目执行中出现延期。
确定好负责人和交付时间
在甘特图中,每个子项目都规划好了明确的交付时间,在项目启动会上,可以跟对接人最后确认,用公开承诺来约束对接人。
及时检查更新
在项目执行过程中,要定时检查子项目的完成情况,如有延期风险的,要及时找到相关对接人。如果内部没有项目协作工具,最好每周或半月再召开一次进度沟通会,同步完成情况及可能的风险。

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【图为Worktile的项目进度仪表盘】

甘特图和任务管理

在以往Excel表格甘特图中,只能把某项任务分配给对接人,但是任务的执行情况就无法实追踪,而把任务管理和甘特图结合起来,就能更加清晰明了。下图为Worktile任务看板视图,可以直接切换成甘特图。

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项目中的具体事项,通过看板形式协作,更加高效透明,也避免出现多线沟通和进度不同步的问题。

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作者:Kaya 本文来源:Worktile

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