办公秘籍:如何提升跨部门协作的效率?

高丹阳
高丹阳 2019-02-15 10:29 0 642

概述:目前企业内部各级组织间的部门壁垒仍然是很多企业的痛点,工作中难免会遇到跨部门协作的问题,协作不好就会引发一系列问题,严重影响工作效率。究竟如何做到企业资源合理分配,部门间高效合作办公,值得思考。

跨部门协作是企业管理痛点

一项调查结果显示,企业中普通员工与中层管理者之间,花费在内部沟通上的时间,大约占其工作时间的40%-50%,对于更高层的主管来说这一比例则会更高。

  • 有些工作在部门内沟通完全没问题,但是跨部门沟通就问题不断;
  • 一项工作分配好由一个部门主导另一个部门协作,但因配合不当,迟迟无法交付;
  • 跨部门工作经常出现多个部门重复做了同一份工作;
  • 工作出现问题,各部门相互推卸责任,无人担责;

这些都是我们工作中经常遇到的协作问题,随着企业的发展壮大,部门越来越多,成员也逐渐增加,工作慢慢细化,跨部门之间的工作越来越难做,沟通协作效果低下,影响公司整个工作效率。

跨部门协作的难点

1. 各部门的职责不同,不能相互理解
不同部门之间的工作内容和职责都不相同,有时候大家都只看到自己想要什么,看不到别人的难处。

比如我们的销售团队会经常和研发团队反馈一些客户对产品的意见,但研发团队有自己的任务安排,所以不能及时解决他们反应的问题,时间一久,销售团队和研发团队就会处于一种互相抱怨的状态,影响团队和谐,不利于团队协作。

2. 部门的任务目标不同,每个人的视角也会不同

每个部门的工作都有自己的目标,即使是同一个任务,不同部门想要达成的效果也不一样,这就会导致关注点不同,如果对对方的工作再不了解,很容易陷入情绪的对立当中。

比如很多产品经理可能觉得这个产品前端需要加某个功能,稍微改动一下就完事了,并不复杂,但是前端增加的这个功能,可能涉及到后端的很多改动,如果产品经理和研发团队沟通不好,很容易引起争吵。

3.个人KPI > 公司总体目标

说白了,每个人工作都是为了自己的利益(个人成长或是物质奖励),任务完成的好,就能获得相应的奖赏,所以,如果没有利益可得,就会很少有人会愿意帮助别人做自己本职工作之外的事。

比如运营部门现在需要一个产品视频教程,想要设计部门帮忙设计片头片尾,但是这本不是设计部门的任务,就算他们帮忙做好了,最后也是运营部门受到表彰和奖励。

这种情况其实很正常,每个人工作精力就那么多,帮你做了事情还落不到好处,就没人愿意去做了。而出现这种情况的本质还是目标不一致,每个人都在为自己的个人目标努力,而忽视了公司的总体目标。

如何做好跨部门协作

一个企业无论规模大小,内部必然需要成立相互独立的部门,通过合理分工,才能实现每个部门单元有效运作,实现企业目标和组织绩效。所以,跨部门沟通可以遵循以下几点原则:

① 全员上下达成一致的目标

产品、销售、市场、人力等每个部门都有自己的任务和职责,如果目标不一致很容易造成大家各忙各的,各部门只从本部门工作和利益出发,而忽视了组织的整体目标,这样只会强化部门间的竞争而削弱了合作,容易造成跨部门的沟通障碍,不能顺畅实现组织目标。

所以跨部门协作首先需要的是目标。目标是要事先已经设定并且达成共识的,关于具体如何目标制定我们已经在前文讲过(传送门:以目标驱动企业项目化管理),而且目标制定完毕还需要公开,向全公司公开OKR,目标透明化,让每个部门、每个人都能时刻看到公司的目标,清楚自己所做的工作是否偏离了公司目标。

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(图为Worktile的目标关系树示意图)

同时,建议公司可以按照不同部门或公司体系不同,每月发布公告,向公司全员说明自己部门的工作状况,这样在跨部门协作时更有利于大家互相体谅对方的难处和工作难度,提高协作效率。

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(图为Worktile的公告应用)

② 任务责任到人,明确跨部门人员岗位职责,衔接工作流程

企业内部是由职责分明的部门组成的,企业目标的完成不止需要部门内部积极开展工作,同时也需要超越部门界限的协作共同完成企业工作。

每个部门岗位员工都有自己明确的岗位职责,面对跨部门间员工各个职责存在的模糊地带需要明确,做到权责分明和合理分工;需要共同协作完成的,也需要明确共同的协作内容,并且明确跨部门协作岗位和人员,梳理出一条完整的跨部门协作工作流程,确认每项工作都有人员负责;在实际跨部门协作中不断优化完善跨部门的工作流程,并固化形成工作标准。

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(图为Worktile的项目应用)

③ 沟通前明确诉求,保障沟通顺畅

其实跨部门协作的本质还是沟通的问题,沟通不到位就容易造成工作上的纰漏。建议在和同事沟通前先明确自己的诉求,然后再进行合理沟通,保证双方的沟通是顺畅的,尽可能地达到预期的效果。重要信息最好是面对面沟通,能更有效地解决问题,避免传达出错,导致任务失败。

④ 统一的沟通平台,方便信息留存

现在很多企业都是用企业微信或邮件沟通,来回切换既不方便也容易造成沟通不到的问题。统一的沟通平台不仅可以免去切换的麻烦提高沟通效率,还可以避免聊天中的重要信息及文件的丢失;并且Worktile的消息支持将聊天中的重要信息可直接转化为任务并分配负责人,文档也可随时转存至企业或个人网盘。

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(图为Worktile的消息应用)

⑤ 高效运作的团队创造价值

一个高效运作的团队,一定是目标清晰,角色具体,沟通顺畅,流程明确,团队成员彼此高度信任的,这需要一定的时间来经营和训练。为了维持企业竞争优势,保持企业高效率,提高企业创新绩效能力,企业往往需要采取措施,通过问题导向和需求导向,加强跨部门信息交流和人与人之间的合作,促进跨部门协作能力,减少部门冲突,合理有效利用组织资源,提升组织活力、效率和绩效。

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