走进Worktile 7.0(三):任务状态和工作流

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Worktile 2018-09-21 15:10 2 835

概述:无论你的公司是采用邮件还是项目管理工具进行项目协作,处理工作都会包含着一些基本的流程——从想法的提出到最终交付物的产出,或是搁置的计划。我们把这些任务所处生命周期的节点称为【任务状态】,而任务在状态之间的流转称为【工作流】。

三种任务状态类型

Worktile7.0支持【任务状态】的自定义,也就是说客户可以根据自己的实际工作场景配置任务状态。如果对每一个任务状态都加以区分,那么在报表、统计等环节(例如统计任务的延期率),将极大的增加配置的复杂度。

进行中的状态,可以有“设计中”“开发中”等自定义任务状态,但是其本质都是已开始但未完成的状态。所以,虽然客户自定义的任务状态千变万化,但他们必属于三种基本【任务状态类型】,即:未开始/进行中/已完成。

如图1所示:开发和销售任务的状态有很多,但是都属于三种任务状态类型。

图1以开发和销售的任务状态为例.png

(图1:以开发和销售为例)

【任务状态】体现在展示层面,而【任务状态类型】则体现在数据层面。如图2所示,在【配置报表】的过程中,如果我们对状态进行统计和筛选的话,筛选值的设定将限于三种基本任务状态类型。

图2配置报表时,任务类型的数据源仅有三种任务状态类型可选 .png

(图2:配置报表时,任务类型的数据源仅有三种任务状态类型可选)

默认任务状态

任务状态和工作流代表的是工作的流程,所以任务状态不能为空,我们必须设置默认任务状态——也就是定义一个新建任务,它的初始状态是什么。

在任务状态设置的过程中,我们必须选定一个状态为默认状态,例如推送类型的任务,其初始状态为【未开始】。

图3【状态设置】界面.png

(图3:【状态设置】界面)

​状态统一管理

在配置任务状态的配置过程中,Worktile通过【状态管理】对企业内的所有任务状态进行统一管理;通过分组,对状态进行分类。在【添加任务状态】的时候,需要从【状态管理】中进行选择即可。二者关系示意图如图4所示:

图4从【状态管理】中进行选择任务状态进行配置.png

(图4:从【状态管理】中进行选择任务状态进行配置)

工作流的构成

介绍完任务的状态,我们可以开始介绍任务状态之间的流转——即工作流了。在此之前,我们以Worktile运营同学推送文章为例帮助读者有一个基本认知。一个推送类型的任务,创建之后的默认状态为“未开始”,通过一系列流程和动作,最终流转到“已发布”的状态。未开始不能直接到“已发布”,这与现实工作的流程不符,而设计中的状态则可以。

推送任务的工作流如图5所示:

图5-运营推送任务的工作流 .png

(图5:运营推送任务的工作流)

一个完整的工作流由以下基本元素构成:

转化名称: 帮助成员理解该转换的含义
起始状态: 工作流的初始状态
目标状态: 工作流的最终状态
流程条件: 对此流程进行操作的权限条件
动作设置: 工作流转后发生的动作
要设置一个工作流,我们需要明确这些元素(流程条件和动作设置不是必须)。

图6工作流设置界面.png

(图6:工作流设置界面)

要合理配置工作流,我们需要注意以下两点:

①工作流是单向的

工作流的起始状态和目标状态决定了这个工作流,当二者互换位置之后,就成了一个新的工作流。所以说工作流是单向的,如果我们需要一个反向工作流,则需要重新添加。

② 工作流与任务类型的对应关系

同一个任务类型对应多个工作流,而一个工作流只对应唯一的任务类型。

总结

不同项目中的不同类型事情,会有不同的执行流程。如果缺乏有效的项目管理工具,哪怕项目干系人都清楚项目流程,但是在项目的执行、回顾和优化过程中,仍会面临诸多困难。

同时,缺少一种承载物,任务执行中或多或少地都会带有“人情”因素,导致执行不力。Worktile7.0可以有效地把制度流程与工具相结合,让不同项目中的不同类型事务,都能按照既定的流程执行并跟踪,将管理流程规范化、具体化。同时,实现状态数据的统计分析、共享、流程权限控制等,促进项目执行自动化水平。​​​​

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评 论

工作流的值设置可否更灵活一点,如果属性的值是数字,现在只能设置某个固定数字才能变更流程,无法按照条件,例如大于 0,小于 100 变更状态。

#1楼 @钱老师:您好已记录您的需求给产品评估,感谢您的支持~