Worktile简单就是好用——看板式管理协同工具

op小泽马
op小泽马 2014-07-15 14:54 1 2333

如果你是一位交际面超广的TopSales,每天打开工作邮箱就有一堆新邮件扑面而来,你只能一封封看,然后根据这些邮件开始Check各种新的任务、新文件、未完成事项等等;如果你是一个苦逼的项目企划,电脑里的项目方案改了一稿又一稿,从1.0版本到1.1,1.2到2.3,版本多到你每次都要仔细回顾才确定哪个是最新方案;好吧,如果你是一个有实权的团队负责人,可那只是表面风光,你不仅要协调成员工作、熟知任务流程、制订并推行计划,你还要时刻把握项目的进度、每个成员任务完成情况,等等;OK,如果你什么都不是,一点都不苦逼,你只是一个刚到某一工作岗位的意气风发的新人,但前任把他的电脑交给你算是完成了交接,那么你的苦逼生涯算是开始了——他会留下一堆未完成的进度、对外合作的联系人方式,还有无数散落在各处的工作文档——你完全无从下手。

以上种种情形都是团队在工作中经常面临的问题,这些问题令大大小小Office里的人头疼万分急求解决方案,于是,一个个构建于云端的协同办公类工具出现了。这类致力于解决团队协同和提升效率的软件在云技术逐渐普及的今天,如雨后春笋般纷纷出现。去年11月正式上线的Worktile就是这样一款办公协同软件,其目的在于解决中小团队成员之间的沟通、项目推进以及工作记录沉淀问题。

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以任务为驱动的看板式管理

打开Worktile应用界面,用户首先看到的是一块看板,基于这块板,用户可以选择创建一个团队,然后在特定的团队中创建新的项目。

随后的工作都是围绕项目展开,每个项目又由任务、讨论、文件、文档、事件以及邮件等6 个基本元素互相配合组成。在“任务”中,团队负责人可以列出需要完成的任务,并将每个任务指派给特定成员,还能设置任务重要程度标签和截止时间。同时,团队成员也可通过“讨论”功能针对具体任务发起讨论,利用“文件”来完成团队成员之间的资源共享。当然,Worktile也支持即时通讯,设计了类似微博私信聊天的边栏,参与项目的成员可以进行实时群聊。Worktile 的“文档”功能则是用来帮助团队实现多人实时在线编辑文档功能,为了防止两人或两人以上同时在线编辑同一文档的情况,Worktile 还有简单的锁定机制,保证同时操作的只有一名团队成员。

在任务执行过程中,团队成员则只需通过简单的拖拽方式处理任务。Worktile的任务板被分割成几大竖栏,表示着任务的不同阶段,每个竖栏中都有写着具体事项的小方块,当某一事项可以进入下一阶段时,团队成员只需动动鼠标,点击方块把它拖拽到下一个竖栏即可。

此外,成员还可通过Worktile 中的“活动”和“日历”来追踪和查看所有同自己有关的任务状态以及进度,其中“日历”可同其他日历平台进行无缝同步,方便个人和团队进行项目和任务管理。团队成员可以开启“邮件通知”和“桌面通知”功能,当有同自己有关的项目取得进展时,可收到桌面和邮件的推送通知。

多屏一云:随时随地随身办公

创业型公司或者小型团队越来越不局限于固定的办公地点,在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式流行起来,团队leader在出差路上拿起手机便可掌控项目进程,远距离地与团队成员沟通,节省时间和成本。

因此,Worktile于今年2月份也推出了移动端,用户只需要携带手机,就可以实时的掌握项目的最新进展。用户可以随时随地的查看项目看板视图、新建任务、分配任务、发表评论、上传下载附件、发起话题讨论、浏览文件、查看文档,读取最新消息等。

如此一来,用户的数据存放在云端,用户可以随时随地随身地在PC端、平板端和手机端的多屏幕办公,实现了多屏一云的高效办公方式。

这里不得不提到安全问题,如果用户在移动端上已经登录了Worktile,而此时不小心丢失了手机,是不是别人通过该手机就可以看到用户的Worktile帐户数据了?Worktile团队表示,如果出现了这种情况,用户可以通过登录Worktile Web版来取消相应移动端的授权,这样即使有人捡到手机,他也无法查看该用户的Worktile帐户数据。

简报查看进度文档归类保存

Worktile解决项目回顾问题的方式是提供日历和简报功能。在日历中,成员可以直观地以日期的方式查看所有任务;Worktile还可以实时生成周报和日报,分别查看摘要、成员、列表和标签等几个维度,以跟踪整体项目进度。简单直观的项目简报,让项目负责人对项目的进展了如指掌。

对于已完成的项目,Worktile提供项目归档功能,将团队任务的分配、处理、跟进、归档积累于一处,完成工作记录的沉淀。以后遇到类似的任务,还可以调出曾经的项目作为参考。同时文档的归类保存,让用户轻松查找文件资料,不用像以前一样到处去翻找。

收费模式:基于人数收取

在盈利模式方面,Worktile 有推出免费版、商业版和公益版3个版本。其收费标准按照人数来划分,10 人以下小团队完全免费,对项目数量和存储空间不设限制;10 人以上团队则需要付费,价格为10 元/人/月,对项目数量和存储空间也不设限制;公益版则针对公益组织,学生社团和开源项目团队。
上线半年多来,Worktile的团队用户已超过3万,国内ALEXA排名(网站访问量的评价指标)1300位。

【用户案例】

36氪的选择:需求响应快安全性强
36氪是国内知名的科技新媒体,于2010年12月正式上线,报道着最新的互联网科技新闻以及最有潜力的互联网创业企业。作为这样一家领先的科技新媒体,36氪报道过的团队协作工具也很多,最终36氪选择了Worktile作为日常的协作工具,目前,36氪北京团队约60人都在使用。

被问及为什么选Worktile时,36氪联合创始人吴敏回答:“Worktile团队对于需求的响应速度快、安全性强,这是我们选择他们的主要原因。” “当我们对于Worktile有意见和需求时,通常只需要在Worktile上提出来,1-2天内就可以得到有效解决。他们的沟通速度令人很满意。”安全性则是每个团队在使用协作工具时必须考虑的问题。用户的文件和数据都放在同一款协同办公软件上,如果协同办公软件的开发者不重视隐私保护,用户必然担心数据泄露、文件被窃取等安全问题。吴敏表示,和Worktile团队相处过程中能感觉到这个团队对于隐私保护的重视,也因此放心地在Worktile上展开日常工作。

目前,36氪对于Worktile的使用主要体现在产品排期、产品线管理、会议组织方面。
“以前我们开产品讨论会,参会人员要准备产品说明图,在会上花大量时间给其他同事梳理产品逻辑,这导致每次会议效率很低。”吴敏举例说道:“现在基于Worktile,我们会提前将会议资料给到每个参会人员,让大家在会前了解产品基本情况,这样一来,我们节约了开会时间,降低了会议成本。”

在报道信息的同步传递上,Worktile让36氪的团队不再依靠大量邮件或者QQ进行传输和更迭。对于经常要修改文章的36氪的团队而言,Worktile的即时同步性保存文档功能为其省下大量精力,也减少了出错。

来源:上海商报;作者:杨为 顾英

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