管理进化

进度管理的工具和方法


做好项目进度管理有8个关键点,比如:要明确且达成共识的项目目标、有效的规划控制等。关于工具,这里推荐6个国内外知名的进度管理工具,比如:1、软件项目管理 PingCode;2、通用项目管理Worktile;3、国外通用项目管理Asana等,详细内容我们将在文章中展开。

要做好进度管理离不开正确的方法论,但有了正确的方法论,我们还需要适合的工具,只有两者搭配才真正有可能做到事半功倍。

一、做好项目进度管理的8个关键点

第一、明确且达成共识的项目目标

确保每个人都知道自己努力的方向是什么,确保每个工作项都是为实现这个目标在做贡献。如果连目标都不明确,那么整个团队也只是在低着头做事,完全谈不上主观能动性和积极性。

而解决目标问题(特别是创新型项目目标),我们有个一直在使用的方法就是OKR,因为OKR除了目标公示,最重要就是能人能发动大家一起来思考,整个Team要实现这个总目标,每个人需要达成哪些关键结果,有哪些增长点等等,从而充分集中大家的日常工作中接触到机会点和每个人的智慧。

第二、有效的规划控制

所有行动都以计划为基础。每个项目经理的理想状态都是项目能够100%按照计划执行,而项目的实际情况常常受到各种干扰的影响,导致计划需要不断地跟进和调整,根据变化做出改变。为了达到控制计划的目的,项目经理的首要目标是监督各个子计划的执行。

第三、制定项目标准及流程

项目很多时候都是多团队、跨团队之间展开,而标准化、流程化能够尽可能的让不同的团队按照统一的规则和标准做事,也能给团队减少冲突,极大实现企业员工之间的默契。

就比如,用户端反馈的一个小需求,如何在不同的团队之间传递,并最终被产品采纳,然后上线到新的功能中,这个小小的事情就是一个公司内部运营的小流程。而这个小小的流程标准化和非标准化所带来的差异是巨大的。

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就比如说,在没有标准流程情况下,需求反馈找谁?是否完成评审?开发进度如何?全都靠一张嘴问,这些信息差带来的问题会浪费大量时间。

而有标准化流程情况下,所有需求大家都知道统一提交的地方,产品侧有统一处理时间,进度都可通过系统实时查看,超时延期系统自动触发提醒。紧急需求也有紧急通道,一切都将是有条不紊的进行,不需要大家在找人,等人这些事情上浪费大量时间。

第四、合理的资源管理

一般情况下,计划无法如期完成,主要是因为资源问题。此外,还无法完成采购资源、人力资源、生产资源的各项资源的后续计划。因此,在项目执行过程中,项目经理应注意各部分资源的负荷情况。把握一手资料,才能开展资源协调工作。

第五、控制风险

建立一个项目风险防范体系,需要包括风险识别、风险确认、风险应对等内容。在项目开始的初期,要充分识别影响项目进度的风险,并且在项目实施过程中,要不断地监测和更新风险,然后采取相应的措施。关键是分项目负责人对风险的识别和报告,并以预防为主。为了预防我们可以通过以下方式:

  • 精细化的任务分解,任务责任到人;
  • 规定截止时间;
  • 每日检查、每周检查项目进展和提交物

第六、建立完善的交流管理体系

把握各方的实时信息,沟通非常重要。通过沟通,能够及时了解立项部门和项目客户的期望和特殊要求,保证项目在项目范围内进行,即使项目范围发生变化,也能及时作出调整,使项目进度符合各方的要求。

第七,利用有效的管理手段

目前,市场上有很多项目管理工具。利用项目管理工具,可以使项目进度和资源分配情况可视化,有效地实时跟踪项目进度,以便根据情况变化及时进行调整。就比如我们自己,软件项目通过 PingCode 管理

项目进度管理就是根据工程进度目标,编制经济合理的进度计划,用它来检查工程项目计划的执行情况,当发现实际与计划不符时,要及时分析原因,采取必要的措施,对原来的进度计划进行调整和修改,项目进度管理是为了达到最佳工期,快速完成省的任务。以上就是小编为大家介绍的什么是项目进度管理、如何有效的进行项目进度管理,希望对您有帮助。

第八、激励

“又要马儿跑又要马儿不吃草”这句话放在某些领导或者企业管理者身上很适合,当然,大多数老板肯定都想以最低的成本获得最大的收益。只是,低成本也是要有限度的,对于员工来说,适当的激励的非常必要的。

尤其是与目标相关的激励机制,如果只有目标没有激励,那么目标的完成与否或者目标完成质量好坏都与员工没有关系,多数员工只关心与自己利益相关的工作或任务的完成情况,因此,针对目标的激励至关重要。

至于建立怎样的激励机制那就是仁者见仁智者见智了,并非专业所以就不再展开讲了。不过,激励制定的基础我觉得可以遵循马斯洛的需求层次理论:

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除了满足基本的生理和安全需求(工资福利)还要让员工有归属感并且觉得自己能得到成长,这个成长不一定是一些强制要求大家读书,而是让员工能得到自己工作技能或者知识。从目标到项目执行再到成员激励,三者独立进行却又互相影响,最终保证企业或团队的良性运转。

二、进度管理的工具

1、国内研发项目管理软件 PingCode

PingCode,它是国内软件研发项目榜单中评分最高的项目管理软件。

功能/解决的问题:

  • 能够支持看板、敏捷等多种项目的管理;
  • 管理团队目标,监控单/多项目的进度、管理计划分配资源、管理团队/个人的工作效率;
  • 管理需求、缺陷、测试、搭建团队知识库、规划流程等;
  • 以插件形式和外部工具实现打通,比如Gitlab、Jenkins、飞书、企业微信等。

软件优势:

  • 产品开箱即用,简单易上手,不需要像Jira 那样经过好几月的培训,以及专门的系统管理专家配置系统才可使用;
  • 25人以下免费,收费版价格仅为国外产品Jira的30%-40%;
  • 覆盖软件项目管理全流程:比如目标、项目、任务、需求、缺陷、迭代、版本规划、开发文档、测试、等;
  • 在提供产品的同时,能够为团队的管理提供一些专业的咨询,帮助团队解决管理上的问题。

官网:PingCode

2、国内通用项目管理软件 Worktile

Worktile 在国内项目管理总榜以及易用性榜中排名、评分最高的一款项目管理软件,据了解它的客户转介绍率达40%。

功能/解决的问题:

  • 看板式的项目管理,可视化每个项目/任务所处阶段;
  • 项目、项目集管理,监控项目进度,管理项目资源;
  • 甘特图等多种报表视图,可视化项目进度、资源分配、目标完成情况;
  • 不限量不限速的网盘,管理团队内部文件;
  • OKR管理,协助团队更好的落地OKR,实现管理变革;
  • 日程管理,团队安排会议和行程
  • 聊天功能,团队可以在工具内实时沟通,且记录、文件永久保留;
  • 工具集成,与第三方软件协作使用;

软件优势:

  • 项目模板丰富,自定义能力非常强,可以搭建适合团队的项目模板和管理流程;
  • 开箱即用,上手简单;虽然很多人会推荐 Microsoft project ,但个人觉得,Microsoft project 更适合的是专家或上万人企业的臃肿项目,而不是我们这些普通的中小团队,因为无论是价格还是学习成本,都远远超出我们的承受范围;(这和我只想随便简个视频,你告诉我用PR一个道理)
  • 除了是团队协作、项目管理工具,Worktile还是是一个团队OKR工具、轻量化的OA工具、即时通讯工具、企业知识库工具、日程管理工具.......一个工具就是一个工具集,能够帮助节省很多费用;
  • 10人以下免费;

官网Worktile

3、国外通用项目管理软件 Asana

Asana 是国外G2网站上评分第一的项目管理软件,很适合国外用户使用,但国内使用通常会遇到访问速度慢以及售后服务问题(比如知乎上有人说一个需求等了三年),但它仍然是一个好用的项目管理软件;

功能/解决的问题:

  • 支持看板管理,让工作内容的所处阶段都一目了然;
  • 甘特图进行有序的项目规划,及时提醒避免项目延期;
  • 集成电子邮箱等100多种办公应用;
  • 查看团队成员的任务和优先级
  • 支持建立任务依赖关系;
  • 支持设立个人工作管理区,将个人和团队的项目做出区分;

软件优势:

  • 具有非常人性化的功能设计,比如设立私有项目,为敏感工作创造一个安全的空间;
  • 有非常详细的项目/任务记录,能查看完成任务的完整历史记录以及他们是如何完成的;
  • 在提供软件的同时,同样也提供专业的管理咨询(国内除外)
  • 支持多种语言

官网:Asana.com

4、个人项目管理软件 Trello

Trello 并不是G2网站中排名靠前的项目管理软件,它反而在国内榜单中有着前五的排名;

功能/解决的问题:

  • Trello 的看板几乎能够匹配任何的工作流程,能够满足各种项目的管理需求。比如它可以按业务团队(人力资源、销售、营销、设计等)、看板类型(项目、会议、头脑风暴等)、战略计划或其他任何内容分类。
  • Trello 本质上是可视化的,可以一目了然地了解整个项目,从而轻松了解谁在做什么以及还需要完成什么。
  • 具有一定的自动化能力,比如:它可以自动执行应用程序中内置的任务。管家可以自动添加或删除标签、分配或重新分配卡片以及安排任务。
  • 其他项目管理必备功能如甘特图、任务依赖关系等它也都具备;

软件优势:

  • 基础版免费,且付费版不按人数付费,而是按项目数,所以可以无限的添加协作人数;
  • 有一定的自动化能力,帮助自动执行一些操作;
  • 软件更适合自由职业者使用,不仅仅是因为价格低,更多是它支持多种移动设备使用。
  • 10 种支持的语言
  • 支持开发者API

官网:Trello.com

5、适用于远程办公的项目管理软件 Wrike

Wrike 是一款专门为异地团队协作打造的项目管理软件,是2018 年FinancesOnline最佳项目管理软件奖的获得者。

功能/解决的问题:

  • 支持任务管理、甘特图、实时的进度提醒等常用的项目管理能力;
  • 除此以外,还支持文档协作,为团队的远程协作提供了非常做的共享能力
  • 工作量管理、电子邮件系统集成、简报等;
  • 支持各种定制化的报表,用于分析定位管理中的问题;
  • 所有共享活动都可以按时间顺序查看,可取消关注,且所有团队成员都可以查看彼此的活动进度;

软件优势:

  • Wrik除了非常全面的远程项目协作功能,它还有出色的安全管理方案,以确保除授权人员外,没有其他人可以访问到在线数据库中的信息和其他文件。
  • 对比其他项目管理软件,它能更轻松的、随时随地跟踪和监控进度;
  • Wrike 的分类管理方法非常有意思,它能够在你将项目放在不同的文件夹中的时候不会重复。
  • 它能的项目管理方案让提醒和需求的响应变得更加及时;

官网:Wrike.com

6、国外低代码项目管理软件 monday.com

monday.com在G2是排名第五的项目管理软件,但它在国外另一个知名软件评价网站上,它一直是排在第一的位置。

功能/解决的问题:

  • 除项目管理、任务管理、进度追踪、团队效率监控等常用项目管理功能外;
  • 一站式记录和管理工作、轻松入职新员工
  • 精确的权限管理,授予用户权限以保护某些数据的隐私
  • 能直接从 Adob​​e 上传文件以方便同行评审
  • 留下关于视觉效果的实时评论
  • 帮助减少电子邮件和会议

软件优势:

  • monday.com最大的优势在于简化管理流程,比如前面的一站式记录、轻松入职新员工等等;
  • 如果说适用范围最广的项目管理软件,那一定是monday.com,因为它是低代码的,你可以打造出适合非常多场景下的管理方案;
  • 可以非常方便的与外部人员进行协作,而不用担心安全等问题;

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