Worktile Pro Web 快速查看多人日程,小助手帮你一键敲定会议安排

田晶
田晶 2016-10-12 16:43 0 655

在你充满激情的职业生涯中,伴随着努力拼搏的一定是为了向前发展的大小会议,所以在你的工作中,相信常常会遇到以下类似的场景:

  • 通过传统的电话或邮件方式安排会议,需要来回确认与会人员时间,耗时耗力,尤其是当公司的培训、会议较多,大家的办公地点又较为分散时;

  • 会议的可见范围无法设置,无法对需要公司全员了解的日程,仅需要部门人员了解的日程,以及一些不对外的私密日程做区分;

  • 日程安排不透明,领导无法了解下属每天的日程安排,成员之间也不了解对方的日程安排;

  • 会议资源是否被占用无法得知,比方说定好了下午2点开部门会议,结果去了发现会议室被占用,或者没有空闲的会议室,导致工作安排被打乱……

为了解决以上这些头疼的问题,在Worktile 企业版最新的Web 端中,日历功能做了全新的优化,特意增加了日程排期小助手、查看多人日程安排、查看目标会议室占用情况等功能,让你除了能够快速创建日程、查看成员安排、避免日程冲突,还能够查看会议室等资源的安排……帮助你扫清一切可能影响你开会心情的繁杂障碍!

下面,请看更加详细的功能介绍~

1.日程排期小助手——无须电话反复沟通确认,更快速的创建日程

本次新增的日程排期小助手,能够在你创建日程时,查看参与人、要使用的会议资源的忙/闲排期,找到最合适的开会时间与地点,再也不用打电话或是发邮件反复确认开会时间。总之,日程排期小助手有效地解决了预约会议时不知道参与人是否有空,当前会议室是否被占用的问题。

日程排期小助手.png

那么,如何使用【日程排期小助手】呢?

  1. 首先,点击日历应用中的新建日程,在弹出新建日程页面,输入日程标题、选择所属日历、添加参与成员,然后点击 添加更多选项 ,出现 打开日程排期小助手按钮并点击,即可看到日程排期视图;

  2. 拖动时间块可更改时间段,拖拽边沿线可更改时间段长短,让你更精准的确定日程时间;

  3. 临时添加日程参与人或资源,点击添加参与人添加会议资源,勾选确定后,新添加的成员、资源忙碌时间段也会显示出来;

  4. 关闭日程排期小助手后,会在新建日程页面同步保留已经调整好的时间段、参与人与会议资源。

1.gif

Tips:在日程排期小助手中,会用“红色”来标记已选择的参与人忙碌时间段,包括日程发起人不可见的那部分日程安排时间。

比方说小邢在四点半到五点有一个日程安排,仅自己可见(设置了“仅参与者可见”,参与者只有他一个人),我在日历中是看不到的,但我邀请他参与新日程的时候,在【日程排期小助手】中可以看到他这半个小时是“忙碌”状态。

因此,通过小助手,既能知道对方所有的忙碌时间段,同时也能保证每个人对自己日程的私密设置。

2.查看多人日程安排——直观查看上级、下属、同事日程安排

除了以上介绍的【日程排期小助手】,本次更新还有另外一个同样非常实用的功能是【查看多人日程安排】,主要作用是支持多人日程在同一日历页显示,方便同时查看多位成员的日程安排。

想像这样一个场景:部门主管希望看到自己部门所有成员一周内的日程安排,之前只能一个一个单独查看,看完A再看B,看完B再看C,结果看到D的时候已经忘了A、B这周都做了啥。而现在,Worktile 企业版日历支持同时查看多人日程安排,让彼此更加清晰直观的了解日程安排。多人日程查看支持三种视图,分别为排期视图、月视图周视图,点击页面右上角即可进行切换。

查看多人日程.png

查看多人日程安排时,只需要在日历页面,选择左侧边栏的【成员日程】,接着选择需要查看的成员,确定之后所有已勾选成员的日程将会在第一时间呈现在右侧日历页面:

添加成员.gif

3.不可见日程时间段将以被占用的block 时间段显示

在工作中,相信你还会经常遇到这样一个场景:非我所在的私有日历以及私密日程对我是不可见的,但我在安排会议时又希望了解对方哪些时间段被占用。因此,在此次更新中,Worktile 初步解决了这个问题:查看多人日程安排的排期视图下,对我不可见日程时间段以被占用的block 时间段显示。

简单来说,在查看多人日程的排期视图下,对我可见的日程会有时间段和标题显示,并且可以点击进入日程详情;对我不可见的日程,只有时间段显示,我既看不到日程标题,也不能点击打开日程详情。这样设计的初衷是在保证成员日程私密性的同时,也能方便其他成员根据每个人的忙碌时间段做日程安排。

如下图中,小邢“15:30-17:00这个日程”,只能看到时间被占用,但具体的内容是没法查看的:

block时间段显示.gif

4.查看目标会议室占用情况

安排好参与会议的人员,确认开会的会议室、所要使用资源的闲置状态自然也是同样重要的。当你在企业后台应用管理的日历中,设置好公司会议室、投影仪等资源后,就可以在企业版日历资源中勾选需要使用的会议室,查看当日的会议室占用情况,灵活安排日程。

会议室资源预约.png

Tips:目前系统默认的资源类型有“会议室”、“车辆”、“投影仪”、“电视”和“其他”,您可以根据自己公司实际情况设置好一些办公资源,然后就可以很方便地利用资源忙碌时间段显示,来预约会议室、投影设备、车辆等,避免出现会议室被占用、车辆被开走的尴尬。点击查看如何在企业后台添加日程资源>>

以上就是本次日历模块更新的四大主要功能,是不是很实用呢,大家快快用起来感受一下吧~

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