Worktile产品百科 | 企业协作

Worktile
Worktile 2018-02-27 19:16 0 393

概述


传统的手工艺,一般都是独自完成;作坊式的轻工业,需要三到五个人的小团队完成;而软件开发、大型计算机的研制等,则需要几十上百人的参与。随着科技发展,人类所面临的工作难度越来越复杂、工作量越来越大,仅凭个人或是小团队的能力,已经远远不能胜任。为了更高的目标,协作应运而生,帮助企业完成了个人不可能实现的工作,众多的人类奇迹也随之诞生。而协作的效率,即决定了团队的效率。由此可见,协作在微观上是工作达成的方式;在宏观上,是人类进步的阶梯。

企业协作的重要性

企业建立初期,往往是仰仗合伙人自身的能力。随着企业规模的扩大和人员的增多,协作的问题会愈发突出。之前微信群里吼一下就能说清楚的事,如今却要开会、发公告。由于企业的目标更高、业务扩大,工作不断细分、人数滚雪球式地增长,协作效率成为企业效率的掣肘。推行行之有效的企业协作方式,对企业大有裨益。

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企业协作的关键点

企业向心力
稍有规模的企业,便热衷于推行企业文化、价值观,例如阿里知名的“价值观考核”“Fun文化”等。究其根本,是为了增强企业的向心力,让所有员工保证目标统一。反之,公司分崩离析的开始,一定是缺乏向心力,进而引发劣币驱逐良币的恶性循环。

明确的制度
抛开协作过程中的主观因素不谈,严谨高效的协作流程,能够在客观上避免协作中出现推诿扯皮、信息不对等以及责任模糊等情况。管理学之父彼得德鲁克说:“管理要解决的问题有90%是共同的。”虽然企业每天所面临的工作内容不同、工作目标日新月异,但是一套行之有效的流程,却可以让许多问题迎刃而解。

顺畅地沟通
在这里,我想讲一个小故事《短两寸的裤子》——“小宇明天要参加小学毕业典礼,他高高兴兴地上街买了条裤子,可惜裤子长了两寸。吃晚饭的时候,小宇把裤子长两寸的问题说了一下,饭桌上大家都没有反应,饭后这件事情也没有再被提起。妈妈临睡前想起儿子第二天要穿的裤子长两寸,于是就悄悄地把裤子剪好缝好放回原处。第二天一大早,奶奶醒来想起孙子的裤子长两寸,马上“快刀斩乱麻”。结果,小宇只好穿着短两寸的裤子去参加毕业典礼。”

故事里,妈妈和奶奶目标统一、方法正确,只因为缺乏沟通,导致任务执行出现问题。企业运营中的问题,远比裁缝更复杂、涉及人员更多,这时候顺畅得沟通就显得尤为重要。

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Worktile为企业协作护航


统一目标是前提

OKR解决的是企业目标聚焦的问题,驱动员工目标与组织目标对齐,最后再化目标为行动。企业文化的建设固然重要,但未必能够指导日常工作,而OKR作为一套管理方法以及思维框架,则解决了这个问题。所有的员工都聚焦于企业目标,那么企业协作更能做到齐心协力。
Worktile是国内首家OKR管理方法以软件形式实施落地的企业协作平台。Worktile团队对OKR目标管理进行了深入研究,产品设计中的每个功能和细节,都契合了OKR目标管理的功能需求。

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关于如何使用OKR管理公司/部门/个人目标的内容,请参考《Worktile场景手册_目标管理》

绩效考核是手段

在对 KPI 的众多评价中,有这样一句话:你考核什么就得到什么。这虽是一句玩笑,却也为如何保证协作的顺利推行提供了指导。考核是员工精细化管理的工具,对企业的管理与员工的成长都多有裨益。有效的考核制度能帮助企业建立良好的绩效文化,促使公司总体绩效全面、持续提升;帮助各级管理者有效激励员工、进行精细化的管理;促进员工能力不断成长,提高员工的满意度和成就感,实现公司目标、个人发展目标的高度结合。

如果说 OKR 是在精神层面的引导员工进行协作,那么把协作纳入考核体系,就是在利益层面的推动员工进行积极协作。

完全自定义考核指标,将协作纳入考核
Worktile支持管理员自定义考核指标、得分级别、考核流程等,企业可以按照自己的实际需求,定制自己的考核模板。

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支持单项打分,对员工的评价更加精细
在对具体的考核指标进行打分时,Worktile不仅支持综合打分(仅对整体进行一次打分),还支持对单项指标分别打分。单项打分有助于针对员工的各项表现进行多维度的评价。

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查看范围与内容公开权限自由设置,保护员工隐私
在发起一次考核时,我们可以对这一次考核结果的公开方式做设置,考核可以设置为仅对考核人公开、对考核参与人公开、对本部门公开、对所有人公开,考核的内容也可以设置为仅公开考核总分或者总分和明细都公开。有助于保护成员关于考核的隐私。

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多分组设置,不同部门采用不同的考核方案
同一次考核可以设置多个分组,对不同的分组可以添加不同的考核指标,比如销售部可以考核销售额,而运营部门可以考核用户月活等指标,可以方便企业对不同的职位属性有针对性的考核。

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协作制度是保障

权限管理
企业的项目具有一定的保密性,确定项目的参与范围和保密程度,是项目开始之初首先要考虑的。Worktile支持角色权限管理和应用权限管理,双重保障,为企业数据安全保驾护航。

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项目流程化管理
看板是一种使用可视化管理的方式,跟踪任务在整个价值流中流经的不同阶段,具备如下几个特征:
1) 流程可视化:把工作拆分成小块,一张卡片写一件任务,再把卡片放到墙上。每一列都起一个名字,显示每件任务在流程中处于什么位置。
2) 限制WIP(work in progress):明确限制流程中每个状态上最多同时进行的任务数
3) 度量生产周期:对流程进行调优,尽可能缩短生产周期,并使其可预测。
以项目单位,让所有人参与进来,了解工作进度,负责人等信息。既有利于项目经理对整体的把控,也有助于每个参与者明确自己的职责。

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协调人/责任人/参与人
在每个具体任务中,我们可以设置唯一的负责人。而其他的参与人和部门协调人则出现在任务的参与人之中。当任务出现变化或评论等,所有的相关人员都会收到通知,保证信息的及时分享。
1) 协调人:由于每个部门都有自己的核心工作,无序的调动和请求,会导致原本既定目标的延期。所以我们推荐跨部门的协调人制度。一般由部门负责人担任,负责协调协作项目中,本部门的人员安排和排期。
2) 责任人和参与人:将项目拆分为任务之后,每个具体的人都应该有其唯一的责任人,负责推动任务完成。而其他任务的参与者可以作为任务的参与人出现在任务中,做到权责分明。

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顺畅沟通是基础

在协作过程中还有一个至关重要的部分,也是最难突破的部分,就是如何进行有效地沟通,进而达成一致。

沟通中常见的问题如下:
1) 站在各自的角度,很难换位思考;
2) 人和人接收信息和决策信息的机制是有差异的,导致的同样一个事情,彼此的观点不同,不能达成一致;
3) 人与人的思维高度不在一个楼层,看到的世界也不同,所以决策也不能有效达成一致;
4) 工作安排不同,时间协调困难。

这些问题之中,既有人为因素,也有流程的因素。Worktile为企业成员提供了如下功能:

清晰的组织架构,实名通讯录,找人只需轻轻一点
企业通讯录,帮助成员查找、发起聊天、分配任务、拨打电话。此外,通讯录中每位成员均有一个主页,主页包含成员的姓名、职位、电话等基本信息,以及成员的任务、日程信息(用户只能看到自己权限范围内的日程和任务),便于企业成员之间快速了解彼此的基本工作情况。

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企业级IM,打通应用、多端同步、永久保存
Worktile 支持私聊和群聊。群聊具有公开和私有两种属性,在可见性上有明确的区分,兼顾了信息的透明与保密。企业通常可以按部门、项目、小组等不同维度创建并使用。

消息数据在Web 端、电脑客户端和手机移动端在线同步并永久保存。聊天时,可发送语音、文本、格式化文本片段、文件、链接等,此外,消息与任务、日历、网盘之间打通,在沟通中可随时创建任务或者发送任务、日程等详情到聊天中。

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工作有问题,随时评论沟通
Worktile在任务、网盘、简报、审批等所有应用内都设置了评论功能。
当工作中遇到问题,工作有变更或者需要与相关人员沟通时,可以通过评论来沟通。如果需要特别提到某个人,可以@成员,那么此成员将通过应用助手受到通知。评论时还可以发送表情、上传附件以及关联任务等。

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日程排期小助手,人员排期一目了然
可以帮助日程的组织人看到所有企业成员和资源的排期情况。方便日程的组织者协调成员实践,促进沟通效率,避免无功而返的情况。

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立足协作,为企业更好地服务


公司化,企业成长的瓶颈

笔者在前文中曾提到:初创团队、创业公司都不存在协作的问题。协作效率的问题,是当公司规模扩大后才逐渐产生的。在前几日的用户访谈时,一家客户负责人曾说:“我们十个人的时候部署Worktile,那时所有的文件都是公开的。再之前,所有的文件都存储在我的网盘里统一管理。”而如今,这家用户已近百人,不仅协作效率需要提升,公司化管理也迫在眉睫。Worktile以服务于 50万+ 企业的经验,不断为企业公司化作出贡献。

问:企业人数增长,如何掌控工作进度、发现工作中的问题?
答:Worktile 简报:跟进团队成员每日/每周/每月/季度/年度的工作情况,自定义模板及问题,方便对成员工作情况做出阶段性回顾。

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问:如何规范公司的报销、公章使用、资源调用等流程?
答:Worktile审批:统内置多个常用表单,同时支持后台自定义设置表单模板,设置审批流程。简单几步填写,一键提交,方便快捷。支持自定义审批报表,选择筛选条件即可查看相应数据。

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问:Worktile是否能一同解决公司的请假、考勤等需求?**
答:Worktile考勤:内置请假、加班、出差、外勤等常用考勤表单。填写简单,并支持自定义审批流程。支持考勤日历,所有企业成员请假、加班、出差及外勤情况,一目了然。强大的考勤统计,支持选择部门、时间段及考勤类型,灵活统计各部门成员任意时间段内出勤数据。

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问:用微信群、QQ群等发送通知,不能确定所有人都收到并回复怎么办?
答:Worktile公告:是企业内部发布重要通知的一个窗口。发布公告时选择针对企业、部门、或者某些成员进行通知,并设置是否置顶、禁止评论等。公告还支持回执公告,员工在接收通知后需要“发送回执”表示收到公告通知。

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问:企业内部意见收集有什么好办法?**
答“Worktile投票:是企业在运作过程涉及到关于比赛、活动、小问卷时,可以通过投票快速发起投票并收集员工意见,投票有实名投票/匿名投票两种形式,不同形式对应不同的权限,同时支持单选或多选,还可以对投票话题进行评论、点赞等。

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问:我是管理者,如何全局掌握公司进展,而不必点开每个项目查看?
答:Worktile门户:作为整个协作系统的展现平台,不但能够穿透各个应用模块,提供丰富的展现元素,更能够整合其他业务系统;按照组织架构、职级等进行多架构层次,围绕具体岗位工作的展现,从而形成各级领导的工作、学习、资源、绩效的统一工作平台。门户聚合公司、部门、个人多方信息和数据,让决策层及时掌握公司运营状况,管理层有效控制企业及项目风险,执行层快速落地实施。

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专业的客户服务

Worktile 客户成功顾问将以卓越的专业性和热情服务,解答客户疑问,听取客户反馈,提供专业的产品指导与培训。同时结合企业组织架构、工作要求,协助梳理业务流程,打造全方位的解决方案,通过Worktile 帮助客户持续获得价值与成功。

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值得信赖的安全保障

Worktile 上线近5年来,在数据安全、账号安全、运维安全等多方面从未出现过事故,这背后是研发团队对安全的执着追求。
详情可参考 《Worktile白皮书_安全手册》

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4超过 50万+ 用户的选择
Worktile目前服务于 50万+ 企业用户,企业客户来自互联网、 电商、教育、律所、外贸、零售、 金融、地产在内的 30 多个行业。
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