律所知识管理

赵祥翔
赵祥翔 2017-02-13 18:28 0 1993

当前的社会背景可以说是一个知识经济和内容为王的时代,律师的职业属性又是以知识和技能为主,一个知识经验丰富的律师无疑会成为律所的财富。但知识是无形的,是律师个人所专属的,如果能够将无形的知识提炼出来,并且在律所内共享,那么这种财富就实现了增值——一来让无形的知识得以沉淀下来,成为可以参考的资料,提高工作效率;二来有利于传承,可以让其他的律师、年轻的律师从中汲取营养;再者,众人拾柴火焰高,每个律师都有自己的专长,每个小团队都有自己的短板,相互贡献自己的专长,相互弥补自己的短板,也有利于律所每个人的发展,进而促进律所的整体发展。所以,怎样进行知识管理,无论对个人还是律所整体而言,都是一个重要的课题,甚至可以说,这是一个关乎长远发展的课题。

知识管理的过程

上面已经基本概括了知识管理的一些意义,再简要概括知识管理的过程:律师对长久积累的知识经验进行整理,共享给律所的同事,然后这些知识经验和技能被运用到律师法律服务当中,实现知识的变现。这个过程再简化一下,就变成了 知识积累——知识整理——知识共享——知识变现这样一个过程,这也是进行知识管理的基础。通过知识管理的过程,就可以产出几个产物:律所的知识库,律师工作效率的提升,法律服务质量的提升,以及律所业绩的提升。

其中,律所知识库的建立可能是最为直观可见的,律师们将过往使用到的法律法规、文书模板、专题研究、办事流程指南、咨询记录、日常培训资料等等进行整理,形成文档,放在内部的wiki、网盘甚至硬盘中。而效率的提升,体现在一旦形成知识库,那么就没有必要重复造轮子,在其他的律师或者未来遇到同类型的业务的时候,可以直接检索知识库,来调用已经有的资料作为参考,甚至根据当前的案例再对原有的知识库进行修订和增加。经过一段时间的积累之后,丰满的知识库就可以作为决策参考,根据客户的情况,提供更加个性化的服务,并且避免之前出现的错误,这也就提升了法律服务的质量。进一步来说,如果坚持知识库的构建和更新,在更长的时间维度上,就会形成良性的循环,让律所从专业性、服务质量和口碑上都得到提升,业务量自然也会增加,在知识管理上的投入也就得到了变现。

工具的辅助

在上述的过程中,很多的地方可以通过工具的介入来大大地提升效果和效率。比如在知识库构建过程中,有的律所还在使用硬盘作为共享的媒介,如果换成云端的网盘,并且可以在多种终端上访问,那么即使在外移动办公也可以查阅知识库;对各类的文件资料分类管理,或者标签标记,也能够让知识库更加成体系的;再比如,在共享的环节,如果可以对知识库进行检索,那么就能更加快捷地找到所需的资料文件……工具的辅助对于律所的知识管理,带来的是成倍的效率提升,这也是Worktile 能够在律所的运营管理中发挥的重要作用之一。

构建知识库

Worktile 的网盘对于构建知识库来说,非常契合,office 文档和图片都可以在线预览,还可以分类保存,共享也非常的方便。

【个人网盘】只有自己能够访问,可以用于构建个人的知识库和管理保密的资料;【企业网盘】可以用作企业的知识库,可以按照文件资料的类别创建几基础的个文件夹,比如:

  • 法律法规
  • 文书模板
  • 专题研究
  • 办事流程指南
  • 咨询记录
  • 日常培训资料

知识管理-1.png

每个文件夹里面又可以按照更加细分的子类创建子文件夹,让知识库的结构更加的清晰;同时,文件夹还可以设置更加细分的读取存储权限。知识库构建起来之后,可以上传文件到对应的文件夹中。还可以将聊天沟通中发送的文件、任务中的附件、评论中的附件转存到网盘文件夹中,通过这样的方式,在律所日常运营中涉及到的文件,基本都可以得以沉淀保存,也减少了整理的负担。

Worktile 还支持在线文档的协同编辑,这样就为知识库的构建提供了进一步的便利,同一份文档,可以经过多个人的编辑,变得更加的丰满翔实。

知识管理-在线文档.png

如果说文件夹是一个分类维度的话,为了让知识库更加的成体系化,可检索性更高,可以给文件打上【标签】,这样就多了一个新的维度和属性对文件进行筛选。

知识管理-标签.png

多种方式的排序,也让知识库新增了多个维度的查看方式,排序方式支持【按创建时间排序】、【按更新时间排序】和【按文件名称排序】。

知识管理-排序.png

知识共享

Worktile “内部打通,外部安全”的共享机制,既保证了共享通畅,也保证了安全性。在律所内部聊天当中,可以发送网盘的文件,也可以将文件作为附件添加到任务、日程、简报当中,这样,在律所内部沟通、会议、业务流程等多种工作场景下,知识库都可以得到很好的利用。与外部客户沟通的时候,如果需要,可以通过加密共享的方式,把一份文件分享到微信、邮箱,客户输入密码之后,就可以查看内容。

知识管理-加密共享.png

这样的共享方式,再配合上手机、iPad等移动终端的访问,就实现了云端知识库,随时可访问,无论在内部开会研讨,还是在异地出差拜访客户的时候,都可以随时地接入知识库,查阅需要的资料。

为了进一步提高知识库的效率,搜索功能是必不可少的。通过搜索,可以在知识库当中快速的定位所需的文件资料。在接下来Worktile 还会对搜索功能进行升级,可以直接按照内容检索,即使你忘记了某个文件的标题,只要你记得其中的某一句话甚至某一个词,就可以将其作为检索的关键词,这样带来的效率提升是非常可观的。

知识管理-搜索.png

知识变现

知识变现直接的体现就是,律所通过知识库的管理,让特定律师的知识经验转化为流动的资源被整个律所调用,从而服务于客户。但是知识变现也可以将知识转化为传播的媒介、服务。前面其实也有提到过现在是一个知识经济和内容为王的时代,如果能够不时的写出100000+ 的微信公号文章或者,基本也就意味着可以将这些阅读量变现了。知乎上有很多法律从业人员,高萌Goal、Raymond Wang、王瑞恩,都是法律相关话题领域的优秀回答者,他们回答了上千个问题,获得无数的赞同和感谢……他们经常在评论区回答其他人的问题,和其他人进行探讨。表面来看,他投入了很大的精力共享自己的知识经验,并且没有报酬。但是这为他们带来了知名度,很多人看到他们专业的分享之后成为了他们的客户,这也就变相的实现了知识的变现。并且随着值乎、分答等知识问答平台的崛起,他们也有了更加直接的变现渠道。

所以,构建知识库,实现知识的共享不是最终的目的,最终的目的是让知识管理为树立品牌、拓展业务、提升服务质量而服务,也就是实现知识的变现。只要保证知识管理的良性循环,知识管理也必将带来长期的回报。

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