一篇来自宝岛的细腻文字阐释如何快速规划一个小任务
前言：本文的作者是来自宝岛台湾的时间管理讲师张永锡老师，他有着15年时间管理修炼，著有1400余篇时间管理文章。曾向美国时间管理大师David Allen学习GTD（Getting things done）时间管理系统，亦曾在两岸举行43届时间管理公开班，为腾讯、联发科、Google中国与北京清华大学MBA等知名企业与学术机构提供时间管理培训。
这篇文章是以一次出差为例，阐释如何快速规划一个小任务，言语娓娓道来，有着台湾人特有的细腻与舒适感，但这不妨碍其言语之洗练与逻辑之严谨。为了保有这份原汁原味，没有做任何的删改修剪，甚至连张老师的讲座广告都原封保留，哈哈~
前两天我有一趟到台北小出差，主要有几个行程
8/4
- 台中往台北
- 拜访惠敏法师
- 帮MAC电脑安装Window系统
- 到朋友家过夜
8/5
- 到中坜和朱总碰面
- 下午三点半去泉能
- 讲师联盟月例会
- 回台中
这是一个典型的出差行程，说来不复杂，但是好像也不简单。这篇文章分成两个部分：
首先，我用了一个Worktile的云端协作服务帮我规划（见上图），任务规划可以使用不同的工具，这刚好是我前几天用的一种。用worktile的服务来帮这个任务规划，是为了举例，事实上这些原则可以套用在大多数工具，甚至纸张。
其次，我用GTD自然计划模式来检视我如何规画这个任务，这是文章的第二个部分。
第一部分，使用Worktile，实际规划台北出差这个任务
请先看看为何我会使用Worktile这个工具，来台北出差规划的几个考量因素。
自由排序：关于这个任务，有些事情约好固定时间（例：和法师碰面），有的可以调整（例：帮MAC电脑安装Window系统），能够自由排序很重要
补充说明：一个任务除了名称之外，还需要一些补充说明（例：下午三点半去泉能，就需要地址；到中坜和朱总碰面，要规划火车时间）。
可以打勾：时间管理里的下一步行动，要有完成后打勾的地方，这样就能专注还没完成的部份。
上面三点是用纸笔，或者工具都需要具备，以下两点则是数位时代需要的两个重点：
键盘输入：当任务比较复杂时，用键盘输入快速，让想到的事情，立刻放入任务中
随身携带：有手机及平板App，检视方便。
规划完成后，就觉得自己比较可以安心出门，比较清楚接下来要做些什么，也有一个整体观，知道这两天能完成哪些事。、
以前我是在纸面上完成这些事情，但是现在的电脑、手机，让我们更容易检视（有时我还真找不到可以写下字的纸张），因此虽然我有时候会在纸张上规划，但是长期看来，必须要数位化的解决方案。
规划一个小任务，是FAST流程中的S，英文是Support，幫助我們順利完成今天的任務，之前我们介绍了青蛙（F）和蝌蚪（A）的概念，但是有时候知道今天列出了青蛙及蝌蚪，但是还是需要花时间厘清如何吃青蛙及蝌蚪，这时候就需要规划这个任务并进而找出下一步行动。
通常会有几种状况，例如，根本还没好好思考这件任务，有时候是还没决定下一步行动，有时是几件任务挤在一起，要好好思考并分出先后次序。
第二部分，我们依据GTD的自然计划模式，来说明台北出差这个任务。
任务规划会经过五个阶段，刚刚我是用自己的经验来讲解如何规画这个任务，接着我们依循自然计划模式来思考以下五个阶段：
- 界定目标和原则
- 想像期待结果
- 脑力激荡
- 组织
- 找出下一步行动
下面就一步一步地说明：
（1）界定目标和原则
这次的台北出差这个任务的目标主要在学习层面，和惠敏法师、和朋友对谈、和客户开会也是学习，讲师联盟有演讲。
（2）期待期望结果
由于行程较多，要特别注意自己休息，希望自己能够有丰富学习，又能精力充沛。
（3）脑力激荡
现在可以开始思考「如何做？」及「还需要哪些资讯？」等问题，这时像是白纸、白板、心智图、便利贴这类工具就颇为有用。单单用头脑，无法专注太久，有工具辅助，记录点子，帮助很大。
这时候追求的是量多，除了脑海中的想法和记忆，还可以上网搜寻或看看自己资料库里面的资料。
我选择的方式是把重要的事情直接放在Worktile中。
（4）组织
当我们完成了前三步骤，接着就可以把手上的任务组织起来，组织的关键步骤有三个重要的部份。
是否拆分成次任务：一个大任务拆解成几个更小任务，并且把细节放入不同的次任务中。
寻找彼此先后关系：每一个行动有其时间性，可以依照时间发生先后来排列。
决定事情优先次序：有些事情比其他事情重要，必须优先处理。
把这些想法，小的细节都组织在一起，整个上台北出差的旅行这个任务彷佛有了个样子，就好像架好了一个房子，一眼就可以看出哪里少了窗户，这里少了桌子。因此立刻就会采取一些行动，例如上网查一下高铁时间，发邮件问一下某公司的地址，让明显易见的问题立刻解决，直到我们觉得安心为止。
（5）下一步行动是什么？
当我们分类整理完之后，针对这个任务，我会问自己一个问题「下一步行动是什么？」
或许是打电话给苹果电脑专卖店询问，或者是发一封信给客户确认时间，通常只要做几个行动，就能堵上任务的漏洞。
大多数情形，当我们管理好各个次任务的下一步行动，就完成单一任务管理的90%部分。
结语
我们这篇文章的主旨是「如何快速规划一个小任务？」
第一部分，我们藉着Worktile来规划了台北出差的任务，并说明各个重要的考量点。
第二部分，使用GTD自然计划模式，来思考这个任务。
希望能用比较立体的角度来探讨任务规划这件事情。
接下来的文章会举一个更大的例子，这个任务耗时需要几个月，让我们来看看一个复杂的任务是如何拆解并组织起来。
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永锡老师即将在在深圳及北京举办两日研习会，8月初前报名有早鸟价，把握机会。
深圳-2015年8月22、23日
北京-2015年8月29、30日